Priprava na konec leta: sezonski načrt za vašo trgovino od oktobra do januarja

V večini majhnih trgovin se konec leta začne tako, da nekdo nekega novembrskega jutra vpraša: „Do kdaj pa bomo letos odprti na sveti večer?“ Takrat se izkaže, da sta dva že prosila za dopust v istem tednu, polovica sezonskega blaga še ni naročena in za velike račune na začetku decembra ni odloženega denarja.

Za večino trgovin so tedni pred prazniki najmočnejše obdobje v letu — in tisto, ki ga je najlaže zavoziti. Ne zato, ker bi bilo težko, ampak ker se v premalo časa nakopiči preveč drobnih odločitev. Če jih vnaprej razporedite po tednih, je december preprosto veliko dela. Če ne, je kaos.

Ta članek vam da celoten sezonski načrt: sezonski koledar od začetka oktobra do sredine januarja, zaposlene, praznični odpiralni čas in obveščanje, ponudbo in prednaročila, akcije, denar, načrt za dva najbolj obremenjena dneva, dneve med prazniki in januar. Kot glavni primer uporabljamo božič in novo leto; če vaši glavni prazniki padejo v drug čas, koledar ustrezno zamaknite. Naročanje, inventura, odpiralni čas in načrtovanje izmen imajo svoje članke — nanje se sklicujemo, kjer je treba.

Sezonski koledar: kaj odločiti kdaj

Sezona traja približno petnajst tednov: od začetka oktobra do sredine januarja. Decembrski vrhunec je od tega le dva ali tri tedne, a njegov uspeh je odvisen od desetih pred njim. Smisel koledarja je, da vsaka odločitev dobi svoj teden — ker vse, kar ni zapisano, zdrsne v sredino decembra.

Časovna razporeditev naročil je podrobnejše vprašanje: različne skupine izdelkov imajo različne roke, količino pa je najbolje izračunati iz lastnih lanskih številk. To obravnava naš članek „Kdaj oddati božično naročilo in koliko naročiti“. V sezonskem koledarju je dovolj, da si zapišete, katero naročilo gre ven v katerem tednu.

Zaposleni: dopusti, namestniki, usposabljanje

Decembra si vsi želijo prostih dni, in to vsi istih nekaj dni. Če tega ne uredite oktobra, bo decembrski razpored krojil seznam prošenj, ne promet. In v tednu pred vrhuncem ni več časa, da bi novo osebo mirno uvedli.

• Prošnje za dopust za december in začetek januarja zberite do sredine oktobra, zaključite pa jih do konca meseca. Kdor prosi pozneje, pride na vrsto za že odobrenimi prošnjami.
• Vnaprej določite, na katere dni nihče ne more vzeti dopusta — običajno na dva najbolj obremenjena dneva in dan pred vsakim od njiju. To vsem povejte na enak način.
• Namestnika iščite oktobra: nekdanjega sodelavca, študenta, družinskega člana. Novembra iščejo vsi in dobri so že oddani.
• Namestnika usposobite novembra, v mirnih dopoldnevih. Nov človek se na decembrsko popoldne ne uči, ampak preživi.
• Na velike dni namestnika ne puščajte samega na blagajni. Naj polni police, pakira in izdaja prednaročila — delo z denarjem ostane tistemu, ki ga opravlja že leta.
• Načrtujte tudi bolezen. Sredi decembra bo nekdo skoraj zagotovo izpadel; imejte ime, ki ga lahko pokličete.

Za usposabljanje vam dva naša članka dasta pripravljen razpored: „Uvajanje novega zaposlenega na blagajni v petih minutah“ za osnove za pultom in „Kako uvesti novega prodajalca v 3 dneh“ za vse prve dni. Sestavljanje razporeda, merjenje konic in prekrivanja izmen smo obravnavali v članku „Razpored izmen v trgovini“.

Praznični odpiralni čas in obveščanje

Pri prazničnem odpiralnem času sta za odločiti dve stvari: kdaj boste odprti in kako bodo to izvedeli vsi. Pri prvi večina trgovcev razmišlja, koliko prometa stane zaprt dan. Pri drugi jih manj pomisli, da slabo objavljen odpiralni čas odžene več kupcev kot krajši.

• Poglejte lansko prodajo po dnevih in urah. Na zadnji dan pred praznikom je popoldne pogosto prazno — zgodnejše zaprtje pogosto ni nobena izguba.
• Promet v dneh med prazniki se od trgovine do trgovine zelo razlikuje. V stanovanjskem naselju je pogosto močan; v poslovni četrti skoraj nič.
• Na silvestrovo je vrhunec zgodaj popoldne, zvečer pa marsikje ne pride nihče. Prvi dan v letu je v večini majhnih trgovin miren, če sploh smete odpreti.
• Če boste zaprti, povejte, kje lahko ljudje nakupujejo namesto pri vas — omemba sosednje pekarne ali trgovine prinese naklonjenost, ne izgubljenega prometa.

