Was verdient ein kleiner Laden (und sein Inhaber)? Umsatz, Marge und was wirklich übrig bleibt

„Den ganzen Tag kommen Kunden, die Kasse ist voll — dieser Laden muss richtig gut laufen.“ Viele Inhaber kleiner Läden haben das schon von einem Freund, einem Verwandten, manchmal sogar von einem Kunden gehört. Und viele spüren gleichzeitig, dass am Monatsende irgendwie nicht so viel übrig bleibt, wie die Tageseinnahmen vermuten ließen.

Die beiden Bilder widersprechen sich nicht. Durch einen kleinen Laden gehen große Summen, aber das meiste Geld wandert nur über die Theke: Die Ware muss bezahlt, die Umsatzsteuer abgeführt und Miete, Löhne und Stromrechnung beglichen werden. Was am Ende beim Inhaber bleibt, ist nur ein kleines Stück vom Umsatz — und wie klein, ist von Laden zu Laden überraschend unterschiedlich.

Dieser Artikel setzt unsere Finanzserie fort. Wie die Marge berechnet wird und worin sich Marge und Aufschlag unterscheiden, erklärt „Wie hoch ist Ihre Marge wirklich? Aufschlag, Marge und der echte Gewinn eines Ladens“; wenn Sie kurz vor der Eröffnung stehen, hilft Ihnen „Businessplan für die Ladeneröffnung: Vorlage, Rechenbeispiel und die Zahlen, an denen er scheitert“, den ganzen Plan aufzustellen. Hier geht es darum, wie aus Umsatz das Einkommen des Inhabers wird, in neutralen Einheiten und Prozenten, mit drei Ladenprofilen und dem eigenen Stundenlohn des Inhabers.

Umsatz und Gewinn: der häufigste Fehler

Umsatz ist das, was die Kunden auf der Theke lassen. Gewinn ist das, was davon nach allen Ausgaben übrig bleibt. Dazwischen liegen mehrere Stufen, und auf jeder geht etwas ab. Wer vom Umsatz auf den Verdienst schließt — ob beim eigenen Laden oder bei einem Laden, der zum Verkauf steht —, überschätzt fast immer.

• Umsatz (brutto): der volle Betrag durch die Kasse, einschließlich der Umsatzsteuer, die Sie von den Kunden kassieren. Das sehen Sie am Ende des Tages in der Kasse und am Kartenterminal.
• Nettoumsatz: der Umsatz ohne die Steuer. Sie kassieren die Steuer vom Kunden, aber sie gehört nicht Ihnen — Sie müssen sie weitergeben.
• Bruttomarge: Nettoumsatz minus Wareneinsatz. Daraus bezahlt der Laden alle anderen Kosten.
• Betriebsergebnis: Bruttomarge minus Verluste und Fixkosten. Das bleibt dem Inhaber, vor Steuern.
• Einkommen des Inhabers: das Betriebsergebnis, von dem noch die eigenen Steuern und Abgaben des Inhabers, Kreditraten und Rücklagen für den Ersatz von Geräten abgehen.

Der häufigste Fehler ist, den Bruttoumsatz — oder bestenfalls die Bruttomarge — als Verdienst zu betrachten. Doch die Bruttomarge gehört Ihnen noch nicht: Davon werden die Miete, die Aushilfe und der Strom für die Kühlschränke bezahlt. Der nächste Abschnitt zeigt an einem Beispiel, wie sie Schritt für Schritt aufgebraucht wird.

Der Wasserfall: von der Kasse in die Tasche des Inhabers

Nehmen wir einen Lebensmittelladen an einer Straßenecke in einer Kleinstadt, für einen Monat, in neutralen Einheiten. Im Beispiel gehen jeden Monat 115.000 Einheiten durch die Kasse, und der angenommene durchschnittliche Steueranteil beträgt 15.000 Einheiten — die tatsächlichen Steuersätze unterscheiden sich je nach Land und Warengruppe, das zeigt nur, wie die Rechnung funktioniert. Ab hier beziehen sich die Prozentwerte immer auf den Nettoumsatz.

Die wichtigste Lehre aus der Tabelle ist nicht die letzte Zeile, sondern die Größenverhältnisse. Von den 25 Einheiten Bruttomarge gehen 15 für Fixkosten drauf — ein großer Teil des Umsatzes ist also schon nötig, nur um die Türen offen zu halten. Was darüber hinausgeht, gehört dem Inhaber. Deshalb trifft ein kleiner Umsatzrückgang das Einkommen des Inhabers überproportional hart, und eine kleine Verbesserung der Marge bringt überproportional viel.

