Реклама программ для магазинов почти всегда начинается одинаково: длинный список всего, что умеет система. Складской учёт, закупки, программа лояльности, интеграция с интернет-магазином, облачные отчёты. Владелец маленького магазина в этот момент обычно чувствует две вещи: что что-то из этого ему наверняка нужно — и что он понятия не имеет, что именно.
Эта статья начинает с другого конца. Она спрашивает не о том, что умеет программа, а о том, что не работает в вашем магазине сегодня — и что из этого решила бы POS-система, приложение у прилавка или вообще ничего. Одним магазинам нужна полноценная система, другим — простое приложение, а третьим пока достаточно аккуратно ведённой тетради.
Мы хотим оставаться объективными, поэтому скажем сразу: мы делаем Boltom App, который относится к лёгкой категории «у прилавка». Это не официальная касса, он не ведёт складские остатки и не занимается закупками. Если вашему магазину нужно именно это, вопросы ниже работают так же хорошо — более того, тогда они важнее всего.
Сначала опишите проблему, а не функцию
Прежде чем смотреть хоть одно предложение, сядьте на десять минут и запишите, что сегодня создаёт трудности. Думайте не системами, а ситуациями: когда останавливается очередь, о чём новый продавец спрашивает в третий раз и о чём вы лишь в конце месяца подозреваете, что там что-то не так. Этот список скажет, какая категория вам нужна — и за какую функцию вы заплатили бы впустую.
| Что болит сегодня | Что должна уметь программа? | Какая категория это решает? |
|---|---|---|
| Очередь у прилавка, продавец ищет товар | Быстрое обслуживание и для товаров без штрихкода, например по фото или короткому коду | Приложение у прилавка или POS-система |
| Новый продавец днями чувствует себя неуверенно | Мало экранов, короткое обучение, трудно ошибиться | В основном приложение у прилавка |
| Списание и собственное потребление нигде не видны | Запись у прилавка, с причиной и именем | Приложение у прилавка или POS-система |
| Вы не знаете, что продаётся и что приносит деньги | Оборот и прибыль по товарам и по категориям | Обе — вопрос в том, кто это читает |
| Большая недостача при инвентаризации, и непонятно откуда | Складские остатки, приход товара, инвентаризация | Полноценная POS-система со складским учётом |
| Много поставщиков, много заказов, забытые позиции | Закупки, предложения заказов, работа с поставщиками | Полноценная POS-система |
| Ваша касса доживает свой век, или вы только открываетесь | Выдача чеков по закону | Официальная касса или сертифицированная система |
Если большинство строк в вашем списке происходит у прилавка — очередь, обучение, списание, дневные цифры, — большая система вам не обязательно нужна. Но если проблемы на складе и в закупках, приложение у прилавка их не решит, каким бы быстрым оно ни было.
Три категории: касса, POS-система, приложение у прилавка
За словами «программа для магазина» стоят три совсем разные вещи. Многие недоразумения возникают оттого, что продавец программы и владелец магазина, произнося их, имеют в виду не одно и то же. Поэтому уже в первом разговоре стоит уточнить, о чём именно идёт речь.
| Критерий | Официальная (фискальная) касса | Полноценная POS-система | Приложение у прилавка |
|---|---|---|---|
| Для чего она? | Выдача чеков по закону и налоговая отчётность | Управление всем магазином: продажи, склад, закупки, отчёты | Более быстрое обслуживание и дневные цифры рядом с нынешней кассой |
| Заменяет ли официальную кассу? | Это и есть обязательное устройство там, где оно требуется | Только если сертифицирована в вашей стране — спросите | Нет |
| Складские остатки и инвентаризация | Как правило, нет | Да, это одна из её главных сильных сторон | Как правило, нет |
| Закупки, поставщики | Нет | Да | Нет |
| Обучение | Короткое, но коды нужно запоминать | Дольше, много меню и настроек | Короткое, мало экранов |
| Настройка | Установка техником | Дни или недели: товары, остатки, настройки | Часы: ввод товаров и коротких кодов |
| Оборудование | Собственное специальное устройство | Часто свой терминал, принтер, сканер штрихкодов | Ваш нынешний телефон или планшет |
| Для кого он? | Все, от кого её требует закон | Магазины с большим ассортиментом, многими поставщиками и складом | Маленькие магазины, пекарни, закусочные, где узкое место — прилавок |
Самая частая ошибка происходит в третьем столбце. Приложение у прилавка — не «дешёвая POS-система», а инструмент другого рода: оно не ведёт складские остатки, не занимается закупками и поставщиками и не выдаёт фискальные чеки. Зато его быстро осваивают, оно работает на устройствах, которые у вас уже есть, и даёт ту горстку цифр, которая нужна маленькому магазину для ежедневных решений. Если вам нужны остатки и заказы, не пытайтесь обойтись приложением — здесь нужна полноценная POS-система.