Urejanje vpisa na zemljevidu smo podrobno obravnavali v članku „Kako ljudje najdejo tvojo trgovino na Google Zemljevidih in v iskalniku“ — praznične izjeme lahko tam vnaprej vnesete v ločeno polje. Na družbenih omrežjih je sprememba odpiralnega časa najpomembnejša objava, ki jo trgovec lahko objavi; o tem govori naš članek „Kako svojo trgovino promovirati na družbenih omrežjih“. Ali se splača ostati odprt še eno uro, pa izračunate z metodo iz članka „Do kdaj naj bo trgovina odprta?“.

Ponudba: sezonsko blago, darilni paketi, prednaročila

Pri sezonski ponudbi vprašanje ni, kaj še bi lahko pripeljali, ampak kaj se bo pred prazniki zagotovo razprodalo. Vsak sezonski izdelek, ki po novem letu še stoji na polici, konča znižan ali kot odpis. Zato naj bo sezonska polica kratka in opazna, zgrajena na lanskih številkah, ne na katalogu dobavitelja.

• Sezonsko blago z dolgim rokom — bonbonjere, praznične pijače, darilni paketi: to lahko naročite pogumneje, saj se bo del prodal tudi po prazniku, a praznična embalaža januarja ne vleče več.
• Pokvarljivo praznično blago — praznične torte in pecivo, velike količine svežega kruha in peciva, sestavine za pladnje: to vzemite le na podlagi prednaročil ali zelo previdno.
• Osnovni izdelki v večjih količinah — moka, sladkor, maslo, kisla smetana, jajca, brezalkoholne pijače, mineralna voda: ti se prodajajo najzanesljiveje, in ko jih zmanjka, najbolj boli.
• Drobna darila ob pultu — malo čokolade, sveče, ovitki za darilne kartice: malo prostora, malo tveganja, dobra marža.

Darilni paketi in prednaročila

Darilni paketi v majhni trgovini delujejo, če so preprosti: tri ali štiri pripravljene izbire po stalni ceni, ki si jih kupec lahko ogleda ob pultu. Izbir po meri ne sprejemajte na velike dni — le novembra, na podlagi prednaročila. Prednaročila so najboljše orodje sezone: veste, koliko pripeljati, kupec lahko računa na to in nič vam ne ostane v rokah.

• Kaj: praznične torte, večje količine peciva, darilni paketi, posebna pijača ali sir — stvari, ki jih kupec želi prav za tisti dan.
• Rok: vsaj dva ali tri delovne dni pred vašim naročilom pri dobavitelju. Izobesite ga ob pultu in na strani na družbenih omrežjih.
• Zapis: ime, telefonska številka, izdelek, količina, dan prevzema. Zadostuje zvezek ali natisnjen list, a vedno pišite na isto mesto.
• Ara: pri večjih naročilih ali naročilih po meri prosite za aro. Kdor je plačal vnaprej, bo prišel po naročilo.
• Prevzem: na velike dni naj pripravljeni paketi stojijo za pultom po imenih, po abecednem redu, da nikomur ni treba iskati.

Kaj vam ostane v rokah po novem letu

Pred vsakim sezonskim naročilom se vprašajte: če tretjina tega ostane, kaj bom z njo počel po novem letu? Bonbonjere je še mogoče prodati znižane, prtičke z božičnim vzorcem lahko shranite za eno leto, s prazničnimi tortami ne morete ne enega ne drugega. Kjer je odgovor „nič“, potrebujete manjšo količino in prednaročila, ne več poguma.

Akcije: kdaj da, kdaj ne

Decembra ima marsikateri trgovec občutek, da mora tudi on imeti akcije, ker jih imajo vsi. Vendar ljudje v zadnjem tednu pred prazniki ne primerjajo cen, ampak se jim mudi: kupijo, kar je tam, kjer jim ni treba dolgo čakati. Tistemu, kar bodo ljudje kupili tako ali tako, ni treba zniževati cene — takrat je akcija preprosto darilo iz vaše lastne marže.

Akcije se splača načrtovati vnaprej, da blagajna na pravi dan sama zaračuna pravo ceno in nikomur ni treba na velike dni ročno pisati cen. Podrobno o tem piše naš članek „Časovne akcije: naj blagajna zaračuna pravo ceno“.

