Оптовик, поставщик или cash & carry? Где закупать товар для магазина

Четверг, утро, до открытия. На складе закончилась минеральная вода, следующая поставка от оптовика — в понедельник, а ящики с хлебом уже ждут у двери. Хозяин магазина смотрит на ключи от машины: если поехать в cash & carry сейчас, к полудню он вернётся, но до тех пор кто-то должен стоять за прилавком. Если не поехать, к выходным полка с водой опустеет. Тот же вопрос встаёт несколько раз в неделю, и большинство владельцев магазинов решают его по привычке, а не по расчёту.

А ведь то, откуда приходит ваш товар, — одно из самых важных решений в магазине. От него зависит не только ваша маржа, но и то, сколько вашего времени уходит на закупки, сколько ваших денег лежит на складе и как часто полка стоит пустой. Хорошо выстроенный закупочный микс может каждую неделю экономить часы и реальные деньги; плохой забирает и то и другое так, что вы этого даже не замечаете.

В этой статье мы разбираем каналы закупки, сравниваем их, считаем, во что на самом деле обходится закупка на собственной машине, и показываем, как принимать решение по категориям. Мы сознательно не называем ни фирм, ни сетей, ни тарифов, потому что в разных странах и регионах они сильно различаются; примеры приводятся в нейтральных единицах. Переговоры о цене подробно разобраны в статье «Поставщики и закупочная цена: как торговаться и когда менять», объёмы заказа — в статье «Нехватка или избыток товара? Как найти баланс в маленьком магазине», а приёмка товара — в статье «Приёмка товара шаг за шагом — и как должен выглядеть склад».

Шесть путей, которыми к вам приходит товар

Товар маленького магазина обычно приходит из нескольких источников, даже если хозяин не думает о них как о каналах. Стоит один раз осознанно их перебрать и посмотреть, в чём каждый путь хорош, а в чём плох, потому что только тогда видно, где вы переплачиваете за удобство, а где — за привычку.

• Напрямую у производителя или торгового агента бренда. К вам приходит торговый представитель, обычно по фиксированному графику заказов, с доставкой. Цена на конкретный бренд часто самая выгодная, но минимальный заказ может быть высоким, и вы получаете только продукцию этого производителя.
• Оптовик или дистрибьютор с доставкой. Широкий ассортимент от многих производителей, один заказ, один счёт, одна поставка, часто с отсрочкой платежа. Удобно и предсказуемо, но взамен вы привязаны к минимальной сумме заказа и дню доставки.
• Cash & carry, оптовый магазин самообслуживания. Вы едете сами, грузите сами, платите на месте. Гибко, товар у вас сразу, бывают выгодные предложения — но транспорт, время и погрузка ложатся на вас.
• Местный производитель или небольшое хозяйство. Свежий товар, особые продукты, местные связи: яйца, мёд, овощи, домашняя выпечка. Небольшие объёмы, непостоянное предложение, часто индивидуальная договорённость.
• Онлайн-заказ у оптовиков и платформы. Вы заказываете через сайт у одного или нескольких поставщиков, с доставкой. Удобно, заказывать можно и вечером, цены легко сравнивать — но условия у разных платформ сильно различаются.
• Срочная закупка по акции в другом магазине. Если что-то закончилось и другого выхода нет, вы покупаете это по акции в более крупном магазине. Быстро, но дорого и рискованно, поэтому это может быть только исключением.

Большинству магазинов хватает трёх-четырёх каналов. Если их меньше, легко оказаться в зависимости от одного поставщика; если больше, заказы дробятся, растёт число минимумов, счетов и поставок, и вы нигде не становитесь достаточно важным клиентом, чтобы получить хорошие условия.

Рядом: что даёт каждый канал

В таблице ниже — типичная картина. Это не правило: есть производители с небольшим минимумом и cash & carry с доставкой. Но когда вы оцениваете предложение, стоит пройтись по этим пунктам по очереди, потому что самая низкая цена за единицу — далеко не всегда самый дешёвый способ закупки.

В таблице бросается в глаза одно: то, что вы выигрываете в одной колонке, часто оплачиваете в другой. Гибкость cash & carry стоит вашего времени, хорошая цена производителя — высокого минимума и фиксированного графика, удобство оптовика — нескольких процентов в цене. Хорошее решение ищет не самую дешёвую строку, а ту, которая в целом обходится дешевле всего для конкретной группы товаров.