Какая вам нужна?
Часто всё решают два-три вопроса. Список ниже не полный; он охватывает только самые частые ситуации.
- Вы только открываетесь и кассы ещё нет: сначала решите обязательную часть с бухгалтером. Всё остальное строится на ней, а делать наоборот дорого.
- У вас есть официальная касса, небольшой склад, а проблема у прилавка (очередь, обучение, списание): как правило, достаточно приложения у прилавка, а касса остаётся.
- Несколько сотен позиций от поставщиков, регулярные заказы, склад, заметная недостача: вам нужна полноценная POS-система со складским учётом. Приложения здесь не хватит.
- Пекарня, овощная лавка или закусочная с большим количеством товаров без штрихкода: особенно внимательно посмотрите, как вводится круассан или килограмм яблок, — от этого зависит скорость прилавка.
- Два магазина или больше: в обеих категориях ищите отчёты по каждому магазину и проверьте, можно ли видеть данные магазинов в одном месте.
- С тетрадью или таблицей всё и так работает хорошо: возможно, вам пока ничего не нужно. Об этом раздел «Когда не стоит переходить».
Две категории сразу тоже могут быть хорошим решением. Нередко официальная касса остаётся, к ней для быстрого обслуживания и дневных цифр добавляется приложение у прилавка, а остатки по-прежнему ведутся в простой таблице. Это не полумера, если оно покрывает ровно то, что болит.
12 вопросов до оплаты
Задайте эти вопросы продавцу и, что ещё важнее, себе во время теста. Ни один из них не технический. Все они о том, как программа будет работать у вашего прилавка, с вашими людьми.
- 1Сколько времени нужно новому продавцу, чтобы её освоить? Не судите по демонстрации; дайте её тому, кто её не видел. Если через час он всё ещё не может обслуживать сам, этот час вы будете оплачивать снова с каждым новым сотрудником.
- 2Как в неё попадают товары? Спросите конкретно о товарах без штрихкода: выпечка, овощи на развес, пирожные поштучно. Если для них каждый раз нужен поиск по меню, очередь короче не станет.
- 3Работает ли она без интернета? Вопрос не в том, есть ли у вас wi-fi, а в том, что происходит, когда он пропадает. Продолжает ли она запись и синхронизирует позже — или обслуживание останавливается?
- 4Сколько устройств покрывает цена? Многие подписки берут плату за устройство или за пользователя. Если за прилавком стоите вдвоём, а ещё один телефон в подсобке, так и считайте.
- 5Нужно ли новое оборудование? Работает ли она на вашем нынешнем телефоне или планшете и уживается ли с текущей кассой — или только со своим терминалом и своим принтером?
- 6Какие отчёты она даёт и кто их будет читать? Двадцатистраничный отчёт, который никто не открывает, ничего не стоит. Проверьте, видно ли с одного взгляда дневной оборот, прибыль по товарам и что продаётся в какой час.
- 7Как устроены права доступа? Продавец должен видеть то, что ему нужно, но не иметь доступа к прибыли, ценам и настройкам, если вы этого не хотите.
- 8На каком языке она работает? Если кто-то в вашей команде увереннее чувствует себя на другом языке, интерфейс на родном языке экономит дни обучения — и означает меньше ошибок у прилавка.
- 9Какова полная стоимость за год? Подписка, устройства, терминал, настройка и обучение — таблица в следующем разделе поможет всё сложить.
- 10Есть ли минимальный срок или плата за расторжение? Спросите, каков минимальный срок договора, что будет при досрочном расторжении и станет ли оборудование вашим.
- 11Кому принадлежат данные и можно ли их выгрузить? Ваши товары, ваши продажи и ваши отчёты — это история вашего магазина. Спросите, можно ли скачать их в формате, который открывает таблица.
- 12Есть ли бесплатный тест без ввода банковской карты? Если для теста нужны данные карты, после его окончания оплата часто начинается автоматически. Честный тест ни к чему вас не привязывает.
„О программе для магазина нужно судить не на демонстрации, а в субботу утром, когда у прилавка стоят пять человек, а новый продавец впервые работает один.”
Сколько это на самом деле стоит за год?
