Los anuncios de software para tiendas empiezan casi siempre igual: una larga lista de todo lo que sabe hacer el sistema. Control de stock, compras, programa de fidelización, integración con la tienda online, informes en la nube. En ese momento, el dueño de una tienda pequeña suele sentir dos cosas: que seguro que necesita parte de eso y que no tiene ni idea de qué parte.
Este artículo empieza por el otro extremo. No pregunta qué sabe hacer un programa, sino qué no funciona hoy en tu tienda, y qué de eso resolvería un TPV, una app de mostrador o nada en absoluto. Algunas tiendas necesitan un sistema completo, otras una app sencilla y otras, de momento, se apañan bien con un cuaderno bien llevado.
Queremos ser objetivos, así que digámoslo de entrada: hacemos Boltom App, que pertenece a la categoría ligera, de mostrador. No es una caja registradora oficial, no lleva existencias y no gestiona compras. Si tu tienda necesita esas cosas, las preguntas de abajo sirven igual; de hecho, es entonces cuando más importan.
Describe primero el problema, no la función
Antes de mirar una sola oferta, siéntate diez minutos y apunta qué te está dando problemas hoy. No pienses en sistemas, sino en situaciones: cuándo se para la cola, qué pregunta el dependiente nuevo por tercera vez y qué es lo que a final de mes solo intuyes que va mal. Esa lista te dice qué categoría necesitas y qué función estarías pagando para nada.
| Qué duele hoy | ¿Qué tendría que hacer el programa? | ¿Qué categoría lo resuelve? |
|---|---|---|
| Cola en el mostrador, el dependiente buscando | Atención rápida también para mercancía sin código de barras, por ejemplo por foto o por código corto | App de mostrador o TPV |
| Un dependiente nuevo sigue inseguro durante días | Pocas pantallas, formación corta, difícil equivocarse | Sobre todo la app de mostrador |
| Las mermas y el consumo propio no aparecen en ningún sitio | Registro en el mostrador, con motivo y nombre | App de mostrador o TPV |
| No sabes qué se vende ni qué deja dinero | Facturación y beneficio por producto y por categoría | Ambos: la cuestión es quién lo lee |
| Un gran descuadre en el inventario, sin saber de dónde viene | Existencias, entradas de mercancía, inventario | TPV completo con control de stock |
| Muchos proveedores, muchos pedidos, artículos olvidados | Compras, sugerencias de pedido, gestión de proveedores | TPV completo |
| Tu caja llega al final de su vida útil o estás a punto de abrir | Emisión legal de tiques | Caja registradora oficial o sistema homologado |
Si la mayoría de las filas de tu lista ocurren en el mostrador —la cola, la formación, las mermas, las cifras del día—, no necesitas forzosamente un sistema grande. Pero si tus problemas están en el almacén y en las compras, una app de mostrador no los resolverá, por muy rápida que sea.
Las tres categorías: caja registradora, TPV, app de mostrador
Detrás de las palabras «software para tiendas» hay tres cosas bastante distintas. Muchos malentendidos vienen de que el comercial y el tendero no se refieren a lo mismo cuando lo dicen. Por eso conviene aclarar de cuál estáis hablando ya en la primera conversación.
