Warum das Gedächtnis nicht reicht
Die Bestellung von Frischware ist die Entscheidung, die die meisten Läden mit den wenigsten Daten treffen. Die Lieferung kommt morgens, die Bestellung muss am Abend davor oder im Morgengrauen raus, und die Zahl stammt aus „gestern ist viel übrig geblieben“ oder „gestern war es schnell ausverkauft“. Das Problem ist: Diese beiden Sätze sind nicht dieselbe Art von Information.
Auch das Gedächtnis verzerrt, und zwar berechenbar: An Mangel erinnern wir uns besser als an Reste. Wenn du einmal jemanden ohne Brot wegschicken musstest, bleibt das eine Woche lang hängen; die zehn Brote, die jeden Abend in den Müll wandern, sind kein Ereignis, sondern Routine. Deshalb kriechen Bestellungen nach oben, und deshalb wächst der Ausschuss, ohne dass es jemand je entschieden hätte.
Die Tageszahl entsteht aus zwei Werten
Damit die Menge für morgen mehr ist als geraten, musst du zwei Dinge über denselben Tag wissen: wie viel verkauft wurde und wie viel bei Ladenschluss übrig war. Zusammen sagen sie etwas aus; einzeln keines von beiden.
- Verkauf: wie viele über die Kasse gingen. Das ist die am leichtesten verfügbare Zahl – und allein die irreführendste.
- Rest: wie viel bei Ladenschluss noch im Regal lag. Ohne diese Zahl sagt der Verkauf nichts, woraus du zurückrechnen könntest.
- Zeitpunkt des Ausverkaufs: War um elf alles weg, zeigt der Verkauf die bestellte Menge, nicht die Nachfrage.
- Grund: Reste liegen nicht immer an der Bestellung. Ein verregneter Dienstag, eine Straßensperrung oder eine Aktion nebenan zeigen sich hier.
- Art des Tages: Werktag, Wochenende, Tag vor einem Feiertag, um den Zahltag herum – die sind untereinander nicht vergleichbar.
- Aufschlüsselung nach Produkt: „Backwaren“ ist keine einzelne Zeile. Brötchen und Brote führen ein Eigenleben und brauchen eigene Bestellungen.
- Aktionen: War das Produkt oder sein Nachbar im Angebot, taugt dieser Tag nicht als Vergleichsbasis.
So rechnest du die Menge für morgen aus
- 11. Nimm die letzten drei bis vier gleichen WochentageBestellst du für Dienstag, brauchst du die letzten drei bis vier Dienstage. Nimm nicht den Wochendurchschnitt: Der Samstag zieht ihn hoch, der Montag zieht ihn runter, und heraus kommt eine Zahl, die für keinen einzigen Tag stimmt.
- 22. Notiere, an welchen Tagen etwas übrig blieb und an welchen alles weggingAn Tagen mit Resten ist der Verkauf die echte Nachfrage: Die Leute haben so viel genommen, wie sie wollten. An Ausverkaufstagen weißt du nicht, wie viel mehr sie genommen hätten – dort ist der Verkauf eine Untergrenze, keine Tatsache.
- 33. Rechne mit den Tagen, an denen etwas übrig bliebBilde daraus den Durchschnitt und addiere die wenigen Stück, die du als Puffer willst. Der Puffer versteckt keine Unsicherheit: Er ist die bewusste Entscheidung, dass dir zwei Reste lieber sind, als jemanden wegschicken zu müssen.
- 44. War jeden Tag alles weg, erhöhe – aber um einen SchrittBlieb an drei aufeinanderfolgenden gleichen Wochentagen nichts übrig, ist die Menge eindeutig zu niedrig. Erhöhe um zehn bis zwanzig Prozent und lass sie zwei Wochen in Ruhe. Ein großer Sprung ist schlecht, weil du danach nicht weißt, wie viel genug gewesen wäre.
- 55. Schreibe auf, was du wann geändert hastOhne das weißt du in zwei Wochen nicht mehr, woher die aktuelle Zahl kommt. Eine Zeile im Heft reicht: Datum, Produkt, alte und neue Menge. Genau diese Zeile macht aus dem Bestellen eine Methode statt eines wöchentlichen Neuanfangs.
Die Wochentage sind nicht gleich
Bei Frischware ist der häufigste Fehler nicht die falsche Menge, sondern der falsche Vergleich. Werktage und Wochenende eines Ladens unterscheiden sich so stark, dass ihr Durchschnitt nichts mit der Wirklichkeit zu tun hat – und auch zwischen Wochenanfang und Wochenende liegt ein regelmäßiger Abstand.
| Tag | Worauf achten | Warum |
|---|---|---|
| Montag | Oft der schwächste Tag der Woche | Viele haben am Wochenende eingekauft und noch Vorräte zu Hause |
| Dienstag–Donnerstag | Das ist die stabile Basis | Die am wenigsten gestörten Tage – diese lohnt es zu mitteln |
| Freitag | Ein Anstieg, manchmal ein kräftiger | Die Leute kaufen fürs Wochenende ein und nehmen auch mehr Frischware mit |
| Samstag | Eine eigene Zahl, kein Vielfaches eines Werktags | Andere Tageszeiten, andere Einkaufskörbe |
| Sonntag | Hängt von den Öffnungszeiten ab, eigenes Muster | Wenn du kürzer offen hast, sind die Verkäufe nicht vergleichbar |
| Tag vor einem Feiertag | Nie die übliche Vergleichsbasis | Ein Sonderfall: Referenz ist der entsprechende Tag im Vorjahr |
Was Wetter und Kalender anrichten
Frischware ist der Bereich, in dem sich ein äußerer Einfluss innerhalb eines einzigen Tages zeigt. Berechnen kannst du das nicht, aber erkennen – und im Nachhinein damit einen schlechten Tag erklären. Das ist wichtig, damit du die Bestellung nicht wegen etwas änderst, das nur einmal passiert ist.
- Lange Regen- oder Hitzeperioden: Es kommen weniger Leute rein, und die Frischwarenverkäufe fallen spürbar.
- Die ersten richtig warmen Tage: Backwaren gehen zurück, während Kühlware und Getränke anziehen.
- Um den Zahltag herum: die Tage der größeren Einkäufe, typischerweise Monatsanfang und Monatsmitte.
- Schulzeit und Ferien: Die morgendliche Backwarenspitze verschwindet in den Ferien oder verschiebt sich nach hinten.
- Eine lokale Veranstaltung, eine Straßensperrung, eine Baustelle: einmalig, kann aber einen ganzen Tag mitnehmen.
- Tage vor Feiertagen: eigene Kategorie – Referenz ist der entsprechende Tag im Vorjahr, nicht die letzte Woche.
Was du mit dem tust, was trotzdem übrig bleibt
- Mach Abschriften vorhersehbar und an eine Uhrzeit gebunden: immer dieselbe Stunde, immer dieselbe Kennzeichnung. Ein gelegentlicher Rabatt bringt Kunden nur bei, darauf zu warten.
- Eine Abschrift ist kein Scheitern: Brot zum halben Preis ist immer noch mehr als Brot im Müll. Der Verlust entsteht dort, wo du es gar nicht erst versucht hast.
- Was sich auch reduziert nicht verkauft, erfasse als Ausschuss mit Grund. Diese Zeile wird zur Grundlage der nächsten Bestellung.
- Bleibt dasselbe Produkt regelmäßig übrig, ist das keine Ausschuss-, sondern eine Bestellfrage – kürze die Menge, statt den Rabatt zu vertiefen.
- Eigenverbrauch gehört auf eine eigene Zeile, mit Namen: Das ist weder Ausschuss noch Verkauf.
- Für das Spenden oder Weitergeben überschüssiger Lebensmittel gelten eigene Regeln – prüfe vorher, was bei dir gilt.
Kurz gefasst
- Die Frischwarenbestellung beruht auf zwei Zahlen: wie viel verkauft wurde und wie viel am selben Tag übrig blieb.
- Vergleiche gleiche Wochentage, drei bis vier Wochen zurück – keinen Wochendurchschnitt.
- Die Verkäufe eines ausverkauften Produkts sind keine Nachfrage, sondern deine Bestellmenge. Runde dort auf.
- Ändere immer nur ein Produkt, um zehn bis zwanzig Prozent, und lass es zwei Wochen laufen.
- Erkläre einen schlechten Tag, statt ihm zu folgen: Ein verregneter Dienstag ist kein Grund, eine Bestellung zu ändern.
