Большинство маленьких магазинов начинают примерно так: тетрадь под прилавком с палочками, и однажды кто-то переносит всё это в таблицу. Путь неплохой. Хорошо построенная таблица Excel может годами служить маленькому магазину, пекарне или овощной лавке — если вы знаете, для чего она и для чего нет.
Проблема обычно не в Excel, а в структуре. Во многих магазинах таблица состоит из одного столбца «остаток», который кто-то время от времени перезаписывает. По нему никогда не понять, почему стало двенадцать вместо пятнадцати — продали, выбросили, кто-то взял или просто опечатались. Хорошая таблица хранит не число, а то, что с ним произошло.
В статье три части: готовый шаблон со столбцами и формулами, еженедельный порядок, который поддерживает её в живом состоянии, и честный список того, где она обычно ломается. Если в конце окажется, что ваш магазин всё ещё помещается в таблицу, смело оставайтесь с ней.
Когда Excel — хороший выбор
Начнём с честного утверждения: Excel — не инструмент для новичков, который нужно как можно скорее заменить. Он бесплатный или очень дешёвый, все в какой-то мере его знают, и он делает ровно то, что вы в него вложили. В маленьком магазине этого часто достаточно — вопрос лишь в том, такой ли у вас магазин.
- Его ведёт один человек. Если таблицу всегда заполняет один и тот же человек, нет путаницы версий и вопроса «кто это изменил».
- В нём несколько сотен товаров. Примерно при трёхстах строках таблица ещё удобна; после тысячи поиск и прокрутка становятся отдельной работой.
- Достаточно еженедельного ритма. Если вы раз в неделю садитесь и вносите движения за неделю, таблица ровно настолько свежа, насколько нужны данные для заказа.
- Кроме продаж, расходных движений мало. Где списание и собственное потребление редки, забывается меньше.
- Приход простой. Несколько поставщиков, одна-две поставки в неделю — это вносится по накладной за несколько минут.
- Магазин только один. Два магазина — это две таблицы, и сравнивать их — отдельная работа.
Если большинство из этого про вас, Excel — хороший выбор, и следующая часть статьи для вас. Если записывают уже несколько человек, а списание приходит на клочке бумаги в конце смены, стоит начать с раздела «Где Excel ломается».
Шаблон: одиннадцать столбцов, три формулы
Описанная ниже структура — это лист «Остатки», где каждая строка — один товар и охватывает один период, обычно неделю или месяц, время между двумя пересчётами. Он идёт от столбца A до столбца K; формулы ссылаются на вторую строку, и оттуда вы протягиваете их вниз.
| Столбец | Что в него вносится? | Формула или пример |
|---|---|---|
| A — Товар | Название товара, как вы искали бы его на полке | Хлеб ржаной |
| B — Код | Короткий уникальный идентификатор, который никогда не меняется | BRD01 |
| C — Единица | В чём считаете: штуки, кг, упаковки, ящики | шт. |
| D — Начальный остаток | Пересчитанное количество на начало периода | Число вручную, напр. 20 |
| E — Приход | Что поступило за период, по накладным | Число вручную или сумма из «Движений» |
| F — Продажи | Что ушло как проданное | Число вручную или сумма из «Движений» |
| G — Списание | Просроченный, разбитый, испорченный, непродаваемый товар | Число вручную или сумма из «Движений» |
| H — Собственное потребление | Что взяли себе сотрудники или владелец | Число вручную или сумма из «Движений» |
| I — Расчётный остаток | Что по бумагам должно быть на полке | =D2+E2-F2-G2-H2 |
| J — Фактический (пересчитанный) | Что вы действительно насчитали в конце периода | Число вручную |
| K — Расхождение | Разница между пересчитанным и расчётным; минус = недостача | =J2-I2 |
В конце стоит добавить два вспомогательных столбца: L — Закупочная цена (за единицу) и M — Сумма расхождения, с формулой =K2*L2. Это третья формула и, пожалуй, самая полезная: количество штук само по себе вводит в заблуждение, ведь три недостающие пачки жвачки и три недостающие бутылки масла — не одно и то же. Если отсортировать таблицу по столбцу M, вверху списка окажется то, что стоит проверить.