„Decembra kupci ne iščejo najcenejše trgovine, ampak tisto, ki ima, kar potrebujejo, in kjer jim ni treba pol ure stati v vrsti. To morate zagotoviti, ne akcije.”

Denar: velika nabava in januarsko zatišje

Decembrski izkupiček vas lahko zlahka prepriča, da sezona prinaša denar. Prinaša dobiček — a časovni potek denarja je drugačen. Sezonsko blago je treba plačati novembra in na začetku decembra, ko se promet komaj pobere; januarja pa promet spet pade, najemnina, plače in stroški obratovanja pa ostanejo enaki. Spodnji primer pokaže, kako, v nevtralnih enotah: povprečni mesečni promet je 100 enot.

• Oktobra izračunajte, koliko bo stala sezonska nabava in kdaj bodo prispeli računi. Roke plačil vpišite v sezonski koledar.
• Dobavitelja prosite za daljše plačilne roke za sezonsko blago — mnogi privolijo, če vprašate pravočasno.
• Za januar odložite vsaj mesečne fiksne stroške. To mora priti iz decembrskega izkupička, preden ga porabite.
• Decembrske gotovine ne hranite v trgovini. Položite jo na banko vsak dan ali vsaj po vsakem velikem dnevu.

Zakaj je trgovina lahko hkrati dobičkonosna in brez denarja ter kako izračunati rezervo, smo podrobno obravnavali v članku „Trgovina je dobičkonosna, pa vseeno nima denarja“.

Načrt za dva najbolj obremenjena dneva

V večini majhnih trgovin dva dneva nosita velik del sezonskega prometa: zadnji polni dan pred glavnim praznikom in silvestrovo. Na te dni ni mogoče ničesar urejati sproti. Potrebujete načrt, ki ga vsi slišijo dan prej in ki pove tudi, kaj se zgodi, če gre kaj narobe.

1. 11. Večer prej: dopolnite in pripraviteVsaka polica polna, sezonsko blago na sprednjem delu skladišča, prednaročila za pultom po imenih, po abecednem redu. Vse, kar prispe zjutraj, naj ima določeno mesto, da ne stoji v prehodu.
2. 22. Vloge: kdo je na blagajni, kdo polni police, kdo izdajaEna oseba ostane na blagajni in je ne zapušča. Druga polni police, pakira, izdaja prednaročila in po potrebi odpre drugo blagajno. Vsak ve, na koga se obrne z vprašanjem.
3. 33. Drobiž za menjavo in gotovinaImejte veliko drobiža — več kot na povprečen dan. Čez dan sproti odnašajte gotovino iz blagajne in velike bankovce spravite na varno mesto zadaj, da se denar ne kopiči v predalu.
4. 44. Kratke kode za sezonske izdelkeVsak sezonski izdelek naj ima svojo kratko kodo ali gumb, seznam pa natisnjen ob pultu. Tudi namestniku ne sme biti treba iskati: praznična torta ali darilni paket naj gre skozi v dveh potezah.
5. 55. Prednaročila po ločenem urnikuKupce prosite, naj prednaročila prevzamejo v dogovorjenem časovnem oknu, po možnosti ne v konici. Izdaja vnaprej plačanega paketa ne sme zadrževati vrste.
6. 66. Odmori zunaj konicePoglejte lansko prodajo po urah in odmore postavite v mirnejše ure. En manjkajoč človek v konici povzroči daljšo vrsto kot karkoli drugega vse popoldne.
7. 77. Zaključek: blagajno uskladite še isti danVelikega dneva ne prenašajte v naslednjega. Zaključite izmeno, uskladite blagajno in napišite kratek seznam, kaj je pošlo in kaj je ostalo — to je osnova koledarja za naslednje leto.

Med prazniki in januarja

Po glavnem prazniku je trgovina hkrati utrujena in polna ostankov. Ti dnevi so za pravilen zaključek sezone — preden ostanki blaga in nedokončane zadeve zdrsnejo v naslednje leto.

• Uredite odpis ob koncu sezone in ga zabeležite z razlogom: kaj je poteklo, kaj je poškodovano, česa ni več mogoče prodati. Potem januarja vidite, koliko je šlo v izgubo in česa ste naročili preveč.
• Zberite vračila: izločite, kar bo dobavitelj vzel nazaj, to označite in se dogovorite za rok. Kar ostane v kotu skladišča, bo do februarja vaša izguba.
• Preostalo sezonsko blago med prazniki znižajte naenkrat, dokler ga ljudje še vzamejo. Sezonska polica naj bo do sredine januarja prazna.
• Založite se s pijačami in osnovnimi izdelki za silvestrovo — v mnogih trgovinah je to drugi vrhunec sezone.
• Če je konec leta vaš presečni datum za inventuro, se nanjo pripravite v dneh med prazniki. Metodo opisuje naš članek „Letna inventura v trgovini, korak za korakom“.
• V prvem tednu leta odpiralni čas vrnite na običajnega povsod, kjer ste objavili prazničnega.