| Aspecto | Caja registradora oficial (homologada) | TPV completo | App de mostrador |
|---|---|---|---|
| ¿Para qué sirve? | Emisión legal de tiques y comunicación con Hacienda | Llevar toda la tienda: ventas, stock, compras, informes | Atención más rápida y las cifras del día, junto a la caja actual |
| ¿Sustituye a la caja oficial? | Es el propio dispositivo obligatorio, donde se exige | Solo si está homologado en tu país: pregunta | No |
| Existencias e inventario | Normalmente no | Sí, es uno de sus puntos fuertes | Normalmente no |
| Compras, proveedores | No | Sí | No |
| Aprendizaje | Corto, pero hay que memorizar los códigos | Más largo, muchos menús y ajustes | Corto, pocas pantallas |
| Puesta en marcha | Instalación por un técnico | Días o semanas: productos, stock, ajustes | Horas: introducir productos y códigos cortos |
| Hardware | Su propio dispositivo específico | A menudo su propio terminal, impresora y lector de códigos de barras | Tu teléfono o tableta actual |
| ¿Para quién es? | Todo aquel a quien la ley se lo exige | Tiendas con un surtido amplio, muchos proveedores y almacén | Tiendas pequeñas, panaderías, bares de tapas, donde el mostrador es el cuello de botella |
El error más habitual ocurre en la tercera columna. Una app de mostrador no es un «TPV barato», sino otro tipo de herramienta: no lleva existencias, no gestiona compras ni proveedores y no emite tiques fiscales. A cambio, se aprende rápido, funciona en los dispositivos que ya tienes y te da el puñado de cifras que una tienda pequeña necesita para sus decisiones diarias. Si necesitas existencias y pedidos, no intentes apañarte con una app: eso pide un TPV completo.
¿Cuál necesitas?
A menudo lo deciden dos o tres preguntas. La lista de abajo no es completa; solo recoge las situaciones más habituales.
- Estás a punto de abrir y aún no tienes caja: resuelve primero la parte obligatoria con tu gestor. Todo lo demás se construye sobre ella, y hacerlo al revés sale caro.
- Tienes una caja oficial, un almacén pequeño y el problema está en el mostrador (cola, formación, mermas): normalmente basta una app de mostrador, y la caja se queda.
- Varios cientos de referencias de proveedores, pedidos regulares, almacén, un descuadre de inventario apreciable: necesitas un TPV completo con control de stock. Aquí una app se queda corta.
- Una panadería, frutería o bar de tapas con mucha mercancía sin código de barras: fíjate especialmente en cómo se introduce un cruasán o un kilo de manzanas; eso decide la velocidad del mostrador.
- Dos tiendas o más: en ambas categorías busca informes por tienda y comprueba si los datos de las tiendas se pueden ver en un solo sitio.
- Todo funciona ya bien con un cuaderno o una hoja de cálculo: quizá todavía no necesitas nada. De eso trata el apartado «Cuándo no cambiar».
Dos categorías a la vez también pueden ser una buena solución. No es raro que la caja oficial se quede, que se le sume una app de mostrador para la atención rápida y las cifras del día y que el stock se siga llevando en una hoja de cálculo sencilla. No es una solución a medias si cubre exactamente lo que duele.
Las 12 preguntas antes de pagar
Hazle estas preguntas al comercial y, sobre todo, háztelas a ti durante la prueba. Ninguna es técnica. Todas tratan de cómo funcionará el programa en tu mostrador, con tu gente.
- 1¿Cuánto tarda en aprenderlo un dependiente nuevo? No lo juzgues por la demo; dáselo a alguien que no lo haya visto. Si al cabo de una hora todavía no sabe atender solo, pagarás esa hora de nuevo con cada persona nueva del equipo.
- 2¿Cómo entran los productos? Pregunta en concreto por la mercancía sin código de barras: bollería, verdura a granel, tartas vendidas por porciones. Si para eso hay que buscar en los menús cada vez, la cola no se acortará.
- 3¿Funciona sin internet? La pregunta no es si tienes wifi, sino qué pasa cuando se cae. ¿Sigue registrando y sincroniza después, o se detiene la atención?
- 4¿Cuántos dispositivos cubre el precio? Muchas suscripciones cobran por dispositivo o por usuario. Si sois dos en el mostrador y además hay un teléfono en la trastienda, calcula el precio así.
- 5¿Necesita hardware nuevo? ¿Funciona en tu teléfono o tableta actual y convive con tu caja de ahora, o solo funciona con su propio terminal y su propia impresora?
- 6¿Qué informes da y quién los va a leer? Un informe de veinte páginas que nadie abre no vale nada. Comprueba si ves de un vistazo la facturación del día, el beneficio por producto y qué se vende a qué hora.