Два листа: почему журнал движений лучше перезаписанного числа
Таблицу выше можно заполнять вручную: в конце недели вписываете, сколько пришло и сколько ушло. Это работает, но есть слабое место — за итогом исчезают «когда», «что» и «кто». Если в столбце списания стоит четырнадцать, вы не знаете, был это один плохой день или две недели медленной утечки. Поэтому стоит добавить второй лист, «Движения», в котором вы никогда ничего не исправляете и не удаляете, а только добавляете.
| Дата | Товар (код) | Тип | Количество | Кто записал |
|---|---|---|---|---|
| Понедельник | BRD01 | Приход | +24 | Анна |
| Понедельник | BRD01 | Продажа | −18 | касса |
| Вторник | MLK02 | Списание (просрочка) | −3 | Пётр |
| Вторник | COF05 | Собственное потребление | −1 | Анна |
| Среда | MLK02 | Приход | +30 | Пётр |
У количеств со знаком есть одно большое преимущество: на листе «Остатки» одна функция складывает всё изменение товара. В Excel это СУММЕСЛИ: =D2+СУММЕСЛИ(Движения!B:B;B2;Движения!D:D) — то есть к начальному остатку прибавляются все строки листа «Движения», код в которых совпадает с кодом в этой строке. Если нужна ещё и разбивка по типам (сколько было списания, сколько собственного потребления), удобнее всего сводная таблица, которая обновляется одним щелчком.
Журнал движений лучше перезаписанного числа, потому что по нему можно пройти назад. Если в конце месяца расхождение отрицательное, видно, с какой недели оно началось, по каким товарам и в чью смену. Перезаписанное число говорит только, сколько есть сейчас. Журнал говорит и то, как до этого дошло.
Настройка за один вечер
Выходные для этого не нужны. Хватит спокойного вечера, ноутбука и полок — большая часть времени уходит не на таблицу, а на список товаров и первый пересчёт.
- 11. Составьте список товаров и дайте каждому кодПройдите вдоль полок и заполните столбцы A–C. Код должен быть коротким и постоянным (BRD01, MLK02) — название может меняться, код никогда. Этот шаг труднее всего исправить потом, так что не спешите.
- 22. Определитесь с единицамиСчитаете в штуках, килограммах или упаковках? Главное, чтобы у каждого товара была одна единица и приход вы вносили тоже в ней. Если поставщик привозит ящиками, а продаёте вы поштучно, при приходе пересчитывайте в штуки.
- 33. Пересчитайте полку — это ваш начальный остатокПосле закрытия или до открытия, когда ничего не движется. Пересчитанное количество идёт в столбец D. Если товаров слишком много, начните с двадцати-тридцати самых важных, а остальные добавляйте в следующие недели.
- 44. Создайте лист «Движения»Пять столбцов: дата, код, тип, количество, кто. Для типа используйте выпадающий список («Проверка данных»), чтобы «списание», «Списание» и «выбросили» не стали тремя разными категориями.
- 55. Введите формулы и проверьте их на трёх товарахДобавьте несколько выдуманных движений и проверьте, совпадает ли расчётный остаток с тем, что получается вручную. Если да, удалите тестовые строки и протяните формулы на все товары.
- 66. Решите, кто что и когда записываетЭто не вопрос таблицы, но от него зависит всё. Кто вносит поставку? Кто вносит списание? Куда идёт записка, если ноутбука нет под рукой? Если в первый день ответа нет, к третьей неделе столбцы будут пустыми.
Еженедельный порядок, который поддерживает её в живом состоянии
Таблица точна не потому, что формула хорошая, а потому, что данные в неё попадают регулярно. Этот порядок занимает примерно двадцать минут в неделю, если движения собираются по ходу, — и час, если всё приходится собирать в конце недели.
- 1Внесите накладные за неделю как приход. Держите накладные в лотке рядом с ноутбуком, пока они не внесены.
- 2Внесите продажи. Если касса умеет давать сводку по товарам, скопируйте оттуда; если нет, это самое слабое место таблицы.
- 3Соберите списание и собственное потребление из записок за неделю или из тетради. Если список пуст, спросите: его правда не было или его никто не записал?
- 4Пересчитайте пять–десять товаров — не все. Каждую неделю другие, но дорогие и быстро продающиеся товары должны попадать чаще.
- 5Посмотрите расхождение по пересчитанным товарам. Если товара не хватает два пересчёта подряд, займитесь этим, а не разовым колебанием.
