Праздничный режим работы магазина: когда, сколько, с кем — и как сообщить покупателям

Середина декабря, время закрытия. Постоянный покупатель спрашивает у прилавка: «Двадцать четвёртого вы ведь работаете? А в канун Нового года до скольки?» Хозяин сразу отвечает: «Как в прошлом году», а вечером понимает, что точно не помнит, как было в прошлом году. И не знает, кто работает между праздниками и в какой день хлебный поставщик привезёт последнюю партию.

Праздники устроены иначе, чем обычная неделя. Покупатели за несколько часов покупают то, что обычно покупают за неделю, а потом днями почти не заходят. Поставщики берут перерыв, команде тоже положен праздник, и во многих местах действуют отдельные правила о том, когда магазин может работать. Если в это время года решать по привычке, легко оказаться в ситуации, когда вы платите зарплату в пустом магазине — или закрыты именно тогда, когда в очереди стоял бы весь район.

В этой статье мы разберём, как решить о праздничном режиме работы по своим данным, как распределить команду на праздники, что заказать до и после закрытия, как сообщить покупателям и на что смотреть после открытия. Примеры построены вокруг 24 декабря, 31 декабря и первого января, потому что во многих странах это ключевые дни, но ваши праздники могут быть другими; цифры даны в нейтральных единицах. Сколько работать в целом, разобрано в статье «До скольки держать магазин открытым? Пограничный час, воскресенья и ранние открытия», а подготовка ко всему концу года — в статье «Подготовка к концу года: сезонный план магазина с октября по январь».

Почему праздничный режим работы — особый

В обычную неделю режим работы почти живёт сам по себе: покупатели к нему привыкли, график смен повторяется, товар приходит в обычные дни. Вокруг праздников эта рутина на несколько дней переворачивается, и одновременно меняется сразу несколько вещей, каждая из которых влияет на остальные.

• Ритм покупателей. Перед праздником все покупают в одно и то же время, часто большими корзинами, а в сам праздник заходят только те, у кого что-то закончилось или кто что-то забыл.
• Перерыв у поставщиков. Многие поставщики останавливаются на несколько дней или возят реже. То, что раскупили после последней поставки, отсутствует днями.
• Потребности команды. Праздник — это и время для семьи, а выходные все хотят в одни и те же дни. Это нужно решить заранее и справедливо.
• Правила. Во многих местах есть отдельные нормы о работе в праздники и воскресенья, о труде в праздничные дни и о доплатах. Они различаются по странам и даже по населённым пунктам.
• Стоимость. Праздничный час может обходиться дороже обычного: доплата, отопление, освещение — и человек, который в это время не дома.

Как проходят праздники и что покупают

В большинстве маленьких магазинов вокруг праздников из года в год повторяется похожая картина. Точное время зависит от района, покупателей и местных праздников, но стоит начать с этой картины и уточнить её собственными прошлогодними цифрами. Если ваши праздники выпадают на другие дни, логика та же: пик перед праздником, тихий праздник, новый пик перед следующим.

Самое важное в таблице: праздничная торговля не растягивается, а сжимается в несколько часов. Утро 24 декабря или начало второй половины дня в канун Нового года часто приносит столько же, сколько целый обычный день, но потом дверь часами почти не открывается. Поэтому вопрос не в том, работать ли в праздник, а в том, в какие именно часы.

Решение по цифрам: стоит ли работать в праздник после обеда?

Праздничный час окупается, если прибыль, которую он приносит, — не выручка! — покрывает стоимость работы в этот час. Для этого нужны две цифры: прошлогодняя почасовая выручка за тот же день и стоимость одного часа работы. Посчитаем на примере в нейтральных единицах. В прошлом году 31 декабря с 2 до 6 часов дня магазин выручил 600 единиц, его средняя маржа — 25 процентов. После обеда за прилавком один продавец с почасовой ставкой 12 единиц, и в примере мы считаем праздничную доплату в 50 процентов, так что час его работы стоит 18 единиц. Дополнительное отопление, освещение и охлаждение после обеда — 2 единицы в час. Итого один праздничный час работы стоит 20 единиц.

В целом вторая половина дня окупается: 150 единиц прибыли минус 80 единиц затрат — остаётся 70 единиц. Но последний час уже убыточен: 15 единиц прибыли против 20 единиц затрат. Если закрыться в 5 вечера, из 135 единиц прибыли за вычетом 60 единиц затрат остаётся 75 единиц — то есть, работая на час меньше, вы зарабатываете на 5 единиц больше, а ваш сотрудник на час раньше оказывается дома. Это и есть праздничный пограничный час: час, в который прибыль уже не покрывает затраты.

• Сделайте поправку на этот год. Если этой осенью ваша выручка на 10 процентов ниже прошлогодней, уменьшите и прошлогодние праздничные цифры. В примере час с 4 до 5 тогда даёт 108 единиц выручки и 27 единиц прибыли — всё ещё на 7 единиц больше затрат.
• Если за прилавком стоите вы сами, ваш час тоже не бесплатный. Считайте его так, будто платите сменщику, иначе любой праздничный час покажется прибыльным.
• Посмотрите, куда уходит потерянная выручка. Если вы закроетесь раньше, часть покупателей придёт утром, так что выручка не пропадает целиком, а сдвигается.
• Подумайте и о лояльности. Тихий праздничный час приносит мало денег, но если поблизости работаете только вы, покупатели это запомнят. В единицах это не измерить, но решение можно принять осознанно.
• Один год — ещё не закономерность. Если у вас есть данные за два-три года, посмотрите на все: дождливый праздник или праздник, выпавший на выходные, может сильно исказить картину.

Правила, доплаты, дни отдыха

Прежде чем что-то вешать на дверь, проверьте, что разрешено. Какие дни считаются праздничными или нерабочими, может ли магазин работать в воскресенье или в праздник и если да, то сколько часов, — всё это различается по странам и даже по регионам и городам. Бывают местные праздники, о которых в соседнем городе никто не слышал, а то, что разрешено, иногда зависит от размера магазина, от того, работает ли в нём сам владелец, или от типа магазина.

• Проверьте, в какие дни закрытие обязательно, а в какие разрешённые часы работы короче.
• Уточните, какая доплата положена тому, кто работает в праздник или воскресенье, и включите её в стоимость часов.
• Спросите, сколько отдыха положено сотрудникам между двумя сменами и в течение недели, потому что в загруженные дни вокруг праздников это легко нарушить.
• Если правила меняются из года в год, исходите не из прошлогоднего объявления, а всегда из действующих норм.

Как распределить команду на праздники

Общие принципы составления графика — смены по объёму торговли и расходы на зарплату — разобраны в статье «График смен в магазине: чтобы расходы на зарплату не съели прибыль». Но у праздников есть свои особенности: все просят выходные на одни и те же дни, пики короткие и резкие, а то, кто работал в прошлый канун Рождества, имеет значение и в этом году.

• Сначала добровольцы. Спросите, кто охотно поработает в праздники. Кому-то важна доплата, кто-то отмечает другой праздник, а кто-то предпочтёт быть свободным в канун Нового года, а не в канун Рождества.
• Ротация из года в год. Отметьте, кто в прошлом году работал в самые желанные дни, и в этом году дайте им приоритет на выходной. Это самый простой способ сделать график справедливым в глазах команды.
• Ранние заявки. Собирайте пожелания за четыре недели и назначьте крайний срок. Кто к этому сроку ничего не сказал, ставится в график по ротации.
• Дополнительный человек на пик. Утром 24 декабря и утром 31 декабря нужны двое — на прилавок и на полки; в тихие послеобеденные часы хватит одного.
• Сокращённые часы работы. Раннее закрытие для команды часто ценнее целого выходного дня, а магазину стоит недорого, если после обеда всё равно тихо.
• Гарантированный выходной для каждого. Каждый заранее знает, какой праздник у него точно свободен, — и не отменяйте это в последний момент.

Если команда маленькая и добровольцев нет, справедливое решение — сокращённые часы работы. Маленький магазин переживёт закрытие в полдень в канун Рождества, а хорошего продавца трудно заменить, если каждый год именно он остаётся за прилавком, пока другие празднуют. Уважать отдых и семейное время в долгосрочной перспективе выгодно и самому магазину.

„Праздничный режим работы — это не о том, сколько продержится хозяин, а о том, какой час стоит работать — и у кого мы ради этого забираем праздник.”

Заказы до и после праздничного закрытия

Главная ловушка праздничных заказов — не количество, а перерыв в поставках. Многие поставщики останавливаются на несколько дней или возят по объединённым дням, так что между последней поставкой перед праздником и первой после может пройти четыре-пять дней. Попросите у каждого поставщика праздничный календарь поставок и подстройте под него заказы. Сколько заказывать на новогодний сезон, подробно разобрано в статье «Когда делать новогодний заказ и сколько заказывать»; здесь речь о днях вокруг праздничного закрытия.

Самый важный принцип — последний день перед закрытием: всё, что вы тогда не продадите, за закрытые дни стареет на полке или в холодильнике. Поэтому рассчитывайте свежий товар так, чтобы он распродался за час-два до закрытия, даже если последнему покупателю хлеба не достанется. Пустая хлебная полка в полдень в канун Рождества — меньшая беда, чем два ящика хлеба в списании 27 декабря.

Как покупатели узнают, когда вы работаете

Даже лучший праздничный режим работы бесполезен, если покупатели о нём не знают. Кто в канун Рождества после обеда упрётся в запертую дверь, в следующий раз пойдёт в другое место, а кто не знает, что вы работаете на следующий день после первого января, отправится в большой супермаркет. Поэтому вывешивайте праздничный режим работы в как можно большем числе мест и минимум за две недели.

• На двери. Хорошо читаемый лист крупными буквами, по дням. Его видит каждый, кто проходит мимо, даже когда вы закрыты.
• У кассы. Небольшое объявление на прилавке или рядом с кассой и фраза покупателю: «В канун Рождества мы работаем до часу дня». Так постоянные покупатели точно узнают.
• В витрине. Табличка или плакат, который виден с улицы, чтобы его заметили даже те, кто просто проходит мимо.
• В соцсетях. Короткий пост за две недели и напоминание накануне праздника. Текст можно взять с объявления на двери.
• В карточке на картах и в поиске. Не забудьте обновить праздничный режим работы и там, потому что многие смотрят туда, прежде чем выйти из дома. Как вести карточку, рассказывается в нашей статье о том, как вас находят на картах и в поиске.

Самое важное в объявлении — ясность. Не пишите «в праздники сокращённый режим работы», потому что из этого никто не поймёт, закрываетесь ли вы в канун Рождества в полдень или в шесть. Расписывайте по дням и часам, а если в какой-то день закрыто, так и напишите. Если в последний момент что-то меняется, обновите это везде, иначе покупатели будут верить старому объявлению.

Чек-лист по неделям

Праздничный режим работы за один день не складывается. Если начать за четыре недели, в последнюю неделю не будет спешки, команда вовремя узнает, чего ждать, и покупатели тоже узнают вовремя. Порядок ниже — отправная точка, которую можно подстроить под свои праздники.

1. 11. За четыре недели: решите, как работатьПосмотрите прошлогоднюю почасовую выручку в праздники, посчитайте, какие часы стоит работать, и проверьте местные правила. Решите, сколько вы будете работать в каждый из дней.
2. 22. За четыре недели: график сменСоберите пожелания по выходным и добровольцев, посмотрите прошлогоднюю ротацию и составьте праздничный график. Повесьте его там, где его видят все.
3. 33. За три недели: календари поставокПопросите у каждого поставщика праздничные дни поставок и заказов и отметьте, когда товар придёт в последний раз перед праздником и когда впервые после.
4. 44. За две недели: заказ и объявлениеСделайте заказ товаров длительного хранения, спланируйте последний заказ свежего товара и вывесите праздничный режим работы на двери, у кассы, в витрине, в соцсетях и в карточке на карте.
5. 55. В последнюю неделю: напоминания и проверкаПроверьте, что окончательный режим работы везде указан одинаково, скажите постоянным покупателям и убедитесь, что каждый знает, когда он работает. Задайте уценку скоропортящегося товара на последние часы перед праздником.
6. 66. В последний день перед закрытием: закройтесь как следуетПройдите по холодильникам, скоропортящееся либо продайте, либо запишите в списание, проверьте температуру в холодильниках, заберите деньги или уберите их под замок, выключите всё ненужное и поставьте сигнализацию.
7. 77. В первый день после праздника: открытиеПридите пораньше, пройдите по холодильникам и срокам годности, выложите свежий товар и посмотрите, чего не хватает. Вечером по дневной сводке сравните выручку с тем же днём прошлого года.