Drei Läden, drei Ergebnisse

Derselbe Wasserfall sieht in einem kleinen Dorfladen, einem Eckladen in der Kleinstadt und einem Laden mit eigener Backstube unterschiedlich aus. Die drei folgenden Profile sind erfunden, folgen aber typischen Größenverhältnissen. Die Zahlen sind Monatsbeträge in neutralen Einheiten, ohne Steuer.

Der Laden mit eigener Backstube hat die beste Marge, weil vor Ort Gebackenes weit mehr einbringt als zugekaufte Handelsware. Aber Backen braucht einen Bäcker, der Ofen braucht Strom, und auch die Abschriften bei frischen Backwaren sind höher. Hat man diese Kosten nicht im Griff, versickert die bessere Marge einfach. Der Dorfladen erzielt selbst bei niedrigem Umsatz einen ordentlichen Anteil, aber nur, weil er kaum Miete zahlt und die Arbeit des Familienmitglieds nirgends als Kosten auftaucht — müsste diese Arbeit ab morgen bezahlt werden, sähe das Bild völlig anders aus.

Der Stundenlohn des Inhabers

In den meisten kleinen Läden steht auch der Inhaber hinter der Theke — oft schließt er auf, schließt ab, gibt die Bestellungen auf und springt an seinem freien Tag ein, wenn jemand krank ist. Die ehrlichste Frage ist daher nicht, wie viel im Laden übrig bleibt, sondern wie viel das pro geleisteter Arbeitsstunde ist. Teilen Sie den Rest durch Ihre eigenen Stunden, und Sie sehen, ob der Laden Gewinn macht oder nur Ihre Arbeit bezahlt.

Viele Inhaber finden diese Rechnung unangenehm, aber sie ist wichtig. Bleibt Ihnen pro Stunde weniger, als eine Angestellte kosten würde, erwirtschaftet der Laden eigentlich keinen Unternehmergewinn: Er bezahlt Ihre Arbeit, billiger als die eines anderen, und nichts vergütet das Risiko, das eingesetzte Geld oder Ihre Wochenenden. Das ist nicht unbedingt ein Grund zu schließen — viele Inhaber entscheiden sich bewusst dafür, um der Unabhängigkeit willen —, aber es ist gut zu wissen, worauf man sich einlässt.

„Ein Laden ist profitabel, wenn nach einem marktüblichen Lohn für den Inhaber noch etwas übrig bleibt. Was davor übrig bleibt, ist kein Gewinn, sondern Lohn.”

Warum ist der eine Laden profitabel und der andere nicht?

Von zwei Läden mit ähnlichem Umsatz ernährt der eine seinen Inhaber ordentlich und der andere kaum. Der Unterschied ist selten eine einzige große Sache; viel öfter sind es einige Kennzahlen, die zusammen entscheiden, wie viel übrig bleibt.

• Standort: die Zahl der Passanten, Parkplätze, eine Schule, Haltestelle oder ein Arbeitsplatz in der Nähe. Ein guter Standort ist nicht wegen seiner Miete gut, sondern wegen der Zahl der Kunden, die er pro Einheit Miete bringt.
• Öffnungszeiten und Stoßzeiten: Ist der Laden zu Zeiten geöffnet, in denen kaum jemand kommt, laufen Löhne und Energie weiter, der Umsatz aber nicht. Profitable Läden richten ihre Öffnungszeiten nach ihren Spitzen aus.
• Margenmix: Frische Backwaren, Kaffee, regionale Produkte und Convenience-Artikel bringen typischerweise eine bessere Marge als Tabak, Grundnahrungsmittel oder Handy-Aufladungen. Derselbe Umsatz kann eine sehr unterschiedliche Bruttomarge ergeben.
• Abschriften: Ein Laden mit Frischware kann leicht zwei oder drei Prozentpunkte durch Abschriften verlieren, wenn er zu viel bestellt. Allein dieser Unterschied kann darüber entscheiden, ob überhaupt Gewinn übrig bleibt.
• Miete im Verhältnis zum Umsatz: Dieselbe Miete ist in einem gut besuchten Laden tragbar und erdrosselt den Gewinn in einem ruhigen. Entscheidend ist nicht die Höhe der Miete, sondern welchen Anteil am Nettoumsatz sie nimmt.

So rechnen Sie es für Ihren eigenen Laden aus

Den Wasserfall Ihres eigenen Ladens können Sie an einem Nachmittag aufstellen, wenn Sie die Zahlen der letzten drei bis sechs Monate haben. Es lohnt sich, nicht nur einen einzelnen Monat anzusehen, weil Saison, große Rechnungen und Feiertage ihn verzerren. Arbeiten Sie mit einem Monatsdurchschnitt und immer mit Nettobeträgen, ohne Steuer.

