Großhändler, Lieferant oder Cash & Carry? Wo Sie Ware für Ihren Laden einkaufen

Donnerstagmorgen, vor dem Öffnen. Im Lager ist das Mineralwasser ausgegangen, die nächste Lieferung des Großhändlers kommt am Montag, und die Brotkisten warten schon an der Tür. Der Ladeninhaber schaut auf den Autoschlüssel: Fährt er jetzt in den Cash & Carry, ist er bis Mittag zurück, aber bis dahin muss jemand hinter der Theke stehen. Fährt er nicht, ist das Wasserregal bis zum Wochenende leer. Dieselbe Frage stellt sich mehrmals pro Woche, und die meisten Ladeninhaber entscheiden aus Gewohnheit, nicht nach einer Rechnung.

Dabei gehört die Frage, woher Ihre Ware kommt, zu den größten Entscheidungen in einem Laden. Sie bestimmt nicht nur Ihre Marge, sondern auch, wie viel Ihrer Zeit für den Einkauf draufgeht, wie viel Ihres Geldes im Lager liegt und wie oft ein Regal leer steht. Ein gut aufgebauter Einkaufsmix kann jede Woche Stunden und echtes Geld sparen; ein schlechter kostet beides, ohne dass Sie es überhaupt merken.

In diesem Artikel gehen wir die Einkaufskanäle durch, stellen sie nebeneinander, rechnen aus, was der Einkauf mit dem eigenen Auto wirklich kostet, und zeigen, wie Sie Warengruppe für Warengruppe entscheiden. Wir nennen bewusst keine Firma, keine Kette und keine Gebühr, denn diese unterscheiden sich stark zwischen Ländern und Regionen; die Beispiele rechnen mit neutralen Einheiten. Das Verhandeln über Preise behandeln wir ausführlich in „Lieferanten und Einkaufspreis: wie du verhandelst und wann du wechselst“, die Bestellmengen in „Leeres Regal oder Überbestand? So finden Sie im kleinen Laden die Balance“ und die Warenannahme in „Warenannahme Schritt für Schritt – und wie das Lager aussehen sollte“.

Sechs Wege, auf denen Ihre Ware kommen kann

Die Ware eines kleinen Ladens kommt typischerweise aus mehreren Quellen, auch wenn der Ladeninhaber sie nicht als Kanäle betrachtet. Es lohnt sich, sie einmal bewusst durchzugehen, um zu sehen, worin jeder Weg gut und worin er schlecht ist, denn erst dann sehen Sie, wo Sie für Bequemlichkeit draufzahlen und wo für Gewohnheit.

• Direkt beim Hersteller oder beim Vertriebsagenten der Marke. Ein Außendienstmitarbeiter besucht Sie, meist in einem festen Bestellrhythmus, mit Lieferung. Der Preis für eine bestimmte Marke ist oft der beste, aber die Mindestbestellung kann hoch sein, und Sie bekommen nur die Produkte dieses Herstellers.
• Ein Großhändler oder Distributor mit Lieferung. Ein breites Sortiment vieler Hersteller, eine Bestellung, eine Rechnung, eine Lieferung, oft mit Zahlungsziel. Bequem und planbar, dafür sind Sie an einen Mindestbestellwert und einen Liefertag gebunden.
• Cash & Carry, der Großhandel zur Selbstbedienung. Sie fahren selbst hin, laden selbst ein und zahlen sofort. Flexibel, Sie haben die Ware sofort, und es gibt gute Angebote — aber Transport, Zeit und Einladen gehen auf Ihre Rechnung.
• Ein Erzeuger vor Ort oder ein kleiner Anbauer. Frischware, Spezialitäten, regionale Verbundenheit: Eier, Honig, Gemüse, hausgemachte Backwaren. Kleine Mengen, schwankendes Angebot, oft eine individuelle Absprache.
• Online-Großhandelsbestellung und Plattformen. Sie bestellen über eine Website bei einem oder mehreren Lieferanten, mit Lieferung. Bequem, Sie können auch abends bestellen, und Preise lassen sich leicht vergleichen — aber die Konditionen unterscheiden sich stark zwischen den Plattformen.
• Im Notfall die Aktion eines anderen Ladens aufkaufen. Wenn etwas ausgegangen ist und es keinen anderen Weg gibt, kaufen Sie es im Angebot bei einem größeren Geschäft. Schnell, aber teuer und riskant, daher kann das immer nur eine Ausnahme sein.