С доставкой: производитель и оптовик

Каналы с доставкой — основа магазина. Товар приходит в оговорённый день, вы его принимаете и тем временем можете оставаться за прилавком. Производитель или агент бренда обычно даёт хорошие цены и акции на свою продукцию, иногда и поддержку с выкладкой на полке, а оптовик привозит товары многих производителей по одному заказу и с одним счётом.

• График заказов. Торговый представитель или система заказов принимает заказы в определённые дни и доставляет в определённые дни. Под это нужно подстраивать свои заказы: то, что закончится после дня поставки, будет отсутствовать до следующей.
• Минимальный заказ. Многие поставщики не доставляют ниже определённой суммы заказа или количества коробок либо берут плату за доставку. Маленький магазин это легко вынуждает брать слишком большие объёмы.
• Один счёт, одна поставка. Главное преимущество оптовика — не всегда цена, а то, что вы имеете дело с одним партнёром вместо двадцати производителей.
• Возвраты и рекламации. Заранее спросите, как они поступают с повреждённым, недостающим или просроченным товаром и сколько у вас времени, чтобы об этом сообщить.

Одно из самых больших преимуществ каналов с доставкой, о котором часто забывают, — отсрочка платежа. Если поставщик выставляет счёт с оплатой через две недели, то две недели ваши полки полны на его деньги. Магазин, который на таких условиях закупает на 1 000 единиц в неделю, постоянно имеет примерно на 2 000 единиц товара, профинансированного поставщиком. Это бесплатный кредит: процентов нет, ради него не нужно идти в банк, а если ходовой товар продан до срока оплаты, деньги уже лежат в кассе к тому моменту, когда нужно платить.

Бесплатный кредит хорош только до тех пор, пока вы обращаетесь с ним дисциплинированно. Если поступающие деньги до срока оплаты вы потратите на что-то другое, день оплаты застанет вас врасплох, а просрочка платежа может ещё и ухудшить ваши условия. Как связаны отсрочка платежа, запасы и касса, подробно разобрано в статье «Магазин прибыльный, а денег всё равно нет — запасы и ликвидность».

Cash & carry: гибко, но не бесплатно

Cash & carry — швейцарский нож владельца маленького магазина. Нет дня заказа, нет минимума, вы покупаете то, что видите, и в тот же день это стоит на полке. Можно поймать выгодные предложения и попробовать новый товар, взяв всего одну коробку. Поэтому многие владельцы закупают там почти всё — и именно в этом ловушка.

• Плюс: вы получаете товар сразу, если что-то неожиданно закончилось.
• Плюс: можно покупать небольшими объёмами, поэтому новый товар можно попробовать без риска.
• Плюс: вы видите предложения своими глазами и можете решить на месте.
• Минус: оплата на месте, поэтому отсрочки нет, и деньги сразу уходят из кассы.
• Минус: транспорт, погрузка и разгрузка — ваша работа, а тем временем вы либо закрываете магазин, либо в нём должен кто-то быть.
• Минус: легко купить больше, чем планировали, — мимо паллеты со спецпредложениями трудно пройти.

Так что cash & carry ни дорогой, ни дешёвый: он хорош для того, для чего создан. Он отлично подходит, чтобы закрывать пробелы, брать дополнительные позиции, ловить выгодные предложения и пробовать новые товары. А вот как основной источник товара он из-за скрытых затрат часто обходится дороже, чем показывает чек.

Скрытые затраты: ваше собственное время и машина

Чек из cash & carry показывает только цену товара. Чего он не показывает: дорогу туда и обратно, выбор, очередь, погрузку, топливо, износ машины и то, что тем временем магазин либо закрыт, либо за прилавком вместо вас стоит кто-то другой. Посчитаем на примере, в нейтральных единицах. Магазин каждую неделю закупает товаров этой группы на 1 000 единиц. В cash & carry они на 3 процента дешевле, но это требует двух поездок в неделю по 2 часа каждая, а свой час мы оцениваем в 15 единиц. Топливо и износ машины — 10 единиц за поездку. Оптовик привозит тот же товар раз в неделю за плату в 15 единиц.

В примере cash & carry обходится на 35 единиц в неделю дороже, хотя по чеку кажется дешевле на 30 единиц. За четыре недели это 140 единиц в месяц. Точку безубыточности найти просто: cash & carry должен быть дешевле на стоимость поездок за вычетом сэкономленной платы за доставку, то есть 60 + 20 − 15 = 65 единиц. При закупке на 1 000 единиц это 6,5 процента. Если разница в цене меньше, доставка дешевле.