1. 11. NettoumsatzNehmen Sie den Umsatz durch die Kasse und ziehen Sie die Umsatzsteuer ab. Ihr Steuerberater kann Ihnen genau sagen, wie viel das in Ihrem Laden war; haben Sie die Zahl nicht zur Hand, lässt sie sich aus den Kassenabschlüssen ermitteln.
2. 22. WareneinsatzEntscheidend ist nicht, wie viel Ware Sie eingekauft, sondern wie viel Sie verkauft haben, zum Einkaufspreis. Ist der Warenbestand am Monatsanfang und am Monatsende etwa gleich, sind die Einkäufe des Monats eine gute Näherung; wenn nicht, rechnen Sie die Differenz ein.
3. 33. BruttomargeNettoumsatz minus Wareneinsatz. Teilen Sie sie durch den Nettoumsatz und vergleichen Sie sie mit dem, was Sie von Ihrem Sortiment erwartet haben — wie man sie berechnet, behandelt unser Artikel über die Marge ausführlich.
4. 44. VerlusteAddieren Sie die Abschriften des Monats, den Eigenverbrauch zum Einkaufspreis, die Inventurdifferenz und die Kartengebühren. Wenn Sie Abschriften und Eigenverbrauch nicht erfassen, ist dieser Posten nur eine Schätzung — und fast immer eine zu niedrige.
5. 55. FixkostenMiete, Löhne mit Abgaben, Energie, Steuerberater, Versicherung, Telefon, Wartung und ein monatlicher Betrag für den späteren Ersatz von Geräten. Jährliche Posten teilen Sie durch zwölf.
6. 66. Was übrig bleibt, und pro StundeMarge minus Verluste minus Fixkosten: Das bleibt Ihnen, vor Steuern. Teilen Sie es durch Ihre eigenen monatlichen Arbeitsstunden und vergleichen Sie es mit dem, was eine Stunde einer Angestellten kosten würde.
7. 77. Die GewinnschwelleTeilen Sie die monatlichen Fixkosten durch den Margenprozentsatz nach Verlusten. Im Beispiel ergeben 15.000 Einheiten geteilt durch 21,5 % rund 70.000 Einheiten: Das ist der Nettoumsatz, den der Laden braucht, nur um keinen Verlust zu machen — und die Arbeit des Inhabers ist darin noch nicht einmal enthalten.

Fünf Hebel, die den Gewinn steigern, nicht den Umsatz

Weil die Fixkosten weitgehend unabhängig vom Umsatz sind, geht alles, was die Marge nach Verlusten erhöht, fast vollständig an den Inhaber. Im Beispiel des Eckladens ist ein einziger Prozentpunkt Marge 1.000 Einheiten im Monat — mehr als 15 % zusätzlich zu den 6.500 Einheiten, die dem Inhaber bleiben. Dafür braucht es keinen einzigen neuen Kunden.

• Margenmix verbessern: Die besten Regalplätze und der Bereich rund um die Theke gehören den Produkten mit höherer Marge. Wenn Sie je Produkt und je Kategorie neben dem Umsatz auch den Gewinn sehen, erfahren Sie, was den Platz verdient.
• Weniger Abschriften: kleinere, häufigere Bestellungen bei Frischware und ein zeitlich begrenzter Rabatt in den Stunden vor Ablauf. Was zum halben Preis weggeht, bringt noch etwas; was in der Tonne landet, kostet nur.
• Eigenverbrauch und Inventurdifferenzen erfassen: Was mit Namen und Artikel aufgeschrieben wird, schrumpft meist. Nicht aus Misstrauen, sondern weil es sichtbar wird.
• Öffnungszeiten nach den Stoßzeiten: Zeigen die stündlichen Verkäufe, dass in einer bestimmten Stunde kaum jemand kommt, können Lohn und Energie dieser Stunde mehr kosten, als sie einbringt.
• Fixkosten neu verhandeln: Miete, Energievertrag, Konditionen für Kartenzahlungen, alte Kühlschränke durch sparsamere ersetzen. Ein eingesparter fixer Posten gehört Ihnen jeden Monat aufs Neue.

