Večina majhnih trgovin začne nekako takole: zvezek pod pultom s črticami in nekega dne nekdo vse skupaj prenese v preglednico. To ni slaba pot. Dobro zgrajen Excelov list lahko majhni trgovini, pekarni ali trgovini s sadjem in zelenjavo služi leta — če veste, za kaj je in za kaj ni.
Težava običajno ni Excel, temveč struktura. V mnogih trgovinah preglednico sestavlja en sam stolpec: „zaloga“, ki ga nekdo občasno prepiše. Iz tega nikoli ne izveste, zakaj je dvanajst namesto petnajst — prodano, zavrženo, nekdo je vzel ali pa je bilo preprosto napačno vtipkano. Dobra preglednica ne hrani številke, temveč to, kar se je z njo zgodilo.
Ta članek ima tri dele: pripravljeno predlogo s stolpci in formulami, tedensko rutino, ki jo ohranja pri življenju, in iskren seznam, kje se običajno zlomi. Če na koncu ugotovite, da vaša trgovina še vedno sodi v preglednico, kar ostanite pri njej.
Kdaj je Excel dobra izbira
Začnimo s pošteno ugotovitvijo: Excel ni orodje za začetnike, ki ga je treba čim prej zamenjati. Je brezplačen ali zelo poceni, vsak ga do neke mere pozna in naredi natanko to, kar vanj vnesete. V majhni trgovini je to pogosto dovolj — vprašanje je le, ali je vaša trgovina taka.
- Vodi ga ena oseba. Če preglednico vedno izpolnjuje ista oseba, ni zmede z različicami in ne vprašanja „kdo je to spremenil“.
- Zajema nekaj sto izdelkov. Pri približno tristo vrsticah je preglednica še obvladljiva; nad tisoč postaneta iskanje in pomikanje delo samo po sebi.
- Dovolj je tedenski ritem. Če se enkrat na teden usedete in vnesete premike tedna, je preglednica natanko tako sveža, kot so podatki, ki jih potrebujete za naročanje.
- Poleg prodaje je malo izhodnih premikov. Kjer sta odpis in lastna poraba redka, se manj pozabi.
- Prejem je preprost. Nekaj dobaviteljev, ena ali dve dobavi na teden — to je mogoče z dobavnice vnesti v nekaj minutah.
- Trgovina je samo ena. Dve trgovini pomenita dve preglednici in njuna primerjava je delo zase.
Če večina tega za vas drži, je Excel dobra izbira in naslednji del članka je za vas. Če beleži že več ljudi in odpis ob koncu izmene prispe na listku papirja, se splača začeti z delom „Kje se Excel zlomi“.
Predloga: enajst stolpcev, tri formule
Spodnja struktura opisuje list „Zaloga“, v katerem je vsaka vrstica en izdelek in zajema eno obdobje — običajno teden ali mesec, čas med dvema štetjema. Sega od stolpca A do stolpca K; formule se sklicujejo na drugo vrstico in od tam jih povlečete navzdol.
| Stolpec | Kaj vanj sodi? | Formula ali primer |
|---|---|---|
| A — Izdelek | Ime izdelka, kot bi ga iskali na polici | Črni kruh |
| B — Koda | Kratka, enolična oznaka, ki se nikoli ne spremeni | KRH01 |
| C — Enota | V čem štejete: kos, kg, zavitek, zaboj | kos |
| D — Začetna zaloga | Prešteta količina na začetku obdobja | Vtipkano število, npr. 20 |
| E — Prejem | Kar je v obdobju prispelo, po dobavnicah | Vtipkano število ali vsota z lista Premiki |
| F — Prodaja | Kar je odšlo kot prodano | Vtipkano število ali vsota z lista Premiki |
| G — Odpis | Blago s pretečenim rokom, razbito, pokvarjeno, neprodajno | Vtipkano število ali vsota z lista Premiki |
| H — Lastna poraba | Kar so zase vzeli zaposleni ali lastnik | Vtipkano število ali vsota z lista Premiki |
| I — Izračunana zaloga | Kar bi moralo biti na polici po papirju | =D2+E2-F2-G2-H2 |
| J — Dejanska (prešteta) | Kar ste ob koncu obdobja dejansko prešteli | Vtipkano število |
| K — Razlika | Razlika med preštetim in izračunanim; minus = manko | =J2-I2 |
Na konec se splača dodati dva pomožna stolpca: L — Nabavna cena (na enoto) in M — Vrednost razlike s formulo =K2*L2. To je tretja formula in morda najkoristnejša: samo število enot zavaja, ker trije manjkajoči zavitki žvečilnih gumijev in tri manjkajoče steklenice olja niso isto. Če tabelo razvrstite po stolpcu M, vrh seznama pokaže, kje se splača raziskati.
