Большинство владельцев магазинов воспринимают инвентаризацию в конце года как неприятную обязанность, которую надо как-то спихнуть между праздниками. Долгий вечер, уставшие люди, листы, заполненные от руки, и в конце число, в котором никто толком не уверен.
А ведь инвентаризация может дать гораздо больше. Это единственный раз в году, когда кто-то берёт в руки каждый товар, и выясняется, что на самом деле лежит на полках и на складе. Всё, что говорят ваш учёт, тетрадь или таблица, — лишь предположение; инвентаризация — день, когда вы сверяете это предположение с реальностью.
Эта статья — о практическом методе: когда считать, что подготовить заранее, как устроить лист пересчёта, как считать и что потом делать с расхождениями. В конце — чек-лист, который можно распечатать. Бухгалтерские и юридические вопросы — обязательна ли она, к какому сроку, по какой стоимости — эта статья не решает: их уточните у своего бухгалтера.
Почему стоит сделать её как следует
За год остаток на бумаге и остаток в реальности почти всегда расходятся. Списание, которое никто не записал; ящик газировки, который выпила команда; поставка, в которой было меньше, чем в накладной; товар, пробитый под неверным кодом. Ничто из этого само по себе не страшно, но вместе за год может набраться заметное расхождение. Инвентаризация это обнуляет: с этого момента вы снова знаете, что у вас есть.
У инвентаризации есть и второе преимущество, о котором говорят реже: каждый товар проходит через ваши руки. Именно тогда вы замечаете товар, который месяцами не двигается в глубине полки, коробку, забытую в углу склада, позиции, у которых подходит срок. Эта информация стоит не меньше итоговой суммы — из неё вырастают заказы и выкладка на следующий год.
Когда считать
Многие магазины считают в последние дни года или на стыке своего финансового года, потому что именно тогда бухгалтерии нужен остаток на конец периода. Какой именно день важен для вас, скажет ваш бухгалтер, — практический вопрос в том, какое время в этих рамках мешает меньше всего.
| Время | Преимущество | Недостаток | Для кого он? |
|---|---|---|---|
| Вечером, после закрытия | Не нужно закрываться, нет потерянной выручки | Уставшая команда, может затянуться до ночи | Маленькая площадь, мало позиций |
| В выходной день, весь день | Спокойный темп, дневной свет, есть время на пересчёт | Один день закрыто | Средний магазин с большим ассортиментом |
| Рано утром, до открытия | Свежая команда, магазин в утреннем порядке | Время открытия подгоняет | Пекарня, где вечером много свежего товара |
| Перед праздничным наплывом | Меньше товара, пересчёт быстрее | Не совпадает с датой конца года | Где это принимает ваш бухгалтер |
| После праздничного наплыва | Товара мало, считать меньше | Часто как раз когда все больше всего устали | Где отчётная дата — конец года |
Какое бы время вы ни выбрали, заранее предупредите поставщиков, чтобы в день инвентаризации не привозили товар, или попросите доставку до отсечки либо после пересчёта. Если хлеб должен прийти в любом случае, отставьте его в сторону и оприходуйте только после пересчёта. Если магазин будет закрыт, вовремя повесьте объявление на дверь — табличка за неделю избавит постоянных покупателей от запертой двери.
Подготовка: за одну-две недели
Секрет хорошей инвентаризации в том, что в сам день остаётся только считать. Всё, что требует решения, — что считается одной единицей, куда идут вскрытые упаковки, какая коробка — возврат, — нужно решить заранее. Кто начинает думать посреди пересчёта, будет медленным и ошибётся.
- Уберите просроченный и повреждённый товар и запишите его как списание. Всё, что вы не хотите считать, должно исчезнуть до инвентаризации — записанным, а не просто выброшенным.
- Постарайтесь распродать медленный товар. Небольшая акция в предшествующие недели — это меньше пересчёта и меньше замороженных денег.
- Наведите порядок на складе: один и тот же товар в одном месте, коробки этикетками наружу, вскрытые упаковки отдельно. На неубранном складе пересчёт занимает вдвое больше времени.
- Разделите магазин на пронумерованные зоны: по стеллажам, по холодильникам, по полкам склада. Дайте каждой зоне маленькую табличку с номером, чтобы ничего не пропустить и чтобы ничего не попало на лист дважды.
- Подготовьте лист пересчёта для каждой зоны. Один лист на зону — так листы можно раздать, а потом видно, какой части не хватает.
- Отложите и пометьте всё, что не ваше или не входит в ваш запас: товар на возврат поставщику, товар на комиссии, отложенные, но ещё не оплаченные заказы покупателей.
- Запишите номер последней оприходованной накладной и время последней продажи. Так потом можно разделить, что было до инвентаризации, а что после.
Единицы и вскрытые упаковки
Самая частая ошибка инвентаризации — не неверный счёт, а неверная единица. Один считает ящиками, другой штуками, третий берёт полупустой лоток за целый. Решите заранее и напишите на листе пересчёта, какой товар в какой единице считается.
| Тип товара | Считать в | Вскрытая упаковка | Пример |
|---|---|---|---|
| Фасованный товар | Штуки | Оставшиеся штуки | 7 стаканчиков йогурта, оставшихся в лотке: 7 шт. |
| Напитки в групповых упаковках | Штуки, а не ящики | Россыпь отдельной строкой | 3 полных ящика × 6 + 4 шт. = 22 шт. |
| Весовой товар | По весу, на весах | Взвешивать, а не прикидывать | Колбасы, сыр, орехи на развес |
| Хлеб и свежий товар | Штуки, на момент отсечки | Что нельзя продать — списание | Записать вечерний остаток до пересчёта |
| Вскрытое для внутреннего использования | Не считается запасом | Пометить, чтобы не попало на лист | Вскрытая пачка пакетов под прилавком |
Лист пересчёта: как его устроить
Лист пересчёта не должен быть сложным, но несколько столбцов обязательны. Один лист должен относиться к одной зоне, с местом для повторного пересчёта и примечания. Названия товаров и единицы стоит напечатать заранее, чтобы считающему оставалось вписать только количество, — но ожидаемое количество на нём не печатайте.
| Зона | Товар | Единица | Пересчитанное количество | Повторный пересчёт | Примечание | Считал / Записывал |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 — холодильник с напитками | Минеральная вода 1,5 л | шт. | 46 | 46 | А. / Б. | |
| 3 — холодильник с напитками | Апельсиновый сок 1 л | шт. | 13 | 12 | Пересчитано: 12 | А. / Б. |
| 7 — склад, верхняя полка | Мука 1 кг | шт. | 38 | — | 1 пакет повреждён, отложен | В. / Г. |
| 9 — полка у прилавка | Шоколад, маленькая плитка | шт. | 64 | 64 | Дорогая позиция: пересчитывает вторая пара | А. / Г. |
Команда и роли
Считать можно и одному, но в парах гораздо точнее и, как ни странно, ещё и быстрее. Считающий не пишет и не теряет нить; записывающий следит, чтобы каждый товар дождался своей очереди. В маленьком магазине обычно хватает двух пар.
- Считающий: берёт товар, вслух называет название и количество. Не пишет, в лист не смотрит.
- Записывающий: записывает то, что слышит, и следит, чтобы каждая строка была заполнена. Если чего-то нет на листе, добавляет новую строку.
- Никто не считает свою зону. Кто весь год заполнял эту полку, увидит число в голове — это не недоверие, а человеческая природа.
- Дорогие позиции — табак, крепкий алкоголь, кофе, сладости у прилавка — вторая пара пересчитывает ещё раз, независимо.
- Пусть будет один координатор — часто это вы, — который раздаёт и собирает листы и решает спорные случаи. Он не считает, он следит за ходом работы.
- Каждые два часа делайте короткий перерыв. Уставший считающий не медленнее, а просто менее точен.
День инвентаризации шаг за шагом
- 11. Отсечка в назначенное времяСкажите вслух и запишите: с этой минуты нет ни продаж, ни приёмки. Закройте день на кассе и запишите время последнего чека. Всё, что движется после этого, нужно учитывать отдельно.
- 22. Короткий инструктаж для командыДесять минут: какая пара получает какую зону, какая единица у сложных товаров, что делать со вскрытыми упаковками и повреждённым товаром, к кому обращаться с вопросами. Вопрос, решённый здесь, не станет потом спором.
- 33. Зона за зоной, в порядке номеровКаждая пара начинает со своих листов. Никто не перескакивает в другое место, не закончив зону, — недосчитанная полка чаще всего бывает причиной того, что что-то пропущено или посчитано дважды.
- 44. Слева направо, сверху внизНа каждой полке один и тот же порядок. Если всегда двигаться одинаково, никому не нужно помнить, где он остановился, и после перерыва можно сразу продолжить.
- 55. Отмечайте каждую пересчитанную секциюБумажка или галочка на табличке зоны: эта секция готова. Если кто-то придёт туда позже, он увидит, что делать больше нечего, — а вы видите, что ещё впереди.
- 66. Считайте вслепую, а не по учётуСчитающий смотрит на полку, а не в лист или на экран. Что насчитано, то и записывается, даже если выглядит странно. Странными числами вы займётесь потом, не сейчас.
- 77. Выборочный пересчётВ каждой зоне выберите несколько строк и дайте другой паре их пересчитать. Если совпадает, зона в порядке. Если нет, стоит пересчитать всю зону — ошибка редко остаётся в одной строке.
- 88. Соберите и проверьте листыПрежде чем кто-то уйдёт домой, просмотрите их: есть ли лист на каждую зону, заполнена ли каждая строка, есть ли подпись? Недостающий лист сейчас исправляется за две минуты; завтра его не исправить.
„В день инвентаризации не нужно быть изобретательным. Все решения должны быть приняты заранее — в сам день вы просто считаете, медленно и одинаково, полку за полкой.”
После: что делать с расхождениями
Если вы ведёте учёт — таблицу или программу, — после инвентаризации вы сравниваете пересчитанное количество с ожидаемым. Расхождения почти наверняка будут. Начинайте не с общей суммы, а с самых больших отдельных расхождений: один-два товара часто дают бо́льшую часть разрыва, и именно у них больше всего шансов найти причину.
| Тип расхождения | Вероятная причина | Что проверить |
|---|---|---|
| Небольшая недостача по многим товарам | Незаписанное списание, потребление персонала | Записывались ли в течение года списание и потребление |
| Большая недостача по одному товару | Ошибка при приёмке или продажа под неверным кодом | Накладные и продажи похожих товаров |
| Излишек по одному товару | Пробит вместо похожего товара | Нет ли недостачи у похожего товара рядом |
| Недостача по весовому товару | Разница при взвешивании, потери при нарезке | Весы и то, как идёт обслуживание |
| Недостача по мелким дорогим позициям | Возможная кража | Где стоит полка, видимость, повторяется ли |
| Не сходится целая зона | Зона пропущена или посчитана дважды | Листы пересчёта и таблички зон |
О причинах расхождений мы подробнее писали в статье о недостаче: недостача обычно складывается из четырёх вещей — потребление персонала, списание, учётная ошибка и кража, — и на каждую нужна своя реакция. Если списание и потребление персонала записывались в течение года — например, в Boltom App, который фиксирует их у кассы с причиной и именем, — то часть расхождения, найденного на инвентаризации, можно объяснить, а не оставить загадкой.
По какой цене оценивать товар
Пересчитанное количество нужно по какой-то цене перевести в деньги. Для большинства маленьких магазинов обычная практика — закупочная цена, потому что она показывает, сколько денег действительно заморожено на полках; продажная цена показывает ожидаемую выручку, а не стоимость запаса. Какой метод принят в вашем случае и как быть с закупочными ценами, менявшимися в течение года, решает ваш бухгалтер.
Хранение документов и цели на следующий год
Сложите заполненные, подписанные листы пересчёта в папку и, если можете, ещё и сфотографируйте. Если позже у бухгалтера или у вас возникнет вопрос, ответ можно найти здесь. Затем запишите для себя три вещи: какая зона заняла больше всего времени, у какого товара было самое большое расхождение и что вы сделали бы иначе. Это станет планом следующей инвентаризации — и часто показывает, что некоторые группы товаров стоит пересчитывать ежемесячно и в течение года.
Чек-лист
За две недели
- Уточните у бухгалтера: какой день, по какой стоимости, в каком виде он хочет получить результат.
- Выберите день и время инвентаризации и сообщите команде.
- Предупредите поставщиков, чтобы в этот день не привозили товар.
- Начните распродавать медленный товар.
- Повесьте объявление на дверь, если магазин будет закрыт.
Накануне
- Уберите просроченный и повреждённый товар и запишите его как списание.
- Наведите порядок на складе и развесьте таблички зон.
- Распечатайте листы пересчёта по зонам, с товарами и единицами, без ожидаемых количеств.