Häufige Fehler bei der Rechnung

• Das Geld in der Kasse als Gewinn betrachten. Die Bar- und Karteneinnahmen des Tages sind Umsatz — davon sind die Lieferantenrechnungen, die Steuer und die Miete noch nicht einmal bezahlt.
• Mit Steuer rechnen. Wenn Sie die Marge aus dem Bruttoumsatz berechnen, sieht jede folgende Zahl zu gut aus — die Umsatzsteuer ist kein Einkommen Ihres Ladens.
• Den eigenen Lohn weglassen. Taucht die Arbeit des Inhabers nirgends auf, kann der Laden profitabel wirken, selbst wenn Ihr Stundenlohn nahe null liegt.
• Die unbezahlte Arbeit eines Familienmitglieds nicht mitrechnen. Was heute als Gefallen erledigt wird, muss morgen vielleicht bezahlt werden — und dann stellt sich heraus, dass der Laden nur so funktioniert hat.
• Einkäufe als Wareneinsatz behandeln. Haben Sie im Laufe des Monats Bestand aufgebaut, sind die Einkäufe höher; haben Sie ihn abgebaut, sind sie niedriger — so oder so ist der Gewinn verzerrt.
• Den Ersatz von Geräten vergessen. Ein Kühlschrank oder eine Kasse geht eines Tages kaputt; legen Sie nicht jeden Monat Geld dafür zurück, frisst ein schlechter Monat den Gewinn eines Jahres.

Einen Fehler gibt es, der nicht in der Rechnung liegt, sondern im Gefühl fürs Geld: wenn der Laden auf dem Papier profitabel ist und trotzdem immer Geld fehlt. Die übliche Ursache ist Geld, das im Warenbestand und in Zahlungszielen der Lieferanten gebunden ist — unser Artikel „Der Laden ist profitabel und hat trotzdem kein Geld — Warenbestand und Liquidität“ behandelt das ausführlich.

Wann Sie keinen Laden eröffnen oder kaufen sollten

Die Zahlen entscheiden nicht für Sie, aber sie warnen Sie. Zeigt der Wasserfall eines Ladens, den Sie eröffnen oder kaufen wollen, einen der folgenden Punkte, lohnt es sich, innezuhalten und alles noch einmal durchzurechnen — oder weiterzuziehen.

• Wenn der Stundenlohn des Inhabers im Plan deutlich niedriger ist als das, was Sie als Angestellter verdienen würden, mit weniger Stunden und ohne Risiko.
• Wenn der Laden nur Gewinn macht, solange die Familie unentgeltlich mitarbeitet, und niemand durchdacht hat, wie lange sie das noch tun wird.
• Wenn die Miete einen deutlich größeren Anteil am erwarteten Nettoumsatz nehmen würde als bei vergleichbaren Läden in der Gegend.
• Wenn der Plan auf einer Mischmarge beruht, die deutlich über der von Läden mit ähnlichem Sortiment liegt — das Sortiment bringt nicht deshalb eine bessere Marge, weil Sie sie in die Tabelle geschrieben haben.
• Wenn der Umsatz, den Sie für die Gewinnschwelle brauchen, höher ist, als der Standort nach den beobachteten Kundenzahlen realistisch bringen kann.
• Wenn der Verkäufer den Umsatz nennt, nicht den Gewinn, und die Stufen des Wasserfalls nicht mit Unterlagen belegen kann.
• Wenn Sie keine Reserve für mindestens einige Monate Fixkosten haben — die ersten Monate sind fast immer schlechter als der Plan.

Zusammenfassung

• Umsatz ist kein Gewinn: Vom Geld durch die Kasse bleibt nach Steuer, Ware, Verlusten und Fixkosten nur ein kleines Stück für den Inhaber.
• Die gemischte Bruttomarge eines kleinen Lebensmittelladens liegt typischerweise bei etwa 20–30 %; die Verluste nehmen davon einige Prozentpunkte, die Fixkosten den Großteil des Rests.
• Teilen Sie, was dem Inhaber bleibt, durch Ihre eigenen Arbeitsstunden und vergleichen Sie es mit den Kosten einer Arbeitsstunde einer Angestellten — das zeigt, ob es echten Gewinn gibt.
• Über den Gewinn entscheiden der Standort, wie gut die Öffnungszeiten zu den Stoßzeiten passen, der Margenmix, die Abschriften und die Miete im Verhältnis zum Umsatz — nicht die Höhe des Umsatzes.
• Ein Prozentpunkt Marge oder ein eingesparter fixer Posten geht fast vollständig an den Inhaber — der Gewinn kann wachsen, ohne dass der Umsatz wächst.
• Die Zahlen schwanken stark von Laden zu Laden und von Markt zu Markt: Rechnen Sie Ihren eigenen Laden mit Ihren eigenen gemessenen Daten durch und lassen Sie das vor einer Entscheidung von einem Steuerberater prüfen.

Häufige Fragen