В предложениях ежемесячная подписка почти всегда набрана крупным шрифтом. Но для магазина важна сумма, уплаченная за год, а подписка часто лишь одна её статья. Часть остального даже не появляется в счёте, а только в рабочих часах.
| Статья затрат | На что обращать внимание | Как считать |
|---|---|---|
| Подписка | Берут плату за устройство, за пользователя или за магазин? Что входит в базовый пакет, а что — отдельный модуль? | Ежемесячная плата × число устройств × 12 плюс нужные модули |
| Оборудование | Нужны ли новый терминал, принтер, сканер штрихкодов, денежный ящик — или хватит нынешнего телефона или планшета? | Цена покупки, делённая на ожидаемые годы использования, или арендная плата × 12 |
| Платёжный терминал | Часто отдельный договор со своей платой и комиссией. Подключён ли он к программе? | Ежемесячная плата × 12 плюс комиссия пропорционально обороту по картам |
| Настройка | Ввод товаров, кодов, фото, настроек — кто это делает и сколько это длится? | Рабочие часы × стоимость часа вашего или сотрудника |
| Обучение | Не разово: повторяется с каждым новым сотрудником | Часы обучения × ожидаемое число новых сотрудников в год |
| Поддержка | Входит ли она в цену? Доступна ли в рабочие часы, в том числе по выходным? | Годовая плата, если есть, — и упущенные продажи, если помочь некому |
| Уход | Минимальный срок, плата за расторжение, выгрузка данных | Худший случай: во что обошёлся бы переход через год |
Простой пример в нейтральных единицах. Если подписка стоит 20 единиц в месяц за устройство и вы используете её на трёх устройствах, это 720 единиц в год. Если настройка занимает двадцать часов работы, а час вашего времени стоит 10 единиц, это ещё 200. Если вы обучаете двух новых продавцов в год и каждому нужно восемь часов, прежде чем он сможет обслуживать сам, это ещё 160. Так «20 в месяц» в первый год превращается в больше чем тысячу единиц — и более дешёвая, но более сложная в освоении система легко может обойтись дороже.
Тест: две недели, шаг за шагом
Тест нужен не для того, чтобы прощёлкать меню. Он нужен, чтобы узнать, что происходит в вашем магазине, с вашими людьми, в обычную неделю и в людный день. Двух недель для этого обычно достаточно, если заранее решить, за чем вы наблюдаете.
- 11. Заранее: запишите, что вы хотите решитьДостаньте свой список болей и выберите три. В конце двух недель вам нужно ответить «да» или «нет» именно на них — а не на то, «нравится ли».
- 22. Первые два дня: введите самые важные товарыНе весь ассортимент. Достаточно тридцати-пятидесяти товаров, которые дают большую часть продаж, — включая те, что без штрихкода. Засеките время, потому что ввод всего займёт в несколько раз больше.
- 33. Третий день: дайте её тому, кто её не виделПродавцу или члену семьи, с пятью минутами объяснений. Смотрите, где он застревает, что спрашивает и сколько раз смотрит на вас за помощью. Это и есть настоящее время обучения, а не то, что вам сказали на демонстрации.
- 44. Первая неделя: используйте её в час пикВ утренний или дневной наплыв, а не когда тихо. Посмотрите, быстрее ли обслуживание и что будет, если на минуту выключить wi-fi.
- 55. Вторая неделя: откройте отчёт и задайте ему вопросыМожно ли прочитать из него, что продавалось лучше всего, в какой час и какой была прибыль? Если и на второй неделе вы по своей воле не открываете отчёт, то и ваших решений программа не изменит.
- 66. В конце: попробуйте выходСкачайте свои данные и откройте их в таблице. Посмотрите, как отменить подписку и начинается ли оплата после теста автоматически. Только потом решайте.
Тревожные сигналы от продавца
Большинство продавцов работают честно, но комиссию им платят за сегодняшнюю подпись, а не за владельца магазина, который доволен и через два года. На некоторых фразах стоит притормозить и переспросить.