- 6Сохраняйте файл в одном месте, под одним именем. Дату держите внутри файла, а не в его названии.
Где Excel ломается
Excel редко ошибается в арифметике. Он ломается там, где встречается с людьми и с тем, как работает магазин: когда в нём работают несколько человек, когда движение происходит не там, где файл, и когда мелкая ошибка неделями остаётся незамеченной. Всё это появляется не за одну ночь, а постепенно — и обычно вскрывается, когда на инвентаризации ничего не сходится.
| Симптом | Почему так происходит? | Сколько стоит? |
|---|---|---|
| Несколько человек хотят писать одновременно | Один файл безопасно редактирует один человек за раз; общая версия конфликтует или перезаписывается | Потерянные строки, которые никто не ищет |
| Файл в подсобке, продажи впереди | Ноутбук стоит в кабинете, движение происходит у прилавка | Цифры, вписанные задним числом, по памяти |
| «остатки_финал_2.xlsx» | Каждый сохраняет на своём компьютере и пересылает по почте | Непонятно, какая версия верная, и две приходится сводить |
| Протянутая формула незаметно съезжает | Вставленная строка, ячейка, перезаписанная вручную, неверный диапазон | Неделями неверный остаток, которого никто не замечает |
| Не видно, кто что изменил | Таблица не ведёт журнал изменений | Когда есть расхождение, спросить некого |
| Неудобно на телефоне | Крошечные ячейки, прокрутка, случайные касания | Во время смены никто не записывает |
| Списание и собственное потребление выпадают | Никто не пойдёт в подсобку из-за одного просроченного йогурта или одного кофе | Расхождение становится «неизвестной недостачей», хотя это не так |
Последняя строка — самая важная. Приход вносится почти всегда, потому что есть накладная, и продажи как-то попадают, если касса даёт сводку. А вот списание и собственное потребление бумаги не оставляют: просроченный йогурт летит в мусор, кофе выпивается в начале смены, и никто не идёт в подсобку, чтобы это внести. В конце месяца всё это оседает в столбце «недостача» и выглядит как кража — хотя большая часть просто не была записана.
„Таблица подводит не там, где считает, а там, где ждёт: в подсобке, пока кто-нибудь не вспомнит, что произошло впереди.”
Признаки того, что пора переходить на программу
Нет одной точки, в которой Excel становится «плохим». Но есть признаки, которые вместе показывают, что на поддержание таблицы вы тратите больше времени, чем она возвращает. Если три-четыре из них про вас, стоит всерьёз присмотреться к другим вариантам.
- Записывают несколько человек, и чья-то запись уже пропадала или появлялась дважды.
- Столбцы списания и собственного потребления регулярно пусты или показывают подозрительно круглые числа.
- Существует несколько версий файла, и непонятно, какая актуальная.
- Еженедельный порядок регулярно пропускается, потому что один час превратился в два.
- Расхождение каждый месяц большое, но вы не можете сказать, на какой неделе или в чью смену оно возникло.
- Из-за второго магазина или новой кассы движения теперь происходят в нескольких местах.
- Ошибка в формуле вскрылась только на инвентаризации, спустя недели.
На что смотреть в программе
При переходе вопрос не в том, сколько функций у программы, а в том, решает ли она ту часть, где ломается ваша таблица. Если у вас выпадают именно расходные движения, сложная складская система ничем не поможет, если записывать у прилавка так же трудно, как раньше.
| Критерий | Почему это важно? | Как проверить |
|---|---|---|
| Запись там, где это происходит | То, что не записано сразу, обычно не записывается никогда | Попробуйте записать списание из-за прилавка, с телефона |
| Несколько устройств одновременно | Если у прилавка вас двое, никому не придётся ждать | Запишите на двух телефонах одновременно и проверьте, сохранились ли обе записи |
| Кто записал | Когда есть расхождение, вы знаете, кого спросить | Проверьте, видно ли имя рядом с каждой записью |
| Быстро у прилавка | Очередь, нет времени копаться в меню | Засеките, сколько занимает запись продажи или списания |
| Работает рядом с вашей кассой | Не всегда нужно менять имеющееся оборудование | Спросите, нужно ли ради этого менять кассовый аппарат |
| Данные можно выгрузить | Не нужно выбрасывать таблицу, если цифры можно экспортировать | Проверьте, можно ли скачать отчёт, который вставляется в таблицу |
Переход не означает, что таблицу надо выбросить. Во многих магазинах лучше всего работает схема, при которой трудно собираемые данные — продажи, списание, собственное потребление — записываются там, где возникают, и в конце недели попадают в таблицу из отчёта. Приход и пересчёт остаются в прежнем порядке. Так таблица остаётся тем, в чём она хороша: сводить итоги и находить расхождения.