Открытие после праздника

Первый день после праздника часто начинается с сильного утра: покупатели хотят свежего хлеба, молока и овощей, потому что дома первым закончилось именно это. Если хлебная полка пуста или в холодильнике просроченный йогурт, покупатель начинает год с плохого впечатления. Поэтому открытие начинается не с того, что вы отпираете дверь, а с тщательной проверки.

• Холодильники и температура. Проверьте, что все холодильники нормально работали в закрытые дни, а если какой-то сломался, не выкладывайте товар, который в нём хранился.
• Сроки годности. Пройдите по молочке, колбасным нарезкам и товару с коротким сроком. Всё, у чего срок истёк за закрытые дни, снимается с полки.
• Списание с причиной. Записывайте просроченный или испорченный товар в списание вместе с причиной, чтобы в следующем году видеть, сколько пропало из-за праздника и чего заказывать меньше.
• Уценка. Товар с коротким сроком, который ещё в порядке, стоит уценить в первый же день, хотя бы запланированной акционной ценой, чтобы он разошёлся к обеду.
• Запас на первый день. Свежий товар должен быть на полках с утра, а по товарам длительного хранения проверьте, что закончилось в предпраздничный пик и чего не хватает на полке.

Через несколько дней после открытия стоит сесть с цифрами. Какими были выручка и прибыль в праздники, час за часом, сколько ушло в списание, какой час был лишним и какой товар закончился слишком рано. Запишите это сейчас, потому что в ноябре следующего года вы этого не вспомните, — а именно тогда вы будете по этим записям планировать следующий праздничный режим работы.

Частые ошибки

• Решать по привычке. «Как в прошлом году» — только никто не знает, окупился ли прошлый год. Без прошлогодних почасовых цифр решение — это гадание.
• Смотреть на выручку, а не на прибыль. Праздничный час с выручкой 60 единиц может выглядеть неплохо, но если он приносит 15 единиц прибыли при 20 единицах затрат, он убыточен.
• Вывешивать режим работы поздно. Лист, повешенный накануне праздника, большинство покупателей не увидит, а постоянные будут рассчитывать на старые часы.
• Забыть о карточке на карте. На двери праздничный режим, а в поиске обычный, и покупатель упирается в запертую дверь.
• Каждый год ставить в график одного и того же сотрудника. Тот, кто каждый канун Рождества стоит за прилавком, рано или поздно найдёт работу в другом месте.
• Не учесть перерыв в поставках. Только после последнего заказа выясняется, что поставщик не приедет четыре дня, а холодильник с молоком пуст.
• Заказать перед закрытием слишком много свежего товара. Полная хлебная полка хорошо выглядит в полдень в канун Рождества, но 27 декабря это уже списание.
• Относиться к открытию как к рутине. Если пропустить проверку холодильников и сроков годности, первый покупатель года найдёт на полке просрочку.

Итоги

• Решайте о праздничном режиме работы по прошлогодней почасовой выручке и прибыли за те же дни, а не по привычке.
• Праздничный час окупается, если его прибыль покрывает зарплату, доплату и энергию; в примере закрытие в канун Нового года в 5 вечера оставило 75 единиц против 70 при закрытии в 6.
• Правила о праздничных днях, обязательном закрытии, доплатах и днях отдыха различаются от места к месту — всегда проверяйте местные нормы.
• Составьте график за четыре недели с добровольцами, ротацией и сокращёнными часами и дайте каждому гарантированный выходной праздник.
• Подстройте заказы под перерыв в поставках: свежий товар должен распродаться до закрытия, а скоропортящегося заказывайте меньше.
• Вывесите режим работы за две недели, по дням и часам, — на двери, у кассы, в витрине, в соцсетях и в карточке на карте.
• После праздника пройдите по холодильникам и срокам годности, запишите списание с причиной и сформулируйте выводы на следующий год.

Частые вопросы