- Behandle Reste nach Regel, nicht nach Laune – und was sich dann immer noch nicht verkauft, geht mit Grund in den Ausschuss.
Häufige Fragen
Wie viel Rest ist akzeptabel?
Es gibt keine einzig richtige Zahl, weil sie von Laden zu Laden verschieden ist und davon abhängt, wie viel es dir wert ist, bis Ladenschluss Ware im Regal zu haben. Nützlicher ist die Frage, ob die Restmenge stabil ist: Bleibt jeden Tag ungefähr gleich viel übrig, ist die Bestellung richtig eingestellt und du musst nur noch das Niveau festlegen. Schwankt sie zwischen nichts und viel, ist nicht die Menge das Problem – dann vergleichst du die falschen Tage.
Warum nicht gleich stark erhöhen, wenn drei Tage hintereinander alles weg ist?
Weil du danach nicht weißt, wie viel genug gewesen wäre. Gehst du von zwanzig auf vierzig und es bleiben fünf übrig, lernst du nur, dass vierzig zu viel ist. In Schritten von zehn bis zwanzig Prozent erreichst du das Niveau, auf dem nur ein wenig übrig bleibt – und genau diesen Punkt suchst du.
Sollte man Brötchen und Brote getrennt bestellen?
Ja, und das ist einer der größten Unterschiede zwischen einem gut und einem schlecht geführten Backwarenregal. Sie verkaufen sich zu anderen Tageszeiten, sie sind für andere Kunden, und sie reagieren anders auf das Wetter. Führst du eine gemeinsame Zahl für „Backwaren“, bleibt immer eines übrig und das andere ist immer weg, während die Gesamtzahl suggeriert, es passe ungefähr – obwohl keines von beiden passt.
Was, wenn mein Lieferant nur in festen Mengen liefert?
Dann ist dein Spielraum die Zahl der Einheiten, und umso wichtiger ist es zu wissen, wo du stehst. Meist lassen sich zwei Dinge ändern: die Lieferhäufigkeit und die Aufteilung einer größeren Einheit auf die Sorten. Es lohnt sich, das auch mit dem Lieferanten zu besprechen – mit deinen Bestelldaten in der Hand gibt es oft Spielraum bei Gebindegröße oder Frequenz.
Wie soll ich mit den Tagen vor Feiertagen umgehen?
Als eigene Kategorie, und nie nach den Zahlen der Vorwoche. Referenz für einen Tag vor einem Feiertag ist der entsprechende Tag im Vorjahr: Wurde damals das Dreifache verkauft, rechne wieder damit. Ein Verhältnis ist verlässlicher als eine Differenz, weil sich der Umsatz des Ladens inzwischen verändert haben kann.
Muss ich die Reste wirklich jeden Tag erfassen?
Die ehrliche Antwort ist ja – zumindest bis sich die Menge eingependelt hat. Ohne das siehst du nur Verkäufe, und Verkäufe sagen dir nicht, ob alles wegging, weil es genau die richtige Menge war, oder weil es zu wenig war. Nach ein paar Wochen kannst du es seltener machen: Sieh wieder hin, wenn sich rund um den Laden etwas ändert.
Was, wenn jemand anderes die Bestellung macht?
Dann sollte diese Person mit denselben Zahlen arbeiten und nicht aus dem eigenen Gedächtnis – und es sollte einen gemeinsamen Ort geben, an dem die Reste notiert werden. Das häufigste Problem ist nicht eine falsche Entscheidung, sondern dass zwei Leute mit zwei verschiedenen Zahlen im Kopf arbeiten, sodass die Bestellung je nach Schicht Woche für Woche schwankt.
Die Bestellung von morgen braucht die Zahl von gestern.
Die Bestellung von Frischware wird genau, sobald du siehst, wie viel an genau diesem Tag verkauft wurde – und wie viel weggeworfen wurde. Boltom App zeigt beides, täglich und pro Produkt, damit du nicht aus dem Gedächtnis bestellen musst.
- Verkäufe pro Produkt, Wochen zurück – so kannst du den gleichen Wochentag vergleichen.
- Der Ausschuss wird mit Grund erfasst, damit du siehst, wie viel wirklich unverkauft blieb.
- Fällt das Internet aus, funktioniert die Erfassung weiter – sie synchronisiert sich von selbst, sobald du wieder online bist.
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