Подготовка к концу года: сезонный план магазина с октября по январь

В большинстве маленьких магазинов конец года начинается с того, что кто-то одним ноябрьским утром спрашивает: «Так до скольки мы в этом году работаем 31 декабря?» Тут и выясняется, что двое уже попросили отпуск на одну и ту же неделю, половина сезонного товара ещё не заказана, а на большие счета начала декабря не отложено ни копейки.

Для большинства магазинов недели перед праздниками — самый сильный период года, и в нём проще всего ошибиться. Не потому, что это сложно, а потому, что слишком много мелких решений скапливается за слишком короткое время. Если заранее разложить их по неделям, декабрь — это просто много работы. Если нет — хаос.

Эта статья даёт вам весь сезонный план: сезонный календарь с начала октября до середины января, персонал, праздничный режим работы и информирование, ассортимент и предзаказы, акции, деньги, план на два самых загруженных дня, дни между праздниками и январь. В качестве основного примера мы берём Рождество и Новый год; если ваши главные праздники приходятся на другое время, сдвиньте календарь соответственно. Заказу, инвентаризации, режиму работы и планированию смен посвящены отдельные статьи — мы ссылаемся на них, где нужно.

Сезонный календарь: что и когда решать

Сезон длится примерно пятнадцать недель: с начала октября до середины января. Декабрьский пик — лишь две-три недели из них, но его успех зависит от десяти предыдущих. Смысл календаря в том, что у каждого решения есть своя неделя, — потому что всё, что не записано, сползает в середину декабря.

Сроки заказов — вопрос более подробный: у разных товарных групп разные сроки, а количество лучше всего считать по собственным прошлогодним цифрам. Об этом рассказывает наша статья «Когда делать новогодний заказ и сколько заказывать». В сезонном календаре достаточно отметить, какой заказ уходит на какой неделе.

Персонал: отпуска, подмена, обучение

В декабре все хотят отдохнуть, и все хотят одни и те же несколько дней. Если не решить это в октябре, декабрьский график будут определять просьбы, а не торговля. А за неделю до пика уже нет времени спокойно обучить нового человека.

• Соберите заявки на отпуск на декабрь и начало января к середине октября и закройте их к концу месяца. Кто просит позже, идёт после уже одобренных заявок.
• Заранее решите, в какие дни никто не может брать выходной, — обычно это два самых загруженных дня и день перед каждым из них. Скажите это всем одинаково.
• Ищите подменного сотрудника в октябре: бывший коллега, студент, член семьи. К ноябрю ищут все, и хорошие уже заняты.
• Обучайте подменного сотрудника в ноябре, тихими утрами. Новый человек в декабрьский вечер не учится, а выживает.
• В большие дни не оставляйте подменного сотрудника одного на кассе. Пусть он пополняет полки, упаковывает и выдаёт предзаказы — работа с деньгами остаётся за тем, кто делает её годами.
• Планируйте и болезни. В середине декабря кто-то почти наверняка выпадет; держите наготове имя, кому можно позвонить.

Две наши статьи дают готовый план обучения: «Обучение нового сотрудника на кассе за пять минут» — для основ у прилавка и «Как обучить нового продавца за 3 дня» — для всех первых дней. Как составить график, измерить часы пик и перекрытия, мы разобрали в статье «График смен в магазине».

Праздничный режим работы и информирование

О праздничном режиме работы нужно решить две вещи: когда вы будете открыты и как об этом все узнают. О первом большинство владельцев магазинов думают — сколько выручки стоит закрытый день. О втором задумываются реже: плохо объявленный режим работы отпугивает больше покупателей, чем сокращённый.

• Посмотрите прошлогодние продажи в разбивке по дням и часам. В последний день перед праздником вторая половина дня часто пустая — раннее закрытие часто ничего не стоит.
• Торговля в дни между праздниками очень сильно различается от магазина к магазину. В спальном районе она часто бойкая, в офисном квартале — почти никакой.
• 31 декабря пик приходится на начало второй половины дня, и во многих местах вечером уже никто не заходит. Первый день года в большинстве маленьких магазинов тихий — если вам вообще разрешено открываться.
• Если вы будете закрыты, подскажите, где можно купить вместо вас, — упоминание соседней пекарни или магазина приносит расположение, а не потерянную выручку.

Как настроить карточку на картах, мы подробно разобрали в статье «Как люди находят ваш магазин на Google Картах и в поиске» — праздничные исключения там можно заранее внести в отдельное поле. В соцсетях изменение режима работы — самый важный пост, который может опубликовать владелец магазина; об этом наша статья «Как продвигать магазин в соцсетях». А стоит ли держать магазин открытым лишний час, можно посчитать по методу из статьи «До скольки держать магазин открытым?».

Ассортимент: сезонный товар, подарочные наборы, предзаказы

С сезонным ассортиментом вопрос не в том, что ещё можно завезти, а в том, что точно будет распродано до праздников. Каждый сезонный товар, который 2 января ещё стоит на полке, закончит уценкой или списанием. Поэтому держите сезонную полку короткой и заметной и стройте её на прошлогодних цифрах, а не на каталоге поставщика.

• Сезонный товар длительного хранения — конфеты в коробках, праздничные напитки, подарочные наборы: его можно заказывать смелее, часть продастся и после праздника, но праздничная упаковка в январе уже не притягивает.
• Скоропортящиеся праздничные товары — праздничные торты и выпечка, большие партии свежей выпечки, продукты для нарезок: берите их только под предзаказ или очень осторожно.
• Основные товары в больших количествах — мука, сахар, масло, сметана, яйца, безалкогольные напитки, минеральная вода: они продаются надёжнее всего, и их нехватка бьёт больнее всего.
• Мелкие подарки у прилавка — шоколадка, свечи, конверты для подарочных карт: мало места, мало риска, хорошая маржа.

Подарочные наборы и предзаказы

Подарочные наборы работают в маленьком магазине, если они простые: три-четыре готовые подборки по фиксированной цене, которые покупатель может рассмотреть у прилавка. Индивидуальные подборки в большие дни не берите — только в ноябре, под предзаказ. Предзаказы — лучший инструмент сезона: вы знаете, сколько завезти, покупатель может на это рассчитывать, и у вас ничего не остаётся на руках.

• Что: праздничные торты, большие количества выпечки, подарочные наборы, особый напиток или сыр — то, что покупатель хочет именно к этому дню.
• Срок: минимум за два-три рабочих дня до вашего заказа поставщику. Повесьте его у прилавка и опубликуйте на своей странице в соцсетях.
• Запись: имя, телефон, товар, количество, день получения. Хватит тетради или распечатанного листа, но записывайте всегда в одно и то же место.
• Предоплата: для крупных или индивидуальных заказов просите предоплату. Кто заплатил заранее, тот придёт забрать.
• Выдача: в большие дни готовые заказы должны стоять за прилавком по именам, в алфавитном порядке, чтобы никому не приходилось искать.

Что останется у вас на руках 2 января

Перед каждым сезонным заказом спросите себя: если треть этого останется, что я с этим сделаю 2 января? Конфеты в коробках ещё можно продать с уценкой, салфетки с новогодним узором можно хранить год, а с праздничными тортами не получится ни то ни другое. Там, где ответ — «ничего», нужно меньшее количество и предзаказы, а не больше смелости.

Акции: когда да, когда нет

В декабре многим владельцам магазинов кажется, что им тоже надо проводить акции, потому что так делают все. Но в последнюю неделю перед праздниками люди не сравнивают цены, а спешат: они покупают то, что есть, там, где не надо долго ждать. Нет смысла снижать цену на то, что люди купят и так, — в этот момент акция просто подарок из вашей собственной маржи.

Акции стоит планировать заранее, чтобы в нужный день касса сама пробивала верную цену и никому не приходилось в большие дни писать цены от руки. Подробно об этом рассказывает наша статья «Акции по времени: пусть касса пробивает верную цену».

„В декабре покупатели ищут не самый дешёвый магазин, а тот, где есть то, что им нужно, и где не надо полчаса стоять в очереди. Вот что вам нужно обеспечить, а не акцию.”

Деньги: большая закупка и январское затишье

Декабрьская выручка легко убеждает, что сезон приносит деньги. Он приносит прибыль — но по времени деньги движутся иначе. Сезонный товар нужно оплатить в ноябре и начале декабря, когда торговля едва оживилась; потом в январе торговля снова падает, а аренда, зарплаты и коммунальные платежи остаются прежними. Пример ниже показывает, как это выглядит в нейтральных единицах: выручка среднего месяца — 100 единиц.

• В октябре посчитайте, сколько будет стоить сезонная закупка и когда придут счета. Внесите сроки платежей в сезонный календарь.
• Попросите поставщика об отсрочке платежа за сезонный товар — многие соглашаются, если попросить вовремя.
• Отложите на январь минимум месячные постоянные расходы. Эти деньги нужно взять из декабрьской выручки до того, как вы их потратите.
• Не держите декабрьские наличные в магазине. Сдавайте их в банк ежедневно или хотя бы после каждого большого дня.

Почему магазин может быть одновременно прибыльным и без денег и как рассчитать резерв, мы подробно разобрали в статье «Магазин прибыльный, а денег всё равно нет».

План на два самых загруженных дня

В большинстве маленьких магазинов на два дня приходится большая доля сезонной выручки: последний полный день перед главным праздником и 31 декабря. В эти дни ничего нельзя придумывать на ходу. Нужен план, который все слышат накануне и в котором сказано и то, что делать, если что-то пойдёт не так.

1. 11. Накануне вечером: пополнить и выставитьВсе полки полные, сезонный товар — в передней части склада, предзаказы за прилавком по именам, в алфавитном порядке. У всего, что ещё придёт утром, должно быть своё место, чтобы оно не стояло в проходе.
2. 22. Роли: кто пробивает, кто пополняет, кто выдаётОдин человек стоит на кассе и не отходит от неё. Другой пополняет полки, упаковывает, выдаёт предзаказы и при необходимости открывает второе место у прилавка. Каждый знает, к кому обращаться с вопросом.
3. 33. Размен и наличныеДержите много размена — больше, чем в обычный день. В течение дня изымайте деньги из кассы и относите крупные купюры в надёжное место в подсобке, чтобы наличные не скапливались в ящике.
4. 44. Короткие коды для сезонных товаровУ каждого сезонного товара должен быть свой короткий код или кнопка, а список — распечатан у прилавка. Даже подменному сотруднику не нужно искать: праздничный торт или подарочный набор должен пробиваться в два движения.
5. 55. Предзаказы — по отдельному расписаниюПопросите покупателей забирать предзаказы в определённое окно времени и по возможности не в пик. Выдача предоплаченного заказа не должна задерживать очередь.
6. 66. Перерывы — вне пикаПосмотрите прошлогодние продажи по часам и ставьте перерывы на более тихие часы. Одного человека, которого нет на месте в пик, очередь чувствует сильнее, чем что-либо ещё за весь день.
7. 77. Закрытие: сверить кассу в тот же деньНе переносите большой день на следующий. Закройте смену, сверьте кассу и напишите короткий список того, что закончилось и что осталось, — это основа календаря на следующий год.

Между праздниками и в январе

После главного праздника магазин одновременно уставший и полный остатков. Эти дни — чтобы как следует закрыть сезон, пока остатки товара и незаконченные дела не перетекли в следующий год.

• Разберите списание конца сезона и запишите его с причиной: что просрочено, что повреждено, что больше нельзя продать. Тогда в январе будет видно, сколько потеряно и что было заказано с избытком.
• Соберите возвраты: отложите то, что заберёт поставщик, подпишите и согласуйте срок. Всё, что останется в углу склада, к февралю станет вашим убытком.
• Уцените остатки сезонного товара разом, в дни между праздниками, пока их ещё берут. К середине января сезонная полка должна быть пустой.
• Запаситесь напитками и основными товарами к 31 декабря — во многих магазинах это второй пик сезона.
• Если конец года — отчётная дата вашей инвентаризации, готовьтесь к ней в дни между праздниками. Метод описан в нашей статье «Инвентаризация в магазине в конце года шаг за шагом».
• В первую неделю года верните обычный режим работы везде, где вы публиковали праздничный.