- Отложите и пометьте возвраты, товар на комиссии и отложенные заказы покупателей.
- Приготовьте ручки, планшеты для бумаг, весы и калькулятор.
В день инвентаризации
- Запишите время отсечки, последний чек и последнюю накладную.
- Проведите десятиминутный инструктаж с распределением пар и зон.
- Считайте зона за зоной, слева направо, сверху вниз, вслепую.
- Пусть дорогие позиции пересчитает вторая пара.
- Сделайте выборочный пересчёт в каждой зоне.
- Прежде чем кто-то уйдёт домой, соберите и проверьте листы.
После
- Сравните пересчитанные количества с учётом и начните с самых больших расхождений.
- Найдите причину каждого большого расхождения, прежде чем кого-то расспрашивать.
- Оцените товар так, как договорились с бухгалтером, и передайте результат.
- Подшейте и сфотографируйте подписанные листы пересчёта.
- Запишите, что заняло много времени и что вы сделали бы иначе в следующем году.
Чего делать не надо
- Не считайте в рабочие часы, если без этого можно обойтись. Всё, что продаётся во время пересчёта, будет не хватать либо в инвентаризации, либо в продажах.
- Не принимайте поставки в день инвентаризации. Наполовину распакованный поддон — самый быстрый способ сделать так, чтобы цифры не сошлись.
- Не печатайте ожидаемое количество на листе пересчёта. Кто знает, сколько должно быть, найдёт ровно столько.
- Не давайте каждому считать свою полку. Дело не в честности, а в том, что знакомую полку мы видим памятью.
- Не прикидывайте весовой товар на глаз. Взвешивайте — прикидка самое слабое место инвентаризации.
- Не начинайте подозревать людей по общей сумме. Сначала найдите причину расхождения; чаще всего это учётная ошибка.
- Не выбрасывайте листы пересчёта, как только получили итог. Сколько именно их хранить, скажет бухгалтер.
Итоги
- Инвентаризация — день, когда вы видите реальность вместо учётных данных, — её стоит провести как следует.
- Выберите тихий день или считайте после закрытия, и пусть в этот день не будет поставок.
- За одну-две недели: уборка, порядок на складе, пронумерованные зоны, один лист пересчёта на зону, единицы определены заранее.
- В сам день: точная отсечка, счёт в парах, слева направо и сверху вниз, вслепую, с выборочным пересчётом.
- После начинайте с больших расхождений и для каждого найдите причину.
- В юридических и бухгалтерских вопросах — обязанность, срок, оценка, хранение документов — последнее слово за вашим бухгалтером.
Частые вопросы
Достаточно ли проводить инвентаризацию раз в год?
Многим магазинам полная инвентаризация нужна раз в год, но этого мало, чтобы вовремя замечать проблемы в течение года. То, что видно только через двенадцать месяцев, трудно исправить. Поэтому помимо полной инвентаризации стоит каждый месяц пересчитывать несколько десятков самых дорогих или чаще всего не сходящихся товаров. Как часто нужно проводить полную инвентаризацию, скажет ваш бухгалтер.
Можно ли проводить инвентаризацию, пока магазин открыт?
Можно, но сделать её точно гораздо труднее. То, что продаётся или поступает во время пересчёта, легко может попасть дважды или выпасть. Если закрыться нельзя, пересчитайте склад до открытия, торговый зал — зона за зоной в самые тихие часы, и для каждой зоны запишите точное время пересчёта. Так потом можно учесть продажи, но работы больше, чем при инвентаризации в закрытом магазине.
Сколько длится инвентаризация в маленьком магазине?
Больше всего это зависит от числа позиций и от подготовки, а не от площади. В хорошо подготовленном маленьком магазине две пары обычно управляются за несколько часов; при неубранном складе и не определённых заранее единицах та же работа может занять всю ночь. На первой инвентаризации засеките время по каждой зоне: в следующем году это точно скажет, сколько нужно времени и людей. Самое быстрое улучшение — почти всегда порядок на складе заранее.
Что делать с расхождением?
Начинайте с самых больших отдельных расхождений, а не с общей суммы. Проверьте накладные, продажи похожих товаров и не было ли списания или потребления персонала, которое не записали. Недостача по одному товару часто соседствует с излишком по похожему: значит, его пробили под неверным кодом. То, что после всех проверок остаётся необъяснённым, стоит разобрать дальше — в этом поможет наша статья о недостаче.