• Если за прилавком стоит подменяющий, его время — тоже затраты. Если за две поездки вы платите ему за 4 часа по 10 единиц в час, это ещё 40 единиц, и недельные затраты на cash & carry вырастают до 1 090 единиц.
• Если пока вас нет, магазин закрыт, упущенная выручка — это упущенная прибыль. Тихим утром это может быть немного, в час пик — много.
• Если вы совмещаете поездку с чем-то ещё — банком, почтой, местным производителем, — часть затрат к закупке не относится. В этом случае разделите их честно.
• Если разница в цене на отдельные товары большая, например на выгодном предложении, тогда cash & carry окупается. Так что вопрос не в том, ездить ли, а в том, зачем и как часто.

Местные производители, онлайн-заказ и крайние случаи

Помимо трёх основных каналов есть ещё три, которые могут играть меньшую, но важную роль. Их не стоит валить в одну кучу: один может стать источником того, чем вы выделяетесь, другой может упростить заказы, а третий — скорее тревожный сигнал, чем стратегия закупок.

• Местные производители. Яйца, мёд, сезонные фрукты и овощи, домашняя выпечка: благодаря им вы можете отличаться от крупных магазинов. Цена часто выше, но и покупатели готовы платить больше, если знают, откуда товар. Спросите, как регулярно и сколько они могут привозить и как вы получите на это счёт или чек.
• Онлайн-заказ у оптовиков. Заказывать можно вечером, после закрытия, цены легко сравнивать, и часто доставляют при небольшом минимуме. Следите за платой за доставку, днями доставки и за тем, кто отвечает, если чего-то не хватает или товар пришёл повреждённым.
• Акция в другом магазине в крайнем случае. Если закончился важный товар, изредка докупить его по розничной акции — нормально. Но акционная цена — всё равно розничная, часто есть ограничение на одного покупателя, нормальный документ о покупке получить удаётся не всегда, а в вашем магазине на этом товаре почти ничего не остаётся. Если это повторяется регулярно, проблема в ваших заказах или в поставщике.

Срочная закупка — по сути симптом. Если это случается несколько раз в месяц, разберитесь, почему этот товар заканчивается: неверный объём заказа, слишком редкие поставки или поставщик не привозит то, что вы заказали. Это уже вопрос не закупки, а заказов, и он разобран в статье «Нехватка или избыток товара? Как найти баланс в маленьком магазине».

Правильный закупочный микс по категориям

Вопрос не в том, какой канал лучший, а в том, какой лучше для какой группы товаров. Продажи категории, её маржа, срок годности и вес вместе решают, стоит ли её закупать с доставкой, у ежедневного поставщика, в cash & carry или у местного производителя. Таблица ниже — отправная точка, которую нужно подогнать под свой магазин.

Самый важный фактор в миксе — маржа. Там, где маржа категории тонкая, — обычно это напитки и базовая бакалея с долгим сроком годности, — разница в закупочной цене в несколько процентов составляет большую часть прибыли, и стоит искать источник получше. Там, где она толстая, например на особых товарах или свежей выпечке, надёжность и качество стоят больше, чем минимальная разница в цене. Насколько велика маржа категории на самом деле, можно посчитать с помощью статьи «Какова ваша маржа на самом деле? Наценка, маржа и настоящая прибыль магазина».

Когда менять канал

Закупочный микс не задаётся раз и навсегда. Меняются условия поставщиков, меняется район, меняется и магазин. Признаки ниже говорят о том, что стоит пересмотреть, откуда приходит товар категории. Если причина в цене, сначала попробуйте договориться — об этом статья «Поставщики и закупочная цена: как торговаться и когда менять».

• Постоянные проблемы с поставками. Недостающие позиции, не тот товар, задержки или повреждённые упаковки несколько раз подряд, и рекламации ничего не меняют.
• Убегающие цены. Цены поставщика постоянно и без объяснений растут быстрее, чем у других источников на тот же товар.
• Неподходящий минимум. Ваши продажи упали, и из-за минимума вам регулярно приходится заказывать слишком много, и это лежит на складе или просрочивается.
• Изменившиеся продажи. Категория выросла настолько, что её уже стоит закупать с доставкой, или упала настолько, что хватит докупать её в cash & carry.
• Слишком много поездок. Если вы ездите в cash & carry несколько раз в неделю за одной и той же группой товаров, это знак, что она должна приходить с доставкой.
• Новая возможность. В районе появился новый поставщик, производитель расширил ассортимент или онлайн-платформа доставляет к вам при небольшом минимуме.

„Хороший поставщик — не тот, у кого самая низкая цена на самый дешёвый товар, а тот, после которого в конце месяца у вас остаётся больше всего, — если учесть время, машину, пробелы на полках и списания.”

Прежде чем подключить новый источник: чек-лист

Подключение нового поставщика выглядит мелким решением, но оно может на месяцы определить, сколько времени и денег вы тратите. Прежде чем сделать первый крупный заказ, пройдите шаги ниже. Хороший партнёр ответит на них охотно и письменно.

1. 11. Запросите прайс-лист на свои товарыНе отобранный акционный список, а обычную цену на ваши самые важные товары, и сравните её со своими нынешними закупочными ценами. Спросите, как часто и как меняется прайс-лист.
2. 22. Уточните минимум и день доставкиКакова минимальная сумма заказа или количество коробок, какая плата за доставку ниже минимума и в какие дни к вам доставляют? Посчитайте, подходит ли это к вашим недельным продажам.
3. 33. Спросите о возвратах и рекламацияхЧто происходит с недостающим, повреждённым или товаром с коротким сроком, сколько у вас времени, чтобы сообщить об этом, и как вы получите деньги обратно. Лучше узнать это до первой плохой поставки.
4. 44. Проверьте отсрочку платежа и выставление счетовЕсть ли отсрочка платежа и какая, что будет, если вы заплатите с опозданием, и как, с какой детализацией выставляются счета? Аккуратные счета удобны и вашему бухгалтеру.
5. 55. Пусть у вас будет конкретное контактное лицоИмя и номер телефона, по которому можно дозвониться, если чего-то не хватает или что-то не так. Если писать можно только на общий адрес, рекламация может тянуться неделями.
6. 66. Сделайте пробный заказНебольшим заказом из нескольких товаров проверьте, приходит ли доставка вовремя, совпадает ли счёт с прайс-листом и в каком состоянии приходит товар. Пробный заказ скажет больше любых обещаний.
7. 77. Решите, какая категория будет приходить отсюдаНе просто добавляйте новый источник; решите, какую группу товаров он берёт на себя и где вы теперь будете закупать меньше. Иначе у вас просто станет на одного поставщика больше, и ни у одного из них вы не дотянете до минимума.

Частые ошибки

• Слишком много поставщиков. Если соглашаться на каждое новое предложение, получается много мелких заказов, много счетов и много поставок, и вы нигде не становитесь важным клиентом.
• Крошечные заказы. Плата за доставку при заказах ниже минимума и время на множество поставок незаметно съедают разницу в цене.
• Поездки в cash & carry каждую неделю. Ездить несколько раз в неделю по привычке за одним и тем же товаром, не посчитав, во что обходятся время и машина.
• Выбор только по цене. За самой низкой ценой за единицу могут стоять плохая доставка, высокий минимум, короткие сроки годности или неудобная работа с рекламациями.
• Забыть об отсрочке платежа. Из двух похожих цен для ликвидности ценнее та, за которую вы платите позже.
• Превращать крайний случай в привычку. Если вы регулярно докупаете товар по розничным акциям, проблема в ваших заказах, а не в поставщике.
• Решать обо всех категориях сразу. Свежему товару, напиткам и особым товарам нужна разная логика; то, что правильно для одного, для другого может оказаться дорогим.

Итоги

• Каналов закупки шесть: производитель, оптовик с доставкой, cash & carry, местный производитель, онлайн-заказ и в крайнем случае акция в другом магазине; большинству магазинов нужны три-четыре из них.
• Не сравнивайте каналы только по цене: значение имеют минимум, доставка, отсрочка платежа, гибкость и ваше собственное время.
• Скрытые затраты cash & carry — это ваше собственное время, машина и то, что магазин тем временем закрыт или в нём стоит подменяющий; в примере, чтобы поездки окупались, требовалось ценовое преимущество в 6,5 процента.
• Отсрочка платежа — бесплатный кредит, который хорош для ликвидности, — если вы обращаетесь с ним дисциплинированно.
• Решайте по категориям: напитки и товары с долгим сроком годности — с доставкой, свежий товар — от ежедневного поставщика, пробелы и пробные товары — из cash & carry, особые товары — от местного производителя.
• Подключайте новый источник только после чек-листа и пробного заказа и решите, какую категорию он берёт на себя.

Частые вопросы