В середине января выделите час на подведение итогов, пока ещё помните детали. Сравните сезон этого года с прошлогодним или со средним месяцем: что продавалось лучше, что осталось, в какой час очередь была самой длинной и сколько ушло в списание. Запишите три вещи, которые в следующем году сделаете иначе, — они станут первой страницей сезонного календаря следующего года.

Частые ошибки

• Начать планировать в ноябре. К тому времени отпуска уже разобраны, подменные сотрудники заняты, а часть сроков заказов прошла.
• Вывесить праздничный режим работы только на двери. Тот, кто проверяет по телефону, отправляется в путь по старым данным из карточки на картах — и упирается в закрытую дверь.
• Забыть вернуть обычный режим после праздников. Карточка, которая в январе всё ещё показывает «праздничный режим работы», неделями отправляет покупателей прочь.
• Проводить акции в последнюю неделю. Скидка на то, что люди купили бы и так, — чистая потерянная маржа.
• Завозить большие количества праздничных тортов и скоропортящегося без предзаказов. Что останется, 2 января никто не купит.
• Обучать подменного сотрудника за неделю до пика и ставить его в большой день одного на кассу.
• Считать декабрьскую выручку доходом, а не оборотными средствами. Январские аренда и зарплаты те же, а торговля — нет.
• Не записывать списание и остатки в конце сезона. Без этого в следующем году вы снова закажете ту же ошибку.

Чек-лист

В октябре

• Поднимите продажи прошлого сезона в разбивке по дням и товарным группам.
• Соберите и закройте заявки на отпуск на декабрь и начало января.
• Определите праздничный режим работы и проверьте правила, действующие там, где вы работаете.
• Найдите подменного сотрудника и договоритесь, когда он сможет прийти учиться.
• Внесите сроки заказов и платежей в сезонный календарь и спланируйте резерв.

В ноябре

• Обучайте подменного сотрудника тихими утрами.
• Добавьте сезонные товары в кассу с короткими кодами, в отдельную категорию.
• Внесите праздничный режим работы в карточку на картах.
• Запустите предзаказы со сроком и соберите подарочные наборы.
• Оформите сезонную полку и запланируйте акции начала сезона.

В декабре

• Разместите режим работы на двери и на своей странице в соцсетях минимум за две недели.
• Закройте предзаказы в объявленный день.
• Утвердите график на два самых загруженных дня и пройдитесь по плану.
• Закажите достаточно размена и спланируйте изъятие наличных в течение дня.
• Никаких акций в последнюю неделю — только на скоропортящееся, перед закрытием.

Между праздниками и в январе

• Запишите списание конца сезона с причиной и соберите возвраты.
• Уцените остатки сезонного товара разом.
• Подготовьте и проведите инвентаризацию, если она у вас приходится на конец года.
• Везде верните обычный режим работы.
• Подведите итоги сезона и запишите, что в следующем году сделаете иначе.

Итоги

• Конец года решается в октябре: именно тогда нужно определиться с отпусками, режимом работы, ассортиментом и денежным планом.
• Составьте сезонный календарь с начала октября до середины января, с одним-двумя решениями на каждую неделю.
• Обучите подменного сотрудника в ноябре и не ставьте его в большие дни одного на кассу.
• Праздничный режим работы — в трёх местах, одинаковый и заблаговременно: дверь, карточка на картах, страница в соцсетях, — а после праздников верните обычный.
• Держите сезонный ассортимент коротким и основанным на прошлогодних цифрах; скоропортящееся берите под предзаказ.
• Не делайте скидок на то, что люди купят и так; акциям место в начале и в конце сезона.
• Январскому затишью нужен резерв минимум в размере месячных постоянных расходов, а двум большим дням — план.

Частые вопросы