Оценивать товар по закупочной или по продажной цене?
Для большинства маленьких магазинов обычная практика — оценка по закупочной цене, потому что она показывает, сколько денег действительно в вашем запасе. Продажная цена показывает ожидаемую выручку, в которую входит ваша наценка, поэтому она завышает стоимость запаса. Какой метод принят в вашем случае и что делать, если закупочная цена за это время изменилась, решает ваш бухгалтер. Спросите заранее, чтобы знать, какие данные собрать вместе с листами пересчёта.
Нужно ли заранее сообщать бухгалтеру?
Да, и заблаговременно. Бухгалтер скажет, на какой день нужен остаток на конец периода, по какой стоимости и в каком виде он хочет получить результат и сколько нужно хранить листы пересчёта. Если узнать это только после инвентаризации, могут не хватить данные, которые потом уже не добавишь. Короткий разговор за две недели экономит много работы потом.
Можно ли провести инвентаризацию одному?
Можно, особенно в совсем маленьком магазине, но это медленнее и проще ошибиться. Если считаете один, надиктовывайте числа в голосовую заметку на телефоне или сначала считайте, а потом записывайте, полка за полкой, чтобы не приходилось посередине смотреть в лист. Дорогие позиции пересчитайте дважды, в разное время. Если удастся найти на этот день хотя бы одного помощника, это стоит больше любой хитрости.
Что делать с просроченным и повреждённым товаром?
До инвентаризации уберите его и запишите как списание, чтобы не считать его запасом. То, что обнаружится во время пересчёта, отложите, впишите в столбец примечаний листа пересчёта и не считайте товаром для продажи. Если нигде это не записать, на инвентаризации это проявится как простая недостача, и вы не будете знать её причину. Списание — одна из самых честных частей инвентаризации: оно видно, и у него есть объяснение.
Как быть с возвратами и товаром на комиссии?
До инвентаризации отложите их и чётко пометьте, чтобы они не смешались с вашим собственным запасом. Товар на возврат поставщику уже не ваш, товар на комиссии обычно никогда вашим и не был, а отложенный заказ покупателя уже продан. Их стоит перечислить на отдельном листе, чтобы бухгалтер решил, как их учитывать. Главное, чтобы ничто из этого не попало в обычный лист пересчёта.
Что делать со вскрытыми упаковками?
Решите заранее и напишите на листе пересчёта. Во вскрытой групповой упаковке считайте оставшиеся штуки, весовой товар взвешивайте, а вскрытое для внутреннего использования — например, пакеты под прилавком — запасом не считайте. Бо́льшая часть ошибок с единицами — от того, что один считает ящиками, а другой штуками. Если единица указана на листе, такой ошибки не бывает.
Нужен ли для инвентаризации сканер штрихкодов или программа?
Для инвентаризации маленького магазина — не обязательно. Хорошо продуманный бумажный лист пересчёта, пронумерованные зоны и счёт в парах дают надёжный результат. Если у вас есть программа, которая ведёт остатки, она поможет потом при сравнении, но пересчитывать за вас не будет, и принцип счёта вслепую действует и там. Метод важнее инструмента.
Что, если после инвентаризации необъяснённая недостача всё ещё большая?
Сначала ещё раз пройдите по большим расхождениям и проверьте, не пропущена ли какая-то зона и не посчитана ли дважды. Затем подумайте, где в течение года не хватало записей: списание, потребление персонала, приёмка, возвраты. Никогда не подозревайте никого по общей сумме — бо́льшая часть недостач учётного происхождения. Если необъяснённая часть остаётся большой, в следующем году стоит пересчитывать некоторые группы товаров ежемесячно, чтобы вовремя видеть, где она возникает.
Произнесите название товара — и оно уже на кассе.
Boltom App снимает с вас работу за прилавком. Товар вы находите по фотографии или просто произнеся его название — без кодов и без бумажек. То, что уходит с полки или в мусор, записывается прямо там, а не в тетрадь. Приложение работает рядом с вашей кассой, а не вместо неё.
- Быстрый код с фотографией — или произнесите название товара, и касса его найдёт.
- Собственное потребление в три касания, на имя того, кто его записал.
- Ежедневное списание с причиной: просрочено, разбито, непригодно к продаже — подсчитано в деньгах.
Без карты · 2 минуты