Für die meisten Läden reichen drei oder vier Kanäle. Mit weniger geraten Sie leicht in die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten; mit mehr zersplittert Ihre Bestellung, die Zahl der Mindestmengen, Rechnungen und Lieferungen wächst, und Sie sind nirgends ein so wichtiger Kunde, dass Sie gute Konditionen bekommen.

Nebeneinander: was jeder Kanal bietet

Die Tabelle unten zeigt das typische Bild. Sie ist keine Regel: Es gibt Hersteller mit kleinen Mindestmengen und Cash & Carry-Märkte, die liefern. Wenn Sie aber ein Angebot bewerten, lohnt es sich, diese Punkte einzeln durchzugehen, denn der günstigste Stückpreis ist längst nicht immer die günstigste Art einzukaufen.

Eines fällt in der Tabelle auf: Was Sie in einer Spalte gewinnen, bezahlen Sie oft in einer anderen. Die Flexibilität des Cash & Carry kostet Ihre Zeit, der gute Preis des Herstellers kostet eine hohe Mindestmenge und einen festen Rhythmus, die Bequemlichkeit des Großhändlers kostet ein paar Prozent beim Preis. Eine gute Entscheidung sucht nicht die günstigste Zeile, sondern die, die für genau diese Warengruppe insgesamt am wenigsten kostet.

Mit Lieferung: Hersteller und Großhändler

Die liefernden Kanäle sind das Rückgrat des Ladens. Die Ware kommt am vereinbarten Tag, Sie nehmen sie an und können währenddessen an der Theke bleiben. Ein Hersteller oder Markenvertreter gibt typischerweise gute Preise und Aktionen auf die eigenen Produkte, manchmal auch Unterstützung bei der Platzierung im Regal, während ein Großhändler die Ware vieler Hersteller mit einer einzigen Bestellung und einer einzigen Rechnung bringt.

• Bestellrhythmus. Der Außendienst oder das Bestellsystem nimmt an festen Tagen Bestellungen an und liefert an festen Tagen. Ihre Bestellungen müssen sich danach richten: Was nach dem Liefertag ausgeht, fehlt bis zur nächsten Lieferung.
• Mindestbestellung. Viele Lieferanten liefern unter einem bestimmten Bestellwert oder einer bestimmten Kartonzahl nicht, oder sie berechnen eine Liefergebühr. Für einen kleinen Laden kann das leicht zu zu großen Mengen zwingen.
• Eine Rechnung, eine Lieferung. Der größte Vorteil eines Großhändlers ist nicht immer der Preis, sondern dass Sie mit einem Partner statt mit zwanzig Herstellern zu tun haben.
• Retouren und Reklamationen. Fragen Sie vorher, wie mit beschädigter, fehlender oder abgelaufener Ware umgegangen wird und wie viel Zeit Sie haben, sie zu melden.

Einer der größten und oft vergessenen Vorteile der liefernden Kanäle ist das Zahlungsziel. Wenn der Lieferant mit zwei Wochen Zahlungsziel fakturiert, sind Ihre Regale zwei Wochen lang mit seinem Geld gefüllt. Ein Laden, der zu diesen Konditionen jede Woche Ware für 1.000 Einheiten einkauft, hat ständig rund 2.000 Einheiten an Ware, die vom Lieferanten finanziert wird. Das ist ein kostenloser Kredit: Es fallen keine Zinsen an, Sie müssen dafür nicht zur Bank, und wenn schnell drehende Ware vor dem Fälligkeitstag verkauft ist, liegt das Geld schon in der Kasse, wenn Sie zahlen müssen.

Ein kostenloser Kredit ist nur so lange gut, wie Sie diszipliniert damit umgehen. Wenn Sie das eingehende Geld vor dem Fälligkeitstag für etwas anderes ausgeben, überrascht Sie der Zahltag, und eine verspätete Zahlung kann auch Ihre Konditionen verschlechtern. Wie Zahlungsziel, Warenbestand und Kasse zusammenhängen, behandeln wir ausführlich in „Der Laden ist profitabel und hat trotzdem kein Geld — Warenbestand und Liquidität“.

Cash & Carry: flexibel, aber nicht kostenlos

Der Cash & Carry ist das Schweizer Taschenmesser des kleinen Ladeninhabers. Kein Bestelltag, keine Mindestmenge, Sie kaufen, was Sie sehen, und noch am selben Tag steht es im Regal. Sie können gute Angebote mitnehmen und ein neues Produkt mit einem einzigen Karton ausprobieren. Deshalb kaufen viele Ladeninhaber fast alles dort — und genau das ist die Falle.

• Vorteil: Sie haben die Ware sofort, wenn unerwartet etwas ausgegangen ist.
• Vorteil: Sie können in kleinen Mengen kaufen und so ein neues Produkt ohne Risiko ausprobieren.
• Vorteil: Sie sehen die Angebote mit eigenen Augen und können sofort entscheiden.
• Nachteil: Sie zahlen sofort, es gibt also kein Zahlungsziel, und das Geld verlässt die Kasse unmittelbar.
• Nachteil: Transport, Einladen und Ausladen sind Ihre Arbeit, und währenddessen schließen Sie entweder den Laden, oder jemand muss da sein.
• Nachteil: Man kauft leicht mehr als geplant — an der Palette mit Sonderangeboten kommt man schwer vorbei.

Ein Cash & Carry ist also weder teuer noch billig: Er ist gut für das, wofür er gedacht ist. Zum Füllen von Lücken, für Zusatzartikel, zum Mitnehmen von Angeboten und zum Ausprobieren neuer Produkte ist er hervorragend. Als Hauptbezugsquelle aber ist er wegen seiner versteckten Kosten oft teurer, als der Kassenbon vermuten lässt.

Die versteckten Kosten: Ihre eigene Zeit und das Auto

Ein Kassenbon aus dem Cash & Carry zeigt nur den Preis der Ware. Was er nicht zeigt: die Hin- und Rückfahrt, das Aussuchen, das Anstehen, das Einladen, den Kraftstoff, den Verschleiß des Autos und dass der Laden in der Zwischenzeit entweder geschlossen ist oder jemand für Sie an der Theke steht. Rechnen wir es an einem Beispiel durch, in neutralen Einheiten. Ein Laden kauft aus diesem Sortiment jede Woche Ware für 1.000 Einheiten ein. Im Cash & Carry ist sie 3 Prozent günstiger, aber das erfordert zwei Fahrten pro Woche zu je 2 Stunden, und wir bewerten Ihre eigene Stunde mit 15 Einheiten. Kraftstoff und Verschleiß des Autos kommen auf 10 Einheiten pro Fahrt. Der Großhändler liefert dieselbe Ware einmal pro Woche für eine Gebühr von 15 Einheiten.

Im Beispiel ist der Cash & Carry pro Woche 35 Einheiten teurer, obwohl er laut Kassenbon 30 Einheiten günstiger aussieht. Über vier Wochen sind das 140 Einheiten im Monat. Die Gewinnschwelle ist einfach: Der Cash & Carry muss um die Kosten der Fahrten abzüglich der eingesparten Liefergebühr günstiger sein, also um 60 + 20 − 15 = 65 Einheiten. Bei 1.000 Einheiten Einkauf sind das 6,5 Prozent. Ist der Preisunterschied kleiner, ist die Lieferung günstiger.

• Wenn eine Vertretung die Theke übernimmt, ist auch deren Zeit ein Kostenfaktor. Bezahlen Sie sie während der zwei Fahrten für 4 Stunden mit 10 Einheiten pro Stunde, sind das weitere 40 Einheiten, und die wöchentlichen Kosten des Cash & Carry steigen auf 1.090 Einheiten.
• Ist der Laden geschlossen, während Sie unterwegs sind, ist der entgangene Umsatz entgangener Gewinn. An einem ruhigen Vormittag ist das vielleicht wenig, in einer gut besuchten Stunde viel.
• Wenn Sie eine Fahrt mit etwas anderem verbinden — Bank, Post, ein Erzeuger vor Ort —, gehört ein Teil der Kosten nicht zum Einkauf. Teilen Sie sie dann ehrlich auf.
• Wenn der Preisunterschied bei bestimmten Produkten groß ist, etwa bei einem guten Angebot, dann lohnt sich der Cash & Carry. Die Frage ist also nicht, ob Sie hinfahren, sondern warum und wie oft.

Erzeuger vor Ort, Onlinebestellung und Notfälle

Neben den drei Hauptkanälen gibt es drei weitere, die eine kleinere, aber wichtige Rolle spielen können. Es lohnt sich nicht, sie in einen Topf zu werfen: Der eine kann die Quelle dessen sein, was Sie besonders macht, der andere kann das Bestellen erleichtern, und der dritte ist eher ein Warnsignal als eine Einkaufsstrategie.

• Erzeuger vor Ort. Eier, Honig, Obst und Gemüse der Saison, hausgemachte Kuchen: Damit können Sie sich von den großen Geschäften abheben. Der Preis ist oft höher, aber auch die Kundschaft zahlt mehr, wenn sie weiß, woher es kommt. Fragen Sie, wie regelmäßig und wie viel geliefert werden kann und wie Sie dafür eine Rechnung oder einen Beleg bekommen.
• Online-Großhandelsbestellung. Sie können abends nach Ladenschluss bestellen, Preise lassen sich leicht vergleichen, und oft wird schon mit einer kleinen Mindestmenge geliefert. Achten Sie auf die Liefergebühr, die Liefertage und darauf, wer verantwortlich ist, wenn etwas fehlt oder beschädigt ankommt.
• Im Notfall die Aktion eines anderen Ladens. Wenn ein wichtiges Produkt ausgegangen ist, ist es ab und zu in Ordnung, es aus einer Aktion im Einzelhandel nachzukaufen. Aber ein Aktionspreis bleibt ein Endverbraucherpreis, oft gibt es eine Höchstmenge pro Kunde, Sie bekommen nicht immer einen ordentlichen Beleg für den Einkauf, und im eigenen Laden bleibt kaum etwas daran hängen. Passiert es regelmäßig, liegt das Problem bei Ihrer Bestellung oder Ihrem Lieferanten.

Notkäufe sind eigentlich ein Symptom. Wenn das mehrmals im Monat vorkommt, schauen Sie, warum dieses Produkt ausgeht: Die Bestellmenge stimmt nicht, die Lieferungen sind zu selten, oder der Lieferant bringt nicht, was Sie bestellt haben. Das ist dann keine Einkaufsfrage mehr, sondern eine Bestellfrage, die wir in „Leeres Regal oder Überbestand? So finden Sie im kleinen Laden die Balance“ behandeln.

Der richtige Einkaufsmix, Warengruppe für Warengruppe

Die Frage ist nicht, welcher Kanal der beste ist, sondern welcher für welche Warengruppe der beste ist. Absatz, Marge, Haltbarkeit und Gewicht einer Warengruppe entscheiden zusammen, ob sie sich per Lieferung, vom täglichen Lieferanten, im Cash & Carry oder beim Erzeuger vor Ort am besten einkaufen lässt. Die Tabelle unten ist ein Ausgangspunkt, den Sie an Ihren eigenen Laden anpassen müssen.