Dva lista: zakaj dnevnik premikov premaga prepisano številko
Zgornjo tabelo lahko izpolnjujete ročno: ob koncu tedna vpišete, koliko je prišlo in koliko odšlo. To deluje, a ima slabost — za vsoto izginejo kdaj, kaj in kdo. Če v stolpcu odpisa piše štirinajst, ne veste, ali je bil to en slab dan ali dva tedna počasnega uhajanja. Zato se splača dodati drug list z imenom „Premiki“, v katerem nikoli ničesar ne popravljate ali brišete, le dodajate.
| Datum | Izdelek (koda) | Vrsta | Količina | Vpisal(a) |
|---|---|---|---|---|
| Ponedeljek | KRH01 | Prejem | +24 | Ana |
| Ponedeljek | KRH01 | Prodaja | −18 | blagajna |
| Torek | MLE02 | Odpis (pretečen rok) | −3 | Peter |
| Torek | KAV05 | Lastna poraba | −1 | Ana |
| Sreda | MLE02 | Prejem | +30 | Peter |
Količine s predznakom imajo eno veliko prednost: na listu Zaloga ena sama funkcija sešteje celotno spremembo izdelka. V Excelu je to SUMIF: =D2+SUMIF(Premiki!B:B;B2;Premiki!D:D) — z drugimi besedami, začetni zalogi prišteje vsako vrstico lista Premiki, katere koda se ujema s kodo v tej vrstici. Če želite tudi razčlenitev po vrsti (koliko je bilo odpisa, koliko lastne porabe), je najpriročnejša vrtilna tabela, ki jo osvežite z enim klikom.
Dnevnik premikov premaga prepisano številko, ker ga lahko izsledite nazaj. Če je razlika ob koncu meseca negativna, vidite, v katerem tednu se je začelo, pri katerih izdelkih in v čigavi izmeni. Prepisana številka pove le, koliko je zdaj. Dnevnik vam pove tudi, kako je do tega prišlo.
Postavitev v enem popoldnevu
Ne potrebujete vikenda. Dovolj so mirnejše popoldne, prenosnik in police — večina časa ne gre za preglednico, temveč za popis izdelkov in prvo štetje.
- 11. Popišite izdelke in vsakemu dodelite kodoSprehodite se ob policah in izpolnite stolpce A–C. Koda naj bo kratka in trajna (KRH01, MLE02) — ime se lahko spremeni, koda nikoli. Ta korak je pozneje najtežje popraviti, zato z njim ne hitite.
- 22. Odločite se za enoteŠtejete v kosih, kilogramih ali zavitkih? Pomembno je, da ima vsak izdelek eno enoto in da v njej vnašate tudi prejem. Če dobavitelj dobavlja v zabojih, vi pa prodajate na kos, ob prejemu preračunajte na kose.
- 33. Preštejte polico — to je vaša začetna zalogaPo zaprtju ali pred odprtjem, ko se nič ne premika. Prešteta količina gre v stolpec D. Če je izdelkov preveč, začnite z dvajsetimi ali tridesetimi najpomembnejšimi, preostale pa dodajte v naslednjih tednih.
- 44. Ustvarite list PremikiPet stolpcev: datum, koda, vrsta, količina, kdo. Za vrsto uporabite spustni seznam (Preverjanje veljavnosti podatkov), da „odpis“, „Odpis“ in „zavrženo“ ne postanejo tri ločene kategorije.
- 55. Vnesite formule in jih preizkusite na treh izdelkihDodajte nekaj izmišljenih premikov in preverite, ali se izračunana zaloga ujema s tem, kar dobite ročno. Če se, izbrišite preizkusne vrstice in formule povlecite navzdol do vseh izdelkov.
- 66. Odločite, kdo kaj vpisuje in kdajTo ni vprašanje preglednice, a od tega je odvisno vse. Kdo vpiše dobavo? Kdo vpiše odpis? Kam gre zapisek, če prenosnika ni pri roki? Če prvi dan ni odgovora, bodo stolpci do tretjega tedna prazni.
Tedenska rutina, ki jo ohranja pri življenju
Preglednica ni natančna zato, ker je formula dobra, temveč zato, ker vanjo redno prihajajo podatki. Ta rutina vzame približno dvajset minut na teden, če se premiki zbirajo sproti — in uro, če je treba vse zbrati ob koncu tedna.
- 1Dobavnice tedna vnesite kot prejem. Dokler niso vnesene, jih hranite v predalčku ob prenosniku.
- 2Vnesite prodajo. Če vaša blagajna zna dati povzetek po izdelkih, ga prekopirajte od tam; če ne, je to najšibkejša točka preglednice.
- 3Zberite odpis in lastno porabo iz zapiskov ali zvezka tedna. Če je seznam prazen, se vprašajte: ga res ni bilo ali ga nihče ni zapisal?
- 4Preštejte pet do deset izdelkov — ne vseh. Vsak teden druge, a dragi in hitro prodajani izdelki naj pridejo na vrsto pogosteje.
- 5Poglejte razliko pri preštetih izdelkih. Če izdelek manjka pri dveh zaporednih štetjih, se ukvarjajte s tem, ne z enkratnim nihanjem.
- 6Datoteko shranjujte na enem mestu, pod enim imenom. Datum hranite v datoteki, ne v njenem imenu.
Kje se Excel zlomi
Excel se v računanju redko zmoti. Zlomi se tam, kjer se z njim srečajo ljudje in način, kako trgovina deluje: ko v njem dela več ljudi, ko se premik zgodi drugje, kot je datoteka, in ko majhna napaka tedne ostane neopažena. Te stvari se ne pojavijo čez noč, temveč postopoma — in običajno pridejo na dan, ko se pri inventuri nič ne ujema.
| Znak | Zakaj se to zgodi? | Koliko stane? |
|---|---|---|
| Več ljudi želi pisati hkrati | Eno datoteko varno ureja ena oseba naenkrat; skupna različica se zaplete ali prepisuje | Izgubljene vrstice, ki jih nihče ne išče |
| Datoteka je zadaj, prodaja je spredaj | Prenosnik stoji v pisarni, premik se zgodi za pultom | Številke, vpisane naknadno, po spominu |
| „zaloga_koncna_2.xlsx“ | Vsak shranjuje na svoj računalnik in pošilja naprej po e-pošti | Ne veste, katera je prava, in dve je treba združiti |
| Povlečena formula se tiho zamakne | Vstavljena vrstica, ročno prepisana celica, napačen obseg | Tedni napačne zaloge, ki jih nihče ne opazi |
| Ne vidite, kdo je kaj spremenil | Preglednica ne beleži sprememb | Ko je razlika, ni koga vprašati |
| Nerodno na telefonu | Drobne celice, pomikanje, nenamerni dotiki | Med izmeno nihče ne beleži |
| Odpis in lastna poraba izpadeta | Zaradi enega pretečenega jogurta ali ene kave nihče ne gre zadaj | Razlika postane „neznan manko“, čeprav to ni |
Zadnja vrstica je najpomembnejša. Prejem se skoraj vedno vpiše, ker je dobavnica pri roki, prodaja pa pride v preglednico nekako, če blagajna da povzetek. Odpis in lastna poraba pa ne pustita papirja: pretečen jogurt konča v košu, kava se popije na začetku izmene in nihče ne gre zadaj, da bi to vpisal. Ob koncu meseca vse to pristane v stolpcu „manko“ in je videti kot kraja — čeprav večina tega preprosto ni bila zapisana.