- 7¿Cómo gestiona los permisos? El dependiente debe ver lo que necesita, pero no tener acceso al beneficio, a los precios ni a los ajustes si tú no quieres.
- 8¿En qué idioma funciona? Si alguien de tu equipo se siente más seguro en otro idioma, una interfaz en su propio idioma ahorra días de formación y significa menos errores en el mostrador.
- 9¿Cuál es el coste completo de un año? Suscripción, dispositivos, terminal, puesta en marcha y formación: la tabla del apartado siguiente te ayuda a sumarlo.
- 10¿Hay permanencia mínima o penalización por baja? Pregunta cuál es la duración mínima del contrato, qué pasa si lo cancelas antes y si el hardware será tuyo.
- 11¿De quién son los datos y se pueden exportar? Tus productos, tus ventas y tus informes son la historia de tu tienda. Pregunta si puedes descargarlos en un formato que abra una hoja de cálculo.
- 12¿Hay una prueba gratuita sin introducir tarjeta bancaria? Si la prueba pide los datos de la tarjeta, al terminar a menudo empieza a cobrarse automáticamente. Una prueba justa no te ata a nada.
„El software de una tienda no se juzga en la demo, sino un sábado por la mañana, cuando hay cinco personas en el mostrador y el dependiente nuevo está solo por primera vez.”
¿Cuánto cuesta de verdad en un año?
En las ofertas, la suscripción mensual aparece casi siempre en letra grande. Pero lo que importa a la tienda es el total pagado en un año, y la suscripción suele ser solo una partida. Parte del resto ni siquiera aparece en una factura, sino en horas de trabajo.
| Partida de coste | En qué fijarse | Cómo calcularlo |
|---|---|---|
| Suscripción | ¿Se cobra por dispositivo, por usuario o por tienda? ¿Qué incluye el paquete básico y qué es un módulo aparte? | Cuota mensual × número de dispositivos × 12, más los módulos que necesites |
| Hardware | ¿Necesitas un terminal, una impresora, un lector de códigos de barras o un cajón portamonedas nuevos, o basta con tu teléfono o tableta actual? | Precio de compra dividido entre los años de uso previstos, o la cuota de alquiler × 12 |
| Terminal de tarjetas | A menudo es un contrato aparte, con su propia cuota y comisión. ¿Está conectado al programa? | Cuota mensual × 12, más la comisión en proporción a la facturación con tarjeta |
| Puesta en marcha | Introducir productos, códigos, fotos, ajustes: ¿quién lo hace y cuánto tarda? | Horas de trabajo × el valor de tu hora o la de tu empleado |
| Formación | No es algo puntual: vuelve con cada persona nueva del equipo | Horas de formación × el número de personas nuevas que esperas al año |
| Soporte | ¿Está incluido en el precio? ¿Está disponible en horario comercial, también los fines de semana? | La cuota anual, si la hay, y las ventas perdidas si no hay nadie que ayude |
| Salida | Permanencia mínima, penalización por cancelación, sacar tus datos | El peor caso: cuánto costaría si cambiaras al cabo de un año |
Un ejemplo sencillo en unidades neutras. Si la suscripción cuesta 20 unidades al mes por dispositivo y la usas en tres dispositivos, son 720 unidades al año. Si la puesta en marcha lleva veinte horas de trabajo y una hora de tu tiempo vale 10 unidades, son otras 200. Si formas a dos dependientes nuevos al año y cada uno necesita ocho horas antes de poder atender solo, son 160 más. Así, «20 al mes» se convierte en más de mil unidades el primer año, y un sistema más barato pero más difícil de aprender puede acabar costando fácilmente más.
La prueba: dos semanas, paso a paso
Una prueba no sirve para pasearse por los menús. Sirve para averiguar qué pasa en tu tienda, con tu gente, en una semana normal y en un día de mucho jaleo. Normalmente bastan dos semanas, si decides de antemano en qué te vas a fijar.
- 11. Antes: apunta qué quieres decidirSaca tu lista de problemas y elige tres. Al final de las dos semanas tienes que responder sí o no a esos, no a si «te gusta».
- 22. Los dos primeros días: introduce los productos más importantesNo todo el surtido. Bastan los treinta a cincuenta productos que suponen la mayor parte de tus ventas, incluidos los que no tienen código de barras. Cronométralo, porque introducirlo todo llevará varias veces más.
- 33. El tercer día: dáselo a alguien que no lo haya vistoUn dependiente o un familiar, con cinco minutos de explicación. Fíjate dónde se atasca, qué pregunta y cuántas veces te mira pidiendo ayuda. Ese es el tiempo real de formación, no el que te dijeron en la demo.
- 44. La primera semana: úsalo en una hora puntaEn el jaleo de la mañana o de la tarde, no cuando está tranquilo. Mira si la atención es más rápida y qué pasa si apagas el wifi un minuto.
- 55. La segunda semana: abre el informe y hazle preguntas¿Puedes leer en él qué se vendió más, a qué hora y cuál fue el beneficio? Si en la segunda semana todavía no abres el informe por tu cuenta, el programa tampoco cambiará tus decisiones.
- 66. Al final: prueba la salidaDescarga tus datos y ábrelos en una hoja de cálculo. Mira cómo se cancela y si el cobro empieza automáticamente después de la prueba. Solo entonces decide.
Señales de alarma del comercial
La mayoría de los comerciales trabajan con honradez, pero cobran comisión por la firma de hoy, no por un tendero que sigue contento dos años después. Hay algunas frases ante las que conviene frenar y repreguntar.
| Lo que oyes | Por qué es sospechoso | Qué repreguntar |
|---|---|---|
| «Este precio solo vale hoy.» | La presión favorece una decisión rápida, no una buena | ¿Me das la oferta por escrito, válida una semana? |
| «Hace todo lo que te puedas imaginar.» | Una tienda pequeña no quiere todo, quiere tres cosas bien hechas | ¿Me enseñas ahora mis tres problemas, con mis productos? |
| «Para la prueba solo necesitas el número de tu tarjeta.» | Al final de la prueba se convierte fácilmente en un cobro automático | ¿Hay una prueba sin tarjeta bancaria? ¿Cómo se cancela? |
| «La permanencia mínima es igual en todas partes.» | No es igual en todas partes y a menudo se puede negociar | ¿Cuál es la penalización por baja el primer año y después? |
| «La exportación no suele necesitarla nadie.» | La necesitarás cuando quieras cambiar, y entonces ya es tarde para preguntar | ¿Cómo descargo mis ventas y mis productos, y en qué formato? |
| «Esto también sustituye a tu caja.» | Solo es cierto donde el sistema está homologado y las normas lo permiten | ¿Me lo confirmas por escrito, para que lo compruebe mi gestor? |
| «La formación lleva una tarde.» | Para ti, quizá; para un dependiente nuevo en el jaleo del sábado, difícilmente | ¿Puede probarlo alguien de mi equipo que no lo haya visto? |
Algunas señales no aparecen en las palabras, sino en el comportamiento:
- No te dan el precio anual completo en una sola cifra, solo la cuota mensual y los primeros meses «con descuento».
- La demo solo funciona con sus propios productos de ejemplo, no con la mercancía de tu tienda.
- La respuesta a cada función que falta es «llega en la nueva versión».
- No saben decirte a quién llamas un sábado por la mañana si el sistema no funciona.
- Se espera que firmes el contrato en el momento y no puedes llevártelo a casa para leerlo.
Cuándo no cambiar
No toda tienda necesita hoy un software de tienda. Si el día a día funciona y las cifras que necesitas para tus decisiones están en un cuaderno o en una hoja de cálculo, cambiar es solo coste y aprendizaje. Un sistema nuevo siempre te frena las primeras semanas; eso solo compensa si hay algo que resolver.
- Trabajas solo o en pareja, y en el mostrador siempre está la misma persona.
- Tu surtido es pequeño y estable, y sabes de memoria qué se vende.
- El resumen diario de la caja te da lo que quieres saber por la noche.
- Las mermas son pocas y siempre se apuntan en el cuaderno.
- Una hoja de stock sencilla se actualiza cada semana y cuadra más o menos en el inventario.
- Se acerca un gran cambio —una mudanza, una reforma, un pico de temporada— y no es buen momento para implantar un sistema nuevo.
Cómo montar una hoja de stock que funcione, y las señales de que se te ha quedado pequeña, lo explicamos en nuestro artículo «Control de stock en Excel». Si varias de esas señales se cumplen en tu caso, es hora de cambiar; si no, quédate con lo que funciona.
Lista de comprobación antes de comprar
- He apuntado los tres problemas más importantes que quiero resolver.
- Sé qué categoría necesito: caja registradora oficial, TPV completo, app de mostrador, o dos de ellas.
- He comprobado con mi gestor qué es obligatorio para emitir tiques.
- Una persona nueva del equipo lo ha probado y en una hora ya atendía sola.
- He visto cómo se introduce la mercancía sin código de barras.
- He probado qué pasa sin internet.
- He sumado el coste anual completo, por dispositivo e incluidas las horas de trabajo.
- Conozco la permanencia mínima y la penalización por baja, por escrito.
- He descargado mis datos y los he abierto en una hoja de cálculo.
- La prueba no pedía tarjeta bancaria, o sé exactamente cómo cancelarla.
Resumen
- La elección empieza por tus problemas de hoy, no por la lista de funciones.
- Hay tres categorías: caja registradora oficial, TPV completo, app de mostrador; y a menudo dos funcionan una al lado de la otra.
- Donde es obligatoria, nada sustituye a la caja registradora oficial; resuélvelo con tu gestor.
- De las doce preguntas, las que más importan son la formación, la mercancía sin código de barras y la salida.
- El coste anual completo incluye horas de trabajo, no solo la suscripción.
- Dos semanas de prueba en tu propia tienda, con clientes reales, valen más que cualquier demo; y si todavía te basta el cuaderno, quédate con él.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una caja registradora y un TPV?
Una caja registradora oficial sirve sobre todo para emitir tiques legales y comunicar datos a Hacienda, allí donde la ley lo exige. Un TPV reúne toda la gestión de la tienda: ventas, stock, compras e informes. En algunos países un TPV puede estar homologado y sustituir así a la caja; en otros, los dos funcionan uno al lado del otro. Tu gestor o la administración tributaria local te dirán qué se aplica en tu caso.
¿Puede una app o un software de caja sustituir a la caja registradora oficial?
Una app de mostrador no puede, y normalmente tampoco lo pretende. Un TPV completo solo puede si está homologado en tu país y las normas locales permiten su uso. Si un comercial te lo promete, pídeselo por escrito y enséñaselo a tu gestor antes de firmar. Este artículo no es asesoramiento jurídico: las normas varían entre países y cambian con el tiempo.
¿Qué tipo de software de caja necesita una tienda pequeña?
El que resuelve lo que hoy duele. Si el problema está en el mostrador —la cola, la formación, las mermas, las cifras del día—, a menudo basta una app ligera de mostrador junto a la caja actual. Si el problema está en el almacén y en las compras, necesitas un TPV completo con control de stock. Y si todo funciona bien con un cuaderno o una hoja de cálculo, puede que todavía no necesites nada.
¿Cuánto cuesta al año un software de tienda?
Depende mucho de la categoría y del número de dispositivos, así que, más que un importe concreto, conviene sumar las partidas. Entre ellas están la suscripción por dispositivo o por usuario, el hardware, el terminal de tarjetas, el tiempo dedicado a introducir productos y la formación de cada persona nueva del equipo. Las dos últimas no aparecen en ninguna factura, pero son un coste real en horas de trabajo. Un sistema más barato pero más difícil de aprender puede costar fácilmente más el primer año.
¿Tengo que comprar hardware nuevo para un software de tienda?
Depende de la categoría. Algunos TPV completos funcionan con su propio terminal, impresora y lector de códigos de barras; otros también funcionan en los dispositivos que ya tienes. Las apps de mostrador suelen funcionar en tu teléfono o tableta actual, junto a la caja. Pregunta en concreto qué necesitas para empezar y si el hardware será tuyo o alquilado.
¿Y la mercancía sin código de barras, como la bollería?
En muchas tiendas pequeñas es el mayor cuello de botella del mostrador, así que compruébalo aparte durante la prueba. Pregunta cómo se registra rápido un cruasán, un pastel suelto o un kilo de manzanas: con un código corto, una foto, un botón rápido o una balanza. Si cada vez hay que buscar en los menús, la cola no se acortará, por muy bueno que sea el resto del sistema. Mídelo en una hora punta, no cuando está tranquilo.
¿Por qué importa que el programa funcione sin internet?
Porque tarde o temprano la conexión se cae: una avería del proveedor, un router malo o una pared gruesa. Si entonces el programa se detiene, también se detiene la atención, y la cola del mostrador no espera. Pregunta si sigue registrando sin conexión y qué pasa con los datos cuando vuelve la conexión. Durante la prueba, apaga el wifi un minuto y compruébalo tú mismo.
¿Cuánto debe durar la prueba y en qué me fijo?
Normalmente bastan dos semanas, si decides de antemano en qué te vas a fijar. Introduce los treinta a cincuenta productos más importantes, dale el programa a alguien que no lo haya visto y úsalo en una hora punta de verdad. La segunda semana, mira si puedes responder a tus propias preguntas con el informe. Al final, descarga tus datos y comprueba cómo se cancela.
¿A qué tengo que prestar atención en el contrato?
A la duración mínima del contrato, a la penalización por baja y a qué pasa con el hardware y los datos si te vas. Comprueba si el soporte está incluido en el precio y si está disponible en horario comercial. Comprueba si el precio es por dispositivo, por usuario o por tienda, y qué funciones son módulos aparte. Todo lo que te hayan prometido de palabra, pídelo también por escrito.
¿De quién son los datos si uso un software por suscripción?
Lo fijan el contrato y las condiciones de tratamiento de datos, así que pregúntalo expresamente. Lo que importa en la práctica es si puedes descargar tus productos, tus ventas y tus informes en un formato que abra una hoja de cálculo. Pruébalo durante la prueba en lugar de fiarte de una promesa. Si exportar es complicado o cuesta dinero extra, cambiar más adelante saldrá caro.
¿Cuándo no compensa pasarse a un software de tienda?
Cuando trabajas solo o en pareja, el surtido es pequeño y estable y el resumen diario de la caja te da lo que quieres saber. Tampoco cuando una hoja de stock sencilla se actualiza cada semana y cuadra más o menos en el inventario. Y no implantes un sistema nuevo justo antes de un gran cambio: una mudanza, una reforma, un pico de temporada. Una semana midiendo en un cuaderno muestra rápido si hay algo que resolver.
¿A qué categoría pertenece Boltom App?
A la categoría ligera, de mostrador. Junto a tu caja actual registra las ventas por foto, por código corto o diciendo el nombre del producto, incluso sin internet, e informa de la facturación y el beneficio por producto, por categoría y por hora. No es una caja registradora oficial, no emite tiques fiscales, no lleva existencias y no gestiona compras ni proveedores. Quien necesite eso debe optar por un TPV completo.
Di el nombre del producto y ya está en la caja.
Boltom App se encarga del trabajo detrás del mostrador. Encuentras un producto mirando su foto o diciendo su nombre en voz alta: sin códigos ni papelitos. Lo que sale del estante o acaba en la basura se registra ahí mismo, no en un cuaderno. Funciona junto a tu caja actual, no en su lugar.
- Código rápido con foto: o di el nombre del producto y la caja lo encuentra.
- Consumo propio en tres toques, a nombre de quien lo registra.
- Merma diaria con su motivo: caducado, roto, invendible — sumado en dinero.
Sin tarjeta · 2 minutos