Der wichtigste Faktor im Mix ist die Marge. Wo die Marge einer Warengruppe dünn ist — typischerweise bei Getränken und lang haltbaren Grundnahrungsmitteln —, macht ein paar Prozent Unterschied im Einkaufspreis einen großen Teil des Gewinns aus, und es lohnt sich, eine bessere Quelle zu suchen. Wo sie dick ist, etwa bei Spezialitäten oder frischen Backwaren, sind Zuverlässigkeit und Qualität mehr wert als der kleinste Preisunterschied. Wie groß die Marge einer Warengruppe wirklich ist, können Sie mithilfe von „Wie hoch ist Ihre Marge wirklich? Aufschlag, Marge und der echte Gewinn eines Ladens“ ausrechnen.

Wann Sie den Kanal wechseln sollten

Ein Einkaufsmix steht nicht ein für alle Mal fest. Die Konditionen der Lieferanten ändern sich, die Gegend ändert sich, und der Laden auch. Die folgenden Zeichen deuten darauf hin, dass es sich lohnt, neu zu überlegen, woher die Ware einer Warengruppe kommt. Wenn der Grund der Preis ist, versuchen Sie es zuerst mit Verhandeln — darum geht es in „Lieferanten und Einkaufspreis: wie du verhandelst und wann du wechselst“.

• Dauerhafte Lieferprobleme. Fehlende Artikel, falsche Ware, Verspätungen oder beschädigte Pakete mehrmals hintereinander, und Reklamieren ändert nichts.
• Davonlaufende Preise. Die Preise eines Lieferanten steigen dauerhaft und ohne Erklärung schneller als die anderer Quellen für dasselbe Produkt.
• Eine Mindestmenge, die nicht passt. Ihr Absatz ist gesunken, und wegen der Mindestmenge müssen Sie regelmäßig zu viel bestellen, das im Lager liegt oder abläuft.
• Veränderter Absatz. Eine Warengruppe ist so gewachsen, dass sich jetzt die Lieferung lohnt, oder so geschrumpft, dass Nachkaufen im Cash & Carry reicht.
• Zu viele Fahrten. Wenn Sie mehrmals pro Woche für dieselbe Warengruppe in den Cash & Carry fahren, ist das ein Zeichen, dass sie per Lieferung kommen sollte.
• Eine neue Möglichkeit. In der Gegend ist ein neuer Lieferant aufgetaucht, ein Erzeuger hat sein Angebot erweitert, oder eine Onlineplattform liefert Ihnen schon mit kleiner Mindestmenge.

„Ein guter Lieferant ist nicht der mit dem billigsten Preis auf das billigste Produkt, sondern der, bei dem Ihnen am Monatsende am meisten bleibt — wenn Sie Zeit, Auto, Lücken und Verderb mitrechnen.”

Bevor Sie eine neue Bezugsquelle aufnehmen: eine Checkliste

Einen neuen Lieferanten aufzunehmen sieht nach einer kleinen Entscheidung aus, kann aber monatelang bestimmen, wie viel Zeit und Geld Sie aufwenden. Bevor Sie die erste große Bestellung aufgeben, gehen Sie die folgenden Schritte durch. Ein guter Partner beantwortet sie gern und schriftlich.

1. 11. Fordern Sie die Preisliste für Ihre eigenen Produkte anKeine handverlesene Aktionsliste, sondern den regulären Preis Ihrer wichtigsten Produkte, und vergleichen Sie ihn mit Ihren aktuellen Einkaufspreisen. Fragen Sie, wie oft und wie sich die Preisliste ändert.
2. 22. Klären Sie Mindestmenge und LiefertagWie hoch ist der Mindestbestellwert oder die Mindestzahl an Kartons, wie hoch ist die Liefergebühr darunter, und an welchen Tagen wird zu Ihnen geliefert? Rechnen Sie aus, ob das zu Ihrem wöchentlichen Absatz passt.
3. 33. Fragen Sie nach Retouren und ReklamationenWas passiert mit fehlender, beschädigter oder kurz datierter Ware, wie viel Zeit haben Sie, sie zu melden, und wie bekommen Sie Ihr Geld zurück? Das sollten Sie besser vor der ersten schlechten Lieferung wissen.
4. 44. Prüfen Sie Zahlungsziel und RechnungsstellungGibt es ein Zahlungsziel und wie lang, was passiert bei verspäteter Zahlung, und wie, mit welcher Aufschlüsselung wird fakturiert? Ordentliche Rechnungen sind auch für Ihren Steuerberater gut.
5. 55. Sorgen Sie für einen festen AnsprechpartnerEin Name und eine Telefonnummer, die Sie erreichen, wenn etwas fehlt oder nicht stimmt. Wenn Sie nur an eine allgemeine Adresse schreiben können, kann sich eine Reklamation wochenlang hinziehen.
6. 66. Machen Sie eine ProbebestellungPrüfen Sie mit einer kleinen Bestellung von ein paar Produkten, ob pünktlich geliefert wird, ob die Rechnung zur Preisliste passt und in welchem Zustand die Ware ankommt. Eine Probebestellung sagt mehr als jedes Versprechen.
7. 77. Legen Sie fest, welche Warengruppe von hier kommtNehmen Sie die neue Quelle nicht einfach dazu, sondern legen Sie fest, welche Warengruppe sie übernimmt und wo Sie ab jetzt weniger einkaufen. Sonst haben Sie nur einen Lieferanten mehr und erreichen bei keinem die Mindestmenge.

Häufige Fehler

• Zu viele Lieferanten. Wer zu jedem neuen Angebot Ja sagt, hat viele kleine Bestellungen, viele Rechnungen und viele Lieferungen und ist nirgends ein wichtiger Kunde.
• Winzige Bestellungen. Liefergebühren für Bestellungen unter der Mindestmenge und die Zeit für viele Lieferungen fressen den Preisunterschied still und leise auf.
• Jede Woche in den Cash & Carry fahren. Aus Gewohnheit mehrmals pro Woche für dieselbe Ware hinfahren, ohne auszurechnen, was Zeit und Auto kosten.
• Nur nach dem Preis wählen. Hinter dem günstigsten Stückpreis können schlechte Lieferung, eine hohe Mindestmenge, kurze Haltbarkeitsdaten oder umständliche Reklamationen stecken.
• Das Zahlungsziel vergessen. Von zwei ähnlichen Preisen ist der, den Sie später bezahlen, für Ihre Liquidität mehr wert.
• Notfälle zur Routine machen. Wenn Sie regelmäßig aus Aktionen im Einzelhandel nachkaufen, liegt das Problem bei Ihrer Bestellung, nicht bei Ihrem Lieferanten.
• Über alle Warengruppen auf einmal entscheiden. Frischware, Getränke und Spezialitäten brauchen eine unterschiedliche Logik; was für die eine richtig ist, kann für die andere teuer sein.

Zusammenfassung

• Es gibt sechs Einkaufskanäle: Hersteller, liefernder Großhändler, Cash & Carry, Erzeuger vor Ort, Onlinebestellung und im Notfall die Aktion eines anderen Ladens; die meisten Läden brauchen drei oder vier davon.
• Vergleichen Sie die Kanäle nicht nur nach dem Preis: Mindestmenge, Lieferung, Zahlungsziel, Flexibilität und Ihre eigene Zeit zählen alle mit.
• Die versteckten Kosten eines Cash & Carry sind Ihre eigene Zeit, das Auto und der Laden, der in der Zwischenzeit geschlossen ist oder von einer Vertretung geführt wird; im Beispiel war ein Preisvorteil von 6,5 Prozent nötig, damit er sich lohnt.
• Ein Zahlungsziel ist ein kostenloser Kredit, der der Liquidität guttut — solange Sie diszipliniert damit umgehen.
• Entscheiden Sie Warengruppe für Warengruppe: Getränke und lang haltbare Ware per Lieferung, Frischware vom täglichen Lieferanten, Lücken und Testkäufe aus dem Cash & Carry, Spezialitäten vom Erzeuger vor Ort.
• Nehmen Sie eine neue Bezugsquelle erst nach der Checkliste und einer Probebestellung auf, und legen Sie fest, welche Warengruppe sie übernimmt.

Häufige Fragen