Večina trgovcev letno inventuro doživlja kot neprijetno obveznost, ki jo je treba nekako opraviti med prazniki. Dolg večer, utrujeni ljudje, ročno pisani listi in na koncu številka, za katero nihče ni povsem prepričan, ali ji lahko zaupa.
Vendar vam inventura lahko da veliko več. Je edinkrat v letu, ko nekdo vzame v roke prav vsak izdelek in se pokaže, kaj je res na policah in v skladišču. Karkoli pravijo vaša evidenca, zvezek ali preglednica, je le predpostavka — inventura je dan, ko to predpostavko preverite z resničnostjo.
Ta članek govori o praktičnem postopku: kdaj šteti, kaj pripraviti vnaprej, kako sestaviti popisni list, kako šteti in kaj nato storiti z razlikami. Na koncu je kontrolni seznam, ki ga lahko natisnete. Računovodskih in pravnih vprašanj — ali je obvezna, do katerega roka, po kateri vrednosti — ta članek ne rešuje: razjasnite jih s svojim računovodjo.
Zakaj se jo splača opraviti temeljito
V enem letu se zaloga na papirju in zaloga v resnici skoraj vedno razideta. Odpis, ki ga nihče ni zapisal; zaboj brezalkoholnih pijač, ki ga je popila ekipa; dobava, v kateri je bilo manj, kot je pisalo na dobavnici; izdelek, blagajniško vnesen pod napačno kodo. Nič od tega samo po sebi ni velika stvar, skupaj v letu pa lahko nanese znatno razliko. Inventura to postavi na nič: od takrat spet veste, kaj imate.
Inventura ima še drugo korist, o kateri manj govorimo: vsak izdelek gre skozi vaše roke. Takrat opazite blago, ki se na zadnjem delu police mesece ni premaknilo, škatlo, pozabljeno v kotu skladišča, artikle, ki se jim bliža rok. Te informacije so vredne vsaj toliko kot končni seštevek — iz njih nastaneta naročanje in razporeditev polic za naslednje leto.
Kdaj šteti
Mnoge trgovine štejejo v zadnjih dneh leta ali ob prelomu svojega poslovnega leta, ker takrat računovodstvo potrebuje končno zalogo. Kateri dan natanko velja za vas, vam bo povedal računovodja — praktično vprašanje je, kateri čas znotraj tega najmanj moti.
| Čas | Prednost | Slabost | Za koga je? |
|---|---|---|---|
| Zvečer po zaprtju | Ni treba zapreti, ni izgubljenega prometa | Utrujena ekipa, lahko se zavleče pozno v noč | Majhna prodajna površina, malo vrst blaga |
| Na zaprt dan, ves dan | Umirjen tempo, dnevna svetloba, čas za ponovno štetje | En dan zaprto | Srednje velika trgovina z mnogimi vrstami blaga |
| Zgodaj zjutraj, pred odprtjem | Spočita ekipa, trgovina v jutranjem redu | Ura odprtja ustvarja pritisk | Pekarna z veliko svežega blaga zvečer |
| Pred prazničnim navalom | Manj zaloge, hitrejše štetje | Ne sovpada z datumom konca leta | Kjer to računovodja sprejme |
| Po prazničnem navalu | Izpraznjena zaloga, manj štetja | Pogosto takrat, ko so vsi najbolj utrujeni | Kjer je konec leta datum poročanja |
Ne glede na to, kateri čas izberete: dobaviteljem vnaprej povejte, naj na dan inventure ne dostavljajo, ali prosite, naj dobava prispe pred zaporo ali po štetju. Če mora kruh priti v vsakem primeru, ga odložite na stran in ga prevzemite šele po štetju. Če bo trgovina zaprta, pravočasno obesite obvestilo na vrata — listek teden prej stalnim kupcem prihrani zaklenjena vrata.
Priprava: teden ali dva prej
Skrivnost dobre inventure je, da na sam dan ostane le še štetje. Vse, kar zahteva odločitev — kaj šteje kot ena enota, kam gredo odprta pakiranja, katera škatla je vračilo — je treba odločiti vnaprej. Kdor začne razmišljati sredi štetja, bo počasen in se bo motil.