| Что вы слышите | Почему это подозрительно | Что переспросить |
|---|---|---|
| «Эта цена действует только сегодня». | Давление помогает быстрому решению, а не хорошему | Можно получить предложение письменно, со сроком действия неделю? |
| «Она умеет всё, что можно себе представить». | Маленькому магазину нужно не всё, а три вещи, сделанные хорошо | Можете показать мои три проблемы прямо сейчас, на моих товарах? |
| «Для теста нужен только номер вашей карты». | В конце теста это легко превращается в автоматическую оплату | Есть тест без банковской карты? Как отменить? |
| «Минимальный срок везде одинаковый». | Он не везде одинаковый, и его часто можно обсудить | Какова плата за расторжение в первый год и после него? |
| «Выгрузка обычно никому не нужна». | Она понадобится, когда вы захотите перейти, — а тогда спрашивать уже поздно | Как скачать мои продажи и мои товары и в каком формате? |
| «Это заменит и вашу кассу». | Верно только там, где система сертифицирована и правила это позволяют | Подтвердите это письменно, чтобы мой бухгалтер мог проверить? |
| «Обучение займёт полдня». | Для вас, может быть; для нового продавца в субботний наплыв — вряд ли | Может ли попробовать мой сотрудник, который её не видел? |
Некоторые признаки проявляются не в словах, а в поведении:
- Вам не называют полную годовую цену одной цифрой, только ежемесячную плату и «льготные» первые месяцы.
- Демонстрация работает только на их собственных образцах товаров, а не на товарах вашего магазина.
- Ответ на любую отсутствующую функцию — «это будет в новой версии».
- Вам не могут сказать, кому звонить в субботу утром, если система не работает.
- От вас ждут подписания договора на месте, и забрать его домой почитать нельзя.
Когда не стоит переходить
Не каждому магазину сегодня нужна программа. Если повседневная работа идёт нормально, а цифры, нужные для решений, есть в тетради или таблице, переход — это лишь затраты и обучение. Новая система в первые недели всегда замедляет — это окупается, только если ей есть что решать.
- Вы работаете один или вдвоём, и за прилавком всегда один и тот же человек.
- Ассортимент небольшой и стабильный, и вы наизусть знаете, что продаётся.
- Дневная сводка кассы даёт вам то, что вы хотите знать вечером.
- Списания мало, и оно всегда попадает в тетрадь.
- Простая таблица остатков обновляется еженедельно и при инвентаризации примерно сходится.
- Впереди большая перемена — переезд, ремонт, сезонный пик, — а это неудачное время для внедрения новой системы.
Как построить работающую таблицу остатков и по каким признакам понять, что вы её переросли, рассказано в нашей статье «Учёт товара в Excel». Если несколько признаков оттуда верны для вас, пора переходить; если нет — оставайтесь с тем, что работает.
Чек-лист перед покупкой
- Я записал три самые важные проблемы, которые хочу решить.
- Я знаю, какая категория мне нужна: официальная касса, полноценная POS-система, приложение у прилавка — или две из них.
- Я уточнил у бухгалтера, что обязательно для выдачи чеков.
- Новый сотрудник попробовал её и через час обслуживал сам.
- Я видел, как вводятся товары без штрихкода.
- Я проверил, что происходит без интернета.
- Я сложил полную годовую стоимость, за устройство и с учётом рабочих часов.
- Я знаю минимальный срок и плату за расторжение — письменно.
- Я скачал свои данные и открыл их в таблице.
- Тест не требовал банковской карты, или я точно знаю, как отменить.
Итоги
- Выбор начинается с ваших сегодняшних проблем, а не со списка функций.
- Категорий три: официальная касса, полноценная POS-система, приложение у прилавка — и две из них часто работают бок о бок.
- Там, где она обязательна, официальную кассу ничто не заменит; решите это с бухгалтером.
- Из двенадцати вопросов важнее всего обучение, товары без штрихкода и выход.
- Полная годовая стоимость включает рабочие часы, а не только подписку.
- Две недели теста в собственном магазине, с настоящими покупателями, стоят больше любой демонстрации — а если тетради всё ещё достаточно, оставайтесь с ней.
Частые вопросы
Чем касса отличается от POS-системы?
Официальная касса нужна прежде всего для выдачи чеков по закону и налоговой отчётности там, где этого требует закон. POS-система объединяет всё управление магазином: продажи, склад, закупки и отчёты. В некоторых странах POS-система сама может быть сертифицирована и тем самым заменить кассу; в других они работают бок о бок. Что относится к вам, скажет бухгалтер или местная налоговая служба.
Может ли приложение или кассовое ПО заменить официальную кассу?
Приложение у прилавка — нет, и обычно оно на это и не претендует. Полноценная POS-система — только если она сертифицирована в вашей стране и местные правила разрешают её использование. Если продавец это обещает, попросите подтверждение письменно и покажите его бухгалтеру до подписания. Эта статья — не юридическая консультация: правила в разных странах разные и со временем меняются.
Какая кассовая программа нужна маленькому магазину?
Та, что решает то, что болит сегодня. Если проблема у прилавка — очередь, обучение, списание, дневные цифры, — часто достаточно лёгкого приложения у прилавка рядом с нынешней кассой. Если проблема на складе и в закупках, нужна полноценная POS-система со складским учётом. А если всё нормально работает с тетрадью или таблицей, возможно, вам пока ничего не нужно.
Сколько стоит программа для магазина за год?
Это сильно зависит от категории и числа устройств, поэтому вместо конкретной суммы стоит сложить статьи. Сюда входят подписка за устройство или пользователя, оборудование, платёжный терминал, время на ввод товаров и обучение каждого нового сотрудника. Последние две статьи не появляются в счёте, но это реальные затраты в рабочих часах. Более дешёвая, но более сложная в освоении система в первый год легко может обойтись дороже.
Нужно ли покупать новое оборудование для программы магазина?
Зависит от категории. Некоторые полноценные POS-системы работают со своим терминалом, принтером и сканером штрихкодов, другие запускаются и на устройствах, которые у вас уже есть. Приложения у прилавка обычно работают на вашем нынешнем телефоне или планшете, рядом с кассой. Спросите конкретно, что нужно для начала и будет ли оборудование вашим или арендованным.
Как быть с товарами без штрихкода, например с выпечкой?
Во многих маленьких магазинах это самое узкое место прилавка, поэтому проверьте его во время теста отдельно. Спросите, как быстро записать круассан, одно пирожное или килограмм яблок: коротким кодом, фото, кнопкой быстрого доступа или через весы. Если для этого каждый раз нужен поиск по меню, очередь короче не станет, какой бы хорошей ни была остальная система. Измеряйте в час пик, а не когда тихо.
Почему важно, чтобы программа работала без интернета?
Потому что рано или поздно связь пропадает — сбой у провайдера, плохой роутер или толстая стена. Если программа тогда останавливается, останавливается и обслуживание, а очередь у прилавка ждать не будет. Спросите, продолжает ли она запись без связи и что происходит с данными, когда связь возвращается. Во время теста выключите wi-fi на минуту и убедитесь сами.
Сколько должен длиться тест и на что смотреть?
Двух недель обычно достаточно, если заранее решить, за чем вы наблюдаете. Введите тридцать-пятьдесят самых важных товаров, дайте программу тому, кто её не видел, и используйте её в настоящий час пик. На второй неделе посмотрите, можете ли вы ответить на свои вопросы по отчёту. В конце скачайте данные и проверьте, как отменить подписку.
На что обратить внимание в договоре?
Минимальный срок договора, плата за расторжение и что происходит с оборудованием и данными, если вы уходите. Проверьте, входит ли поддержка в цену и доступна ли она в рабочие часы. Проверьте, считается ли цена за устройство, за пользователя или за магазин и какие функции — отдельные модули. Всё, что обещали устно, попросите и письменно.
Кому принадлежат данные, если я пользуюсь программой по подписке?
Это определяют договор и условия обработки данных, так что спросите об этом прямо. На практике важно, можете ли вы скачать свои товары, продажи и отчёты в формате, который открывает таблица. Проверьте это во время теста, а не полагайтесь на обещание. Если выгрузка неудобна или стоит отдельных денег, переход потом обойдётся дорого.
Когда не стоит переходить на программу для магазина?
Когда вы работаете один или вдвоём, ассортимент небольшой и стабильный, а дневная сводка кассы даёт то, что вы хотите знать. И тогда, когда простая таблица остатков обновляется еженедельно и при инвентаризации примерно сходится. Не внедряйте новую систему и прямо перед большой переменой — переездом, ремонтом, сезонным пиком. Неделя замеров в тетради быстро покажет, есть ли вообще что решать.
К какой категории относится Boltom App?
К лёгкой категории «у прилавка». Рядом с вашей нынешней кассой он записывает продажи по фото, короткому коду или по названию товара голосом, даже без интернета, и показывает оборот и прибыль по товарам, по категориям и по часам. Это не официальная касса, он не выдаёт фискальные чеки, не ведёт складские остатки и не занимается закупками и поставщиками. Кому это нужно, тому стоит выбрать полноценную POS-систему.
Произнесите название товара — и оно уже на кассе.
Boltom App снимает с вас работу за прилавком. Товар вы находите по фотографии или просто произнеся его название — без кодов и без бумажек. То, что уходит с полки или в мусор, записывается прямо там, а не в тетрадь. Приложение работает рядом с вашей кассой, а не вместо неё.
- Быстрый код с фотографией — или произнесите название товара, и касса его найдёт.
- Собственное потребление в три касания, на имя того, кто его записал.
- Ежедневное списание с причиной: просрочено, разбито, непригодно к продаже — подсчитано в деньгах.
Без карты · 2 минуты