„Preglednica ne odpove tam, kjer računa, temveč tam, kjer čaka: v zadnji pisarni, dokler se nekdo ne spomni, kaj se je zgodilo spredaj.”
Znaki, da je čas za prehod na program
Ni ene same točke, ko Excel postane „slab“. So pa znaki, ki skupaj pokažejo, da vzdrževanju preglednice namenjate več časa, kot vam ga vrne. Če držijo trije ali štirje od naslednjih, se splača resno ozreti naokrog.
- Beleži več ljudi in nečiji vnos je že izginil ali se pojavil dvakrat.
- Stolpca odpisa in lastne porabe sta redno prazna ali kažeta sumljivo okrogle številke.
- Obstaja več različic datoteke in ni gotovo, katera je trenutna.
- Tedenska rutina redno odpade, ker je iz ene ure nastalo dve.
- Razlika je vsak mesec velika, a ne znate povedati, v katerem tednu ali v čigavi izmeni je nastala.
- Zaradi druge trgovine ali novega pulta se premiki zdaj dogajajo na več mestih.
- Napaka v formuli je prišla na dan šele pri inventuri, tedne pozneje.
Na kaj biti pozoren pri programu
Pri prehodu ni vprašanje, koliko funkcij ima program, temveč ali reši tisti del, kjer se vaša preglednica zlomi. Če vam izpadajo izhodni premiki, zapleten skladiščni sistem ne bo prav nič pomagal, če je beleženje za pultom enako težko kot prej.
| Merilo | Zakaj je pomembno? | Kako preizkusiti |
|---|---|---|
| Beleženje tam, kjer se zgodi | Kar se ne vpiše takoj, se običajno ne vpiše nikoli | Poskusite zabeležiti odpis izza pulta, na telefonu |
| Več naprav hkrati | Če sta za pultom dva, nihče ne sme čakati | Beležite na dveh telefonih hkrati in preverite, ali se ohranita oba vnosa |
| Kdo je vpisal | Ko je razlika, veste, koga vprašati | Preverite, ali je ob vsaki postavki prikazano ime |
| Hitrost za pultom | Je vrsta, ni časa za brskanje po menijih | Izmerite, koliko časa traja zabeležiti prodajo ali odpis |
| Deluje ob vaši blagajni | Obstoječe opreme ni vedno treba zamenjati | Vprašajte, ali je treba zaradi njega zamenjati registrsko blagajno |
| Izvozljivi podatki | Preglednice vam ni treba zavreči, če lahko številke izvozite | Preverite, ali lahko prenesete poročilo, ki ga prilepite v preglednico |
Prehod ne pomeni, da preglednico zavržete. V mnogih trgovinah najbolje deluje ureditev, pri kateri se težko zbirljivi podatki — prodaja, odpis, lastna poraba — beležijo tam, kjer nastanejo, in ob koncu tedna prispejo v preglednico iz poročila. Prejem in štetje ostaneta v stari rutini. Tako preglednica ostane to, v čemer je dobra: povzemanje in iskanje razlik.
Česa ne delati
- Ne prepisujte številke zaloge. Ko se številka prepiše, izgine razlog, zakaj je taka — dnevnik ga ohrani.
- Imena datoteke ne uporabljajte za upravljanje različic. Ob „koncna_2“ in „koncna_nova“ nikoli ne bo jasno, katera je prava.
- Ne pišite v celico s formulo. Prepisana formula ne javi napake; od takrat le kaže napačno številko.
- Ne štejte cele trgovine vsak teden. Redno pet do deset izdelkov je vrednejše od popolne inventure, ki se nikoli ne zgodi.
- Razlike ne obravnavajte kot krajo, dokler odpis in lastna poraba nista pravilno vpisana. Večina manka je običajno nezabeležen premik.
- Ne zapletajte. Namesto makrov in zapletenih funkcij enajst stolpcev in dve formuli — to bo nekdo razumel, tudi ko boste na dopustu.
- S prehodom ne čakajte na popoln zlom. Če drži več znakov, vas preglednica že stane več, kot prihrani.
Povzetek
- Excel je dober začetek za eno osebo, nekaj sto izdelkov in tedenski ritem.
- Zaloga je vsota premikov: začetna + prejem − prodaja − odpis − lastna poraba, in z njo primerjate prešteto količino.
- Dva lista: dnevnik premikov, v katerega le dodajate, in pregled, ki računa s formulami.
- Pri življenju jo ohranjata dvajsetminutna tedenska rutina in pet do deset preštetih izdelkov.
- Zlomi se tam, kjer se premik zgodi: za pultom, v več rokah, ob istem času.
- Pri prehodu preverite, ali program beleži tam, kjer se danes izgubljajo podatki — preglednice vam ni treba zavreči.
Pogosto zastavljena vprašanja
Je Excel primeren za evidenco zaloge v majhni trgovini?
Da, do določene velikosti dobro deluje. Če ga vodi ena oseba, zajema nekaj sto izdelkov in se posodablja enkrat na teden, vam lahko dobro zgrajena preglednica služi leta. Meja ni v računanju, temveč v beleženju: ko dela več ljudi in se premiki dogajajo za pultom, preglednica vse pogosteje zaostaja. Do takrat kar ostanite pri njej.
Katere stolpce potrebuje preglednica za evidenco zaloge?
Delujoči minimum: izdelek, koda, enota, začetna zaloga, prejem, prodaja, odpis, lastna poraba, izračunana zaloga, dejanska (prešteta) zaloga in razlika. Splača se dodati nabavno ceno in vrednost razlike, ker samo število enot zavaja. Več stolpcev običajno le upočasni izpolnjevanje. Ključno je, da ima vsak izhodni premik svoj stolpec, ne skupnega „drugo“.
S katero formulo izračunam zalogo v Excelu?
Izračunana zaloga je začetna zaloga plus prejem, minus prodaja, minus odpis, minus lastna poraba — v predlogi =D2+E2-F2-G2-H2. Razlika je razlika med preštetim in izračunanim: =J2-I2, kjer minus pomeni manko. Vrednost razlike je razlika, pomnožena z nabavno ceno. Majhna trgovina redko potrebuje kaj bolj zapletenega.
Zakaj je dnevnik premikov boljši od enega samega stolpca zaloge?
Ker vam prepisana številka pove le, koliko je zdaj, ne pa, kako je do tega prišlo. V dnevniku premikov je vsak prejem, prodaja, odpis in lastna poraba v svoji vrstici z datumom in imenom, zato lahko ob razliki izsledite, v katerem tednu in pri katerem izdelku se je začela. Dnevnik je tudi bolj prizanesljiv: napačno vrstico je mogoče popraviti, napačen prepis pa izgine brez sledi. Iz njega je mogoče list Zaloga izračunati samodejno s funkcijo SUMIF.
Kako uporabim SUMIF z dnevnikom premikov?
Če imajo na listu Premiki prihajajoče količine predznak plus in odhajajoče minus, je celotna sprememba izdelka ena sama vsota. Na listu Zaloga je formula =D2+SUMIF(Premiki!B:B;B2;Premiki!D:D), ki začetni zalogi prišteje vsak premik s to kodo. V nekaterih jezikovnih različicah Excela ima funkcija lokalno ime, ločilo argumentov pa je podpičje. Za razčlenitev po vrsti je priročnejša vrtilna tabela.
Kako pogosto naj delam inventuro, če zalogo vodim v Excelu?
Popolna inventura običajno zadošča četrtletno ali letno, če vmes vsak teden preštejete pet do deset izdelkov. V tedenskem vzorcu naj dragi in hitro prodajani izdelki pridejo na vrsto pogosteje, počasni in poceni artikli redkeje. Tako se razlike pokažejo v nekaj tednih, ne šele ob koncu leta. Podrobni letni inventuri se posvečamo v ločenem članku.
Kaj naj naredim, če preglednica kaže manko, a ne vem, od kod izvira?
Najprej preverite, ali sta bila za obdobje vpisana ves odpis in vsa lastna poraba — v mnogih trgovinah je večina manka preprosto nezabeležen premik. Nato ugotovite, v katerem tednu se je začel in pri katerih izdelkih se ponavlja; enkratno nihanje redko kaj pomeni. Preverite tudi formule, ker je zamaknjen obseg videti natanko kot manko. Šele ko je vse to v redu, se splača iskati drug vzrok.
Ali lahko preglednico uporablja več ljudi hkrati?
S skupno preglednico v oblaku tehnično da, v praksi pa se prav tu začnejo težave. Če dva pišeta v isto vrstico ali nekdo dela v starejši preneseni kopiji, lahko vrstice izginejo ali se podvojijo, naknadno pa je težko ugotoviti, kdo je kaj spremenil. Če tako delate, naj vsak piše le na list Premiki, v novo vrstico, list s formulami pa naj ureja samo ena oseba. Če se to redno zatika, je to eden najmočnejših znakov za prehod.
Zakaj odpis in lastna poraba vedno izpadeta iz preglednice?
Ker ne pustita papirja in se dogajata za pultom, preglednica pa je zadaj. Prejem ima dobavnico in prodaja blagajno, a zaradi ene pretečene smetane ali ene kave nihče ne gre do prenosnika zadaj. Kar se ne vpiše takoj, se do konca tedna običajno pozabi. Pomagata zvezek ali držalo za listke pod pultom, trajna rešitev pa je, da se beleži tam, kjer se premik zgodi.
Kdaj se splača preiti z Excela na program?
Ko beleži več ljudi, ko sta stolpca odpisa in lastne porabe redno prazna, ko kroži več različic datoteke ali ko tedenska rutina ne gre več v vaš čas. En znak sam po sebi ni razlog za prehod, trije ali štirje skupaj pa so. Pri odločanju ne glejte števila funkcij, temveč ali program beleži tam, kjer se danes izgubljajo podatki. Mnoge trgovine preglednice sploh ne zavržejo; le težko zbirljive stolpce izpolnjujejo od drugod.
Na kaj naj bom pozoren pri izbiri programa za zalogo?
Da je beleženje za pultom hitro, na telefonu ali tablici, da deluje več naprav hkrati in da ob vsaki postavki pokaže, kdo jo je vpisal. Pomembno je, da deluje ob vaši obstoječi blagajni in da lahko podatke izvozite v poročilo. Preden se odločite, ga nekaj dni preizkusite v svoji trgovini, v res prometni uri. Kar je hitro v predstavitvi, ni vedno hitro pred vrsto.
Ali Boltom App nadomesti mojo preglednico zaloge?
Ne povsem in tudi ni bil zgrajen za to. Boltom App za pultom beleži, kar odide s police: prodajo, odpis z razlogom in lastno porabo z imenom tistega, ki je vzel, na več napravah hkrati, ob vaši obstoječi blagajni. Ne opravlja prevzema blaga, naročil pri dobaviteljih, inventure s črtnimi kodami ali celotne skladiščne knjige. Zato mnoge trgovine obdržijo svoj preprost list zaloge in izhodne stolpce izpolnjujejo iz poročil aplikacije.
Izgovorite ime izdelka in je že na blagajni.
Boltom App vam vzame delo izza pulta. Izdelek najdete po fotografiji ali tako, da preprosto izgovorite njegovo ime — brez kod in brez lističev. Kar gre s police ali v smeti, zabeležite kar tam, ne v zvezek. Deluje ob vaši obstoječi blagajni, ne namesto nje.
- Hitra koda s fotografijo — ali izgovorite ime izdelka in blagajna ga najde.
- Lastna poraba v treh dotikih, zapisana na ime osebe.
- Dnevni odpis z razlogom: poteklo, razbito, neprodajno — sešteto v denarju.
Brez kartice · 2 minuti