- Odstranite blago s pretečenim rokom in poškodovano blago ter ga zabeležite kot odpis. Kar ne želite šteti, mora pred inventuro izginiti — zabeleženo, ne le zavrženo.
- Počasi prodajano zalogo poskusite razprodati. Majhna akcija v tednih pred tem pomeni manj štetja in manj vezanega denarja.
- Uredite skladišče: isti izdelek na enem mestu, škatle z nalepkami navzven, odprta pakiranja ločeno. V neurejenem skladišču traja štetje dvakrat dlje.
- Trgovino razdelite na oštevilčene cone: po vrsti polic, po hladilniku, po polici v skladišču. Vsaki coni dajte listek z njeno številko, da se nič ne izpusti in nič ne pristane na listu dvakrat.
- Za vsako cono pripravite popisni list. En list na cono — tako je liste mogoče razdeliti, pozneje pa vidite, kateri del manjka.
- Na stran odložite in označite vse, kar ni vaše ali ne spada v vašo zalogo: blago, ki gre nazaj dobavitelju, komisijsko blago, odložena naročila kupcev, ki še niso plačana.
- Zapišite številko zadnje knjižene dobavnice in čas zadnje prodaje. Tako boste pozneje lahko ločili, kaj se je zgodilo pred inventuro in kaj po njej.
Enote in odprta pakiranja
Najpogostejša napaka pri inventuri ni napačno štetje, temveč napačna enota. Eden šteje v zabojih, drugi v kosih, tretji vzame napol prazen pladenj kot celega. Odločite vnaprej in na popisni list napišite, kateri izdelek se šteje v kateri enoti.
| Vrsta blaga | Šteti v | Odprto pakiranje | Primer |
|---|---|---|---|
| Pakirano blago | Kosi | Preostali kosi | S pladnja je ostalo 7 jogurtov: 7 kosov |
| Pijače, shranjene v skupnih pakiranjih | Kosi, ne zaboji | Posamezni kosi v ločeni vrstici | 3 polni zaboji × 6 + 4 kosi = 22 kosov |
| Blago, ki se prodaja po teži | Po teži, na tehtnici | Stehtajte, ne ocenjujte | Narezek, sir, nepakirani oreščki |
| Kruh in sveže blago | Kosi, ob zapori | Kar se ne da prodati, je odpis | Kar je ostalo zvečer, zabeležite pred štetjem |
| Odprti artikli za lastno uporabo | Ne štejejo se v zalogo | Označite, da ostanejo zunaj lista | Odprt zavitek vrečk pod pultom |
Popisni list: kako ga sestaviti
Popisni list ni nujno zapleten, nekaj stolpcev pa je nujnih. En list naj pripada eni coni, s prostorom za drugo štetje in opombo. Splača se vnaprej natisniti imena izdelkov in enote, da tisti, ki šteje, izpolni le količino — pričakovane količine pa nanj ne tiskajte.
| Cona | Izdelek | Enota | Prešteta količina | Drugo štetje | Opomba | Štel / Pisal |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 — hladilnik s pijačami | Mineralna voda 1,5 l | kos | 46 | 46 | A. / B. | |
| 3 — hladilnik s pijačami | Pomarančni sok 1 l | kos | 13 | 12 | Ponovno prešteto: 12 | A. / B. |
| 7 — skladišče, zgornja polica | Moka 1 kg | kos | 38 | — | 1 vrečka poškodovana, odložena na stran | C. / D. |
| 9 — polica ob pultu | Čokolada, majhna tablica | kos | 64 | 64 | Visoka vrednost: štel drug par | A. / D. |
Ekipa in vloge
Šteti lahko tudi sami, a v paru je veliko natančneje in presenetljivo tudi hitreje. Kdor šteje, ne piše in ne izgubi niti; kdor piše, pazi, da pride na vrsto vsak izdelek. V majhni trgovini sta običajno povsem dovolj dva para.