Чего делать не надо
- Не перезаписывайте цифру остатка. Когда число перезаписано, исчезает причина, по которой оно стало таким, — журнал её сохраняет.
- Не используйте имя файла для контроля версий. Рядом с «финал_2» и «финал_новый» никогда не будет ясно, какой верный.
- Не вписывайте ничего в ячейку с формулой. Перезаписанная формула не выдаёт ошибку — она просто с этого момента показывает неверное число.
- Не пересчитывайте весь магазин каждую неделю. Пять–десять товаров регулярно стоят больше, чем полная инвентаризация, до которой так и не доходит.
- Не считайте расхождение кражей, пока списание и собственное потребление не внесены как следует. Бо́льшая часть недостачи — обычно незаписанные движения.
- Не усложняйте. Вместо макросов и сложных функций — одиннадцать столбцов и две формулы: в этом кто-нибудь разберётся, даже пока вы в отпуске.
- Не ждите полного краха, чтобы перейти. Если несколько признаков про вас, таблица уже стоит больше, чем экономит.
Итоги
- Excel — хорошее начало для одного человека, нескольких сотен товаров и еженедельного ритма.
- Остаток — это сумма движений: начальный + приход − продажи − списание − собственное потребление, и с ним вы сравниваете пересчитанное количество.
- Два листа: журнал движений, в который только добавляют, и сводка, которая считает формулами.
- Двадцатиминутный еженедельный порядок и пять–десять пересчитанных товаров поддерживают её в живом состоянии.
- Она ломается там, где происходит движение: у прилавка, в нескольких руках, одновременно.
- При переходе проверьте, записывает ли программа там, где сегодня теряются данные, — таблицу выбрасывать не обязательно.
Частые вопросы
Подходит ли Excel для учёта товара в маленьком магазине?
Да, до определённого размера он работает хорошо. Если его ведёт один человек, в нём несколько сотен товаров и он обновляется раз в неделю, хорошо построенная таблица может служить вам годами. Предел не в расчётах, а в записи: как только работаете уже в несколько рук и движения происходят у прилавка, таблица отстаёт всё чаще. До тех пор смело оставайтесь с ней.
Какие столбцы нужны в таблице учёта товара?
Рабочий минимум: товар, код, единица, начальный остаток, приход, продажи, списание, собственное потребление, расчётный остаток, фактический (пересчитанный) остаток и расхождение. Стоит добавить закупочную цену и сумму расхождения, потому что количество штук само по себе вводит в заблуждение. Больше столбцов обычно лишь замедляет заполнение. Главное — чтобы у каждого расходного движения был свой столбец, а не общий «прочее».
По какой формуле считать остаток в Excel?
Расчётный остаток — это начальный остаток плюс приход, минус продажи, минус списание, минус собственное потребление, в шаблоне =D2+E2-F2-G2-H2. Расхождение — разница между пересчитанным и расчётным: =J2-I2, где минус означает недостачу. Сумма расхождения — это расхождение, умноженное на закупочную цену. Маленькому магазину редко нужно что-то сложнее.
Чем журнал движений лучше одного столбца остатка?
Тем, что перезаписанное число говорит только, сколько есть сейчас, а не как до этого дошло. В журнале движений каждый приход, продажа, списание и собственное потребление стоит отдельной строкой с датой и именем, так что при расхождении можно проследить, с какой недели и с какого товара всё началось. Журнал к тому же прощает ошибки: неверную строку можно исправить, а неверная перезапись исчезает бесследно. И лист «Остатки» можно рассчитывать из него автоматически функцией СУММЕСЛИ.
Как использовать СУММЕСЛИ с журналом движений?
Если на листе «Движения» поступления стоят со знаком плюс, а расход — со знаком минус, общее изменение товара — это одна сумма. На листе «Остатки» формула =D2+СУММЕСЛИ(Движения!B:B;B2;Движения!D:D), она прибавляет к начальному остатку все движения по этому коду. В разных языковых версиях Excel у функции своё название (в английской — SUMIF), а разделитель аргументов может быть точкой с запятой. Для разбивки по типам удобнее сводная таблица.
Как часто проводить инвентаризацию, если остатки ведутся в Excel?
Полной инвентаризации обычно достаточно раз в квартал или раз в год, если между ними каждую неделю пересчитывать пять–десять товаров. В еженедельную выборку дорогие и быстро продающиеся товары должны попадать чаще, медленные и дешёвые — реже. Так расхождения видны в течение недель, а не только в конце года. Подробно об инвентаризации в конце года — в отдельной статье.
Что делать, если таблица показывает недостачу, но непонятно, откуда она?
Сначала проверьте, всё ли списание и собственное потребление за период внесено, — во многих магазинах бо́льшая часть недостачи просто незаписанные движения. Затем найдите, с какой недели она началась и по каким товарам повторяется; разовое колебание редко что-то значит. Проверьте и формулы, потому что съехавший диапазон выглядит точь-в-точь как недостача. Только если всё это в порядке, стоит искать другую причину.
Могут ли несколько человек пользоваться таблицей одновременно?
С общей облачной таблицей технически да, но на практике именно здесь начинаются проблемы. Если двое пишут в одну строку или кто-то работает в старой скачанной копии, строки могут пропадать или дублироваться, и потом трудно выяснить, кто что изменил. Если вы всё же работаете так, пусть каждый пишет только на листе «Движения», в новую строку, а листом с формулами занимается один человек. Если это регулярно буксует, это один из самых сильных признаков, что пора переходить.
Почему списание и собственное потребление всегда выпадают из таблицы?
Потому что они не оставляют бумаги и происходят у прилавка, пока таблица в подсобке. У прихода есть накладная, у продаж — касса, а к ноутбуку в подсобке никто не пойдёт из-за одной просроченной баночки сливок или одного кофе. То, что не записано сразу, к концу недели обычно забывается. Помогает тетрадь или подставка для записок под прилавком, но надёжное решение — чтобы запись происходила там, где движение.
Когда стоит переходить с Excel на программу?
Когда записываете вы уже в несколько рук, когда столбцы списания и собственного потребления регулярно пусты, когда ходит несколько версий файла или когда еженедельный порядок больше не помещается в ваше время. Один признак сам по себе не повод переходить, но три-четыре вместе — да. При выборе смотрите не на количество функций, а на то, записывает ли программа там, где сегодня теряются данные. Многие магазины даже не выбрасывают таблицу, а просто заполняют трудно собираемые столбцы из другого источника.
На что смотреть при выборе программы учёта товара?
Чтобы запись у прилавка была быстрой, на телефоне или планшете, чтобы несколько устройств работали одновременно и чтобы рядом с каждой записью было видно, кто её сделал. Важно, чтобы она работала рядом с вашей нынешней кассой и чтобы данные можно было выгрузить в отчёт. Прежде чем решать, попробуйте её несколько дней в своём магазине, в по-настоящему загруженный час. То, что быстро на демонстрации, не всегда быстро перед очередью.
Заменяет ли Boltom App мою таблицу остатков?
Не полностью, и он не для этого создан. Boltom App записывает у прилавка то, что уходит с полки: продажи, списание с причиной и собственное потребление с именем того, кто взял, на нескольких устройствах одновременно, рядом с вашей нынешней кассой. Приёмку товара, заказы поставщикам, инвентаризацию по штрихкодам и полный складской учёт он не делает. Поэтому многие магазины оставляют свою простую таблицу остатков и заполняют расходные столбцы из отчётов приложения.
Произнесите название товара — и оно уже на кассе.
Boltom App снимает с вас работу за прилавком. Товар вы находите по фотографии или просто произнеся его название — без кодов и без бумажек. То, что уходит с полки или в мусор, записывается прямо там, а не в тетрадь. Приложение работает рядом с вашей кассой, а не вместо неё.
- Быстрый код с фотографией — или произнесите название товара, и касса его найдёт.
- Собственное потребление в три касания, на имя того, кто его записал.
- Ежедневное списание с причиной: просрочено, разбито, непригодно к продаже — подсчитано в деньгах.
Без карты · 2 минуты