Sredi januarja si vzemite uro za pregled, dokler se še spominjate. Letošnjo sezono primerjajte z lansko ali s povprečnim mesecem: kaj se je prodajalo bolje, kaj je ostalo, v kateri uri je bila vrsta najdaljša in koliko je šlo v odpis. Zapišite tri stvari, ki jih boste naslednje leto naredili drugače — te postanejo prva stran sezonskega koledarja za naslednje leto.

Pogoste napake

• Načrtovanje začnete novembra. Takrat so dopusti že razdeljeni, namestniki zasedeni, nekateri roki za naročila pa že mimo.
• Praznični odpiralni čas objavite samo na vratih. Kdor preverja na telefonu, se odpravi na pot po starih podatkih iz vašega vpisa na zemljevidu — in najde zaklenjena vrata.
• Pozabite ga po prazniku vrniti nazaj. Vpis, ki januarja še vedno kaže „praznični odpiralni čas“, tedne odganja kupce.
• Akcije v zadnjem tednu. Popust na tisto, kar bi ljudje kupili tako ali tako, je čista izgubljena marža.
• Velike količine prazničnih tort in pokvarljivega blaga brez prednaročil. Kar ostane, po novem letu ne bo kupil nihče.
• Namestnika usposabljate v tednu pred vrhuncem, na veliki dan pa ga postavite samega na blagajno.
• Decembrski izkupiček obravnavate kot dohodek, ne kot obratna sredstva. Januarska najemnina in plače so enake; promet ni.
• Odpisa in ostankov ob koncu sezone ne zabeležite. Brez tega boste naslednje leto znova naročili isto napako.

Kontrolni seznam

Oktobra

• Izvlecite prodajo lanske sezone po dnevih in skupinah izdelkov.
• Zberite in zaključite prošnje za dopust za december in začetek januarja.
• Določite praznični odpiralni čas in preverite pravila, ki veljajo pri vas.
• Poiščite namestnika in se dogovorite, kdaj lahko pride na uvajanje.
• Roke za naročila in plačila vpišite v sezonski koledar in načrtujte rezervo.

Novembra

• Namestnika usposobite v mirnih dopoldnevih.
• Sezonske izdelke dodajte v blagajno s kratkimi kodami, v svojo kategorijo.
• Praznični odpiralni čas vnesite v vpis na zemljevidu.
• Začnite prednaročila z rokom in sestavite darilne pakete.
• Postavite sezonsko polico in načrtujte akcije na začetku sezone.

Decembra

• Odpiralni čas objavite na vratih in na strani na družbenih omrežjih, vsaj dva tedna vnaprej.
• Prednaročila zaključite na napovedani dan.
• Dokončajte razpored za dva najbolj obremenjena dneva in preglejte načrt.
• Naročite dovolj drobiža in načrtujte sprotno odnašanje gotovine iz blagajne čez dan.
• V zadnjem tednu brez akcij — le pri pokvarljivem blagu, pred zaprtjem.

Med prazniki in januarja

• Odpis ob koncu sezone zabeležite z razlogom in zberite vračila.
• Preostalo sezonsko blago znižajte naenkrat.
• Pripravite in izvedite inventuro, če vaša pade na konec leta.
• Odpiralni čas povsod vrnite na običajnega.
• Preglejte sezono in zapišite, kaj boste naslednje leto naredili drugače.

Povzetek

• O koncu leta se odloča oktobra: takrat uredite dopuste, odpiralni čas, ponudbo in denarni načrt.
• Pripravite sezonski koledar od začetka oktobra do sredine januarja, z eno ali dvema odločitvama za vsak teden.
• Namestnika usposobite novembra in ga na velike dni ne puščajte samega na blagajni.
• Praznični odpiralni čas na treh mestih, enak in pravočasno: vrata, vpis na zemljevidu, stran na družbenih omrežjih — in potem ga vrnite nazaj.
• Sezonska ponudba naj bo kratka in temelji na lanskih številkah; pokvarljivo blago vzemite na podlagi prednaročil.
• Ne znižujte cen tistemu, kar bodo ljudje kupili tako ali tako; akcije sodijo na začetek in konec sezone.
• Januarsko zatišje potrebuje rezervo vsaj v višini mesečnih fiksnih stroškov, dva velika dneva pa načrt.

Pogosto zastavljena vprašanja