- Števec: vzame izdelek v roke, na glas pove ime in količino. Ne piše, ne gleda na list.
- Zapisovalec: zapiše, kar sliši, in pazi, da je izpolnjena vsaka vrstica. Če česa ni na listu, doda novo vrstico.
- Nihče ne šteje svoje cone. Kdor je vse leto polnil tisto polico, bo številko videl v glavi — to ni nezaupanje, to je človeška narava.
- Dražje artikle — tobak, žgane pijače, kavo, sladkarije ob pultu — še enkrat, neodvisno, prešteje drug par.
- Imejte enega koordinatorja — pogosto ste to vi —, ki razdeljuje in pobira liste ter razsoja sporne primere. Ne šteje; bdi nad potekom.
- Vsaki dve uri si vzemite kratek odmor. Utrujen števec ni počasnejši, le manj natančen.
Dan inventure, korak za korakom
- 11. Zapora ob določeni uriPovejte na glas in zapišite: od te minute ni več prodaje in ne prejema. Zaključite dan na blagajni in si zapišite čas zadnjega računa. Karkoli se premakne po tem, je treba obravnavati ločeno.
- 22. Kratek sestanek z ekipoDeset minut: kateri par dobi katero cono, katera je enota pri zahtevnih izdelkih, kaj z odprtimi pakiranji in poškodovanim blagom ter koga vprašati. Vprašanje, rešeno tukaj, pozneje ne postane prepir.
- 33. Cona za cono, po vrstnem redu številkVsak par začne s svojimi listi. Nihče ne skoči drugam, preden ne konča cone — napol prešteta polica je najpogostejši razlog, da se kaj izpusti ali pojavi dvakrat.
- 44. Od leve proti desni, od zgoraj navzdolNa vsaki polici enak vrstni red. Če se vedno premikate enako, si nihče ne rabi zapomniti, kje je ostal, in po prekinitvi takoj nadaljujete.
- 55. Prešteti del označiteListek ali kljukica na listku cone: ta del je končan. Če kdo pride tja pozneje, vidi, da ni več kaj delati — vi pa vidite, kaj je še pred vami.
- 66. Štejte na slepo, ne iz evidenceŠtevec gleda polico, ne lista ali zaslona. Kar je preštel, se zapiše, tudi če je videti čudno. S čudnimi številkami se ukvarjate pozneje, ne zdaj.
- 77. Vzorčno ponovno štetjeIz vsake cone izberite nekaj vrstic in naj jih prešteje drug par. Če se ujemajo, je cona v redu. Če ne, se splača prešteti celo cono — napaka redko ostane v eni vrstici.
- 88. Zberite in preverite listePreden kdorkoli odide domov, jih preglejte: je list za vsako cono, je izpolnjena vsaka vrstica, je podpisan? Manjkajoči list zdaj uredite v dveh minutah; jutri se ga ne da več.
„Na dan inventure vam ni treba biti iznajdljivi. Vsaka odločitev mora biti sprejeta vnaprej — na sam dan le štejete, počasi in enako, polico za polico.”
Potem: kaj storiti z razlikami
Če vodite evidenco — preglednico ali program —, po inventuri primerjate prešteto količino s pričakovano. Razlike bodo skoraj gotovo. Ne začnite pri seštevku, temveč pri največjih posameznih razlikah: en ali dva izdelka pogosto predstavljata večino vrzeli in pri njih imate največ možnosti, da najdete vzrok.
| Vrsta razlike | Verjeten vzrok | Kaj preveriti |
|---|---|---|
| Majhen manko pri mnogih izdelkih | Nezabeležen odpis, poraba osebja | Ali sta se med letom beležila odpis in poraba |
| Velik manko pri enem izdelku | Napaka pri prejemu ali prodaja, vnesena pod napačno kodo | Dobavnice in prodaja podobnih izdelkov |
| Presežek pri enem izdelku | Vneseno namesto podobnega izdelka | Ali podoben izdelek zraven kaže manko |
| Manko pri blagu, ki se prodaja po teži | Razlike pri tehtanju, izguba pri rezanju | Tehtnica in način postrežbe |
| Manko pri majhnih dragih artiklih | Morebitna kraja | Kje je polica, vidljivost, ali se ponavlja |
| Ne ujema se cela cona | Cona izpuščena ali prešteta dvakrat | Popisni listi in listki con |
O vzrokih razlik smo podrobneje pisali v članku o manku v zalogi: manko je običajno sestavljen iz štirih stvari — porabe osebja, odpisa, administrativne napake in kraje — in vsaka zahteva drugačen odziv. Če sta se odpis in poraba osebja med letom beležila — na primer v Boltom Appu, ki ju beleži na blagajni z razlogom in imenom —, je del razlike, ugotovljene pri inventuri, mogoče pojasniti, namesto da ostane skrivnost.
Po kateri ceni ovrednotiti zalogo
Prešteto količino je treba po neki ceni pretvoriti v denar. Za večino majhnih trgovin je običajna praksa nabavna cena, ker pokaže, koliko denarja je na policah dejansko vezanega — prodajna cena kaže pričakovani promet, ne vrednosti zaloge. Katera metoda je v vašem primeru sprejemljiva in kako ravnati z nabavnimi cenami, ki so se med letom spremenile, odloči vaš računovodja.
Hranjenje zapisov in cilji za naslednje leto
Izpolnjene, podpisane popisne liste vložite v mapo in jih, če lahko, tudi fotografirajte. Če se boste vi ali računovodja pozneje kaj spraševali, boste to našli tukaj. Nato si zapišite tri stvari: katera cona je trajala najdlje, pri katerem izdelku je bila največja razlika in kaj bi naredili drugače. To postane načrt za inventuro naslednjega leta — in pogosto pokaže, da se nekaj skupin izdelkov splača med letom šteti tudi mesečno.
Kontrolni seznam
Dva tedna prej
- Preverite pri računovodji: kateri dan, po kateri vrednosti in v kakšni obliki želi rezultat.
- Izberite dan in uro inventure ter ju sporočite ekipi.
- Dobaviteljem povejte, naj tisti dan ne dostavljajo.
- Začnite razprodajati počasi prodajano zalogo.
- Če bo trgovina zaprta, obesite obvestilo na vrata.
Dan prej
- Odstranite blago s pretečenim rokom in poškodovano blago ter ga zabeležite kot odpis.
- Uredite skladišče in namestite listke con.
- Natisnite popisne liste po conah, z izdelki in enotami, brez pričakovanih količin.
- Odložite na stran in označite vračila, komisijsko blago in odložena naročila kupcev.
- Pripravite svinčnike, podloge, tehtnico in kalkulator.
Na dan inventure
- Zapišite uro zapore, zadnji račun in zadnjo dobavnico.
- Imejte desetminutni sestanek z razdelitvijo parov in con.
- Štejte cono za cono, od leve proti desni, od zgoraj navzdol, na slepo.
- Drage artikle naj prešteje drug par.
- V vsaki coni opravite vzorčno ponovno štetje.
- Preden kdorkoli odide domov, zberite in preverite liste.
Potem
- Prešteto količino primerjajte z evidenco in začnite pri največjih razlikah.
- Za vsako veliko razliko najdite vzrok, preden koga začnete spraševati.
- Zalogo ovrednotite, kot ste se dogovorili z računovodjo, in predajte rezultat.
- Podpisane popisne liste vložite in fotografirajte.
- Zapišite si, kaj je trajalo dolgo in kaj bi naslednje leto naredili drugače.
Česa ne delati
- Ne štejte med odpiralnim časom, če ni nujno. Kar se med štetjem proda, bo manjkalo bodisi v inventuri bodisi v prodaji.
- Na dan inventure ne prevzemajte dobav. Napol razpakirana paleta je najhitrejši način, da se številke ne bodo ujemale.
- Na popisni list ne tiskajte pričakovane količine. Kdor ve, koliko bi moralo biti, bo našel natanko toliko.
- Ne pustite, da vsak šteje svojo polico. Ne gre za poštenost, temveč za to, da znano polico vidimo s spominom.
- Blaga, ki se prodaja po teži, ne ocenjujte. Stehtajte ga — ocena je najšibkejša točka inventure.
- Ne začnite sumiti ljudi na podlagi seštevka. Najprej najdite vzrok razlike; večinoma gre za administracijo.
- Popisnih listov ne zavrzite, takoj ko imate številko. Kako dolgo jih hraniti, vam bo natančno povedal računovodja.
Povzetek
- Inventura je dan, ko namesto evidence vidite resničnost — splača se jo opraviti temeljito.
- Izberite miren dan ali štejte po zaprtju in naj ta dan ne bo nobenih dobav.
- Teden ali dva prej: odstraniti, urediti skladišče, oštevilčiti cone, en popisni list na cono, enote določene vnaprej.
- Na sam dan: določena zapora, štetje v parih, od leve proti desni in od zgoraj navzdol, na slepo, z vzorčnim ponovnim štetjem.
- Nato začnite pri velikih razlikah in za vsako najdite vzrok.
- Pri pravnih in računovodskih vprašanjih — obveznost, rok, vrednotenje, hranjenje zapisov — ima zadnjo besedo vaš računovodja.
Pogosto zastavljena vprašanja
Ali je dovolj, da inventuro opravim enkrat na leto?
Mnoge trgovine potrebujejo popolno inventuro enkrat na leto, vendar to ne zadošča, da bi težave med letom opazili pravočasno. Kar vidite šele čez dvanajst mesecev, je težko popraviti. Zato se ob popolni inventuri splača vsak mesec prešteti nekaj deset najdražjih ali najpogosteje neujemajočih se izdelkov. Kako pogosto je treba opraviti popolno inventuro, vam lahko pove računovodja.
Ali je inventuro mogoče opraviti, ko je trgovina odprta?
Je, vendar jo je veliko težje opraviti natančno. Kar se med štetjem proda ali prispe, se zlahka pojavi dvakrat ali izpusti. Če ne morete zapreti, preštejte skladišče pred odprtjem, prodajni prostor pa cono za cono v najbolj mirnih urah in pri vsaki coni zapišite natančen čas štetja. Tako lahko prodajo upoštevate naknadno, vendar je to več dela kot inventura pri zaprti trgovini.
Koliko časa traja inventura v majhni trgovini?
Odvisno je predvsem od števila vrst blaga in od priprave, ne od površine. V dobro pripravljeni majhni trgovini dva para običajno končata v nekaj urah; z neurejenim skladiščem in enotami, ki niso bile določene vnaprej, lahko isto delo traja vso noč. Pri prvi inventuri merite čas vsake cone: naslednje leto vam bo to natančno povedalo, koliko časa in koliko ljudi potrebujete. Najhitrejša izboljšava je skoraj vedno vnaprejšnja ureditev skladišča.
Kaj naj naredim z razliko?
Začnite pri največjih posameznih razlikah, ne pri seštevku. Preverite dobavnice, prodajo podobnih izdelkov in ali je bil odpis ali poraba osebja, ki ni bila zapisana. Manko pri enem izdelku pogosto stoji ob presežku pri podobnem: v tem primeru je bil vnesen pod napačno kodo. Kar ostane nepojasnjeno tudi po vseh preverjanjih, se splača raziskati naprej — pri tem vam pomaga naš članek o manku v zalogi.
Naj zalogo ovrednotim po nabavni ali po prodajni ceni?
Za večino majhnih trgovin je običajna praksa vrednotenje po nabavni ceni, ker pokaže, koliko denarja je dejansko v zalogi. Prodajna cena kaže pričakovani promet, ki vključuje tudi vašo maržo, zato vrednost zaloge napihne. Katera metoda je v vašem primeru sprejemljiva in kaj storiti, če se je nabavna cena medtem spremenila, odloči vaš računovodja. Vprašajte vnaprej, da boste vedeli, katere podatke zbirati ob popisnih listih.
Ali moram računovodjo obvestiti vnaprej?
Da, in to pravočasno. Računovodja vam lahko pove, za kateri dan potrebuje končno zalogo, po kateri vrednosti in v kakšni obliki želi rezultat ter kako dolgo je treba hraniti popisne liste. Če to izveste šele po inventuri, lahko manjkajo podatki, ki jih ni mogoče naknadno dodati. Kratek pogovor dva tedna prej pozneje prihrani veliko dela.
Ali lahko inventuro opravim sam?
Lahko, zlasti v zelo majhni trgovini, vendar je počasneje in se laže zmotite. Če štejete sami, narekujte številke v glasovni zapisek na telefonu ali najprej štejte in nato zapisujte polico za polico, da vam vmes ni treba gledati na list. Drage artikle preštejte dvakrat, ob različnih priložnostih. Če za ta dan dobite vsaj enega pomočnika, je to vredno več kot katerikoli trik.
Kaj naj se zgodi z blagom s pretečenim rokom in poškodovanim blagom?
Pred inventuro ga odstranite in zabeležite kot odpis, da ga ne štejete v zalogo. Kar se pojavi med štetjem, odložite na stran, zapišite v stolpec za opombe na popisnem listu in ne štejte kot prodajno zalogo. Če tega nikjer ne zapišete, se pri inventuri pokaže kot navaden manko in ne boste vedeli, kaj ga je povzročilo. Odpis je eden najbolj poštenih delov inventure: viden je in ima razlago.
Kako ravnati z vračili in komisijskim blagom?
Pred inventuro jih odložite na stran in jasno označite, da se ne pomešajo z vašo zalogo. Blago, ki gre nazaj dobavitelju, ni več vaše, komisijsko blago običajno nikoli ni bilo, odloženo naročilo kupca pa je že prodano. Splača se jih popisati na ločen list, da računovodja odloči, kako z njimi ravnati. Bistvo je, da nobeno od njih ne pristane na običajnem popisnem listu.
Kaj naj naredim z odprtimi pakiranji?
Odločite vnaprej in to napišite na popisni list. Iz odprtega skupnega pakiranja štejte preostale kose, blago, ki se prodaja po teži, stehtajte, ničesar, kar je odprto za lastno uporabo — na primer vrečk pod pultom —, pa ne štejte v zalogo. Večina napak pri enotah nastane, ker eden šteje v zabojih, drugi pa v kosih. Če je enota na listu, se ta napaka ne zgodi.
Ali za inventuro potrebujem čitalnik črtnih kod ali program?
Za inventuro majhne trgovine ne nujno. Dobro zasnovan papirnati popisni list, oštevilčene cone in štetje v parih dajo zanesljiv rezultat. Če imate program, ki vodi stanje zaloge, pomaga pri poznejši primerjavi, a štetja ne opravi namesto vas in načelo štetja na slepo velja tudi tam. Postopek je pomembnejši od orodja.
Kaj, če je nepojasnjen manko tudi po inventuri velik?
Najprej še enkrat preglejte velike razlike in preverite, da nobena cona ni bila izpuščena ali prešteta dvakrat. Nato razmislite, kje je med letom manjkalo beleženje: odpis, poraba osebja, prejem, vračila. Nikoli ne sumite nikogar na podlagi seštevka — večina manka ima administrativni izvor. Če nepojasnjeni del ostane velik, se splača naslednje leto nekaj skupin izdelkov šteti mesečno, da boste pravočasno videli, kje nastaja.
Izgovorite ime izdelka in je že na blagajni.
Boltom App vam vzame delo izza pulta. Izdelek najdete po fotografiji ali tako, da preprosto izgovorite njegovo ime — brez kod in brez lističev. Kar gre s police ali v smeti, zabeležite kar tam, ne v zvezek. Deluje ob vaši obstoječi blagajni, ne namesto nje.
- Hitra koda s fotografijo — ali izgovorite ime izdelka in blagajna ga najde.
- Lastna poraba v treh dotikih, zapisana na ime osebe.
- Dnevni odpis z razlogom: poteklo, razbito, neprodajno — sešteto v denarju.
Brez kartice · 2 minuti
