Praznični odpiralni čas trgovine: kdaj, kako dolgo, s kom — in kako izvedo kupci

Sredina decembra, čas zapiranja. Stalna stranka vpraša pri pultu: „Na sveti večer imate odprto, kajne? Do kdaj pa na silvestrovo?“ Trgovec takoj reče „kot lani“, zvečer pa ugotovi, da se ne spomni natančno, kako je bilo lani. Ne ve niti, kdo dela med prazniki, niti, kateri dan dobavitelj kruha pripelje zadnjič.

Prazniki delujejo drugače kot običajen teden. Kupci v nekaj urah kupijo, kar bi sicer kupovali ves teden, nato pa dneve skoraj ne pridejo. Dobavitelji se ustavijo, tudi ekipa si zasluži praznike, ponekod pa veljajo posebna pravila o tem, kdaj sme biti trgovina odprta. Če se v tem času leta odločate po navadi, zlahka plačujete zaposlene v prazni trgovini ali pa imate zaprto ravno takrat, ko bi pred vrati stala vsa soseska.

V tem članku pregledamo, kako se na podlagi podatkov odločiti o prazničnem odpiralnem času, kako načrtovati ekipo med prazniki, kaj naročiti pred zaprtjem in po njem, kako obvestiti kupce in na kaj paziti ob ponovnem odprtju. Primeri so zgrajeni okoli 24. decembra, 31. decembra in novega leta, ker so to v mnogih državah ključni dnevi, vaši prazniki pa so lahko drugačni; zneski so v nevtralnih enotah. O tem, kako dolgo imeti odprto na splošno, govori članek Do kdaj naj bo trgovina odprta? Mejna ura, nedelje in zgodnja odpiranja, o pripravi na ves konec leta pa Priprava na konec leta: sezonski načrt za vašo trgovino od oktobra do januarja.

Zakaj je praznični odpiralni čas drugačen

V običajnem tednu odpiralni čas teče skoraj sam od sebe: kupci so ga navajeni, razpored se ponavlja, blago pride na običajne dni. Okoli praznikov se ta rutina za nekaj dni obrne na glavo in naenkrat se spremeni več stvari, ki vplivajo druga na drugo.

• Ritem kupcev. Pred praznikom vsi nakupujejo ob istem času, pogosto s polno košarico, med praznikom pa pridejo le tisti, ki jim je kaj zmanjkalo ali so kaj pozabili.
• Premor dobaviteljev. Mnogi dobavitelji se za nekaj dni ustavijo ali dostavljajo redkeje. Kar poide po zadnji dostavi, manjka več dni.
• Potrebe ekipe. Prazniki so tudi za družino, vsi pa želijo prosto na iste dni. To je treba urediti vnaprej in pošteno.
• Pravila. Marsikje veljajo posebni predpisi o odpiralnem času ob praznikih in nedeljah, o delu na praznike in o dodatkih k plači. Razlikujejo se od države do države, celo od kraja do kraja.
• Strošek. Praznična ura lahko stane več kot običajna: dodatek k plači, ogrevanje, razsvetljava in človek, ki takrat ni doma.

Vzorec praznikov in kaj ljudje kupujejo

V večini majhnih trgovin se okoli praznikov leto za letom pokaže podoben vzorec. Natančni časi so odvisni od okolice, kupcev in lokalnih praznikov, vendar se splača začeti pri tej sliki in jo izpopolniti z lastnimi lanskimi številkami. Če vaši prazniki padejo na druge dni, deluje ista logika: vrhunec pred praznikom, miren praznik, nov vrhunec pred naslednjim.

Najpomembnejše v tabeli: praznični promet se ne razporedi, ampak se stisne v nekaj ur. Dopoldne 24. decembra ali zgodnje popoldne na silvestrovo pogosto prinese toliko kot cel običajen dan, potem pa se vrata ure in ure skoraj ne odprejo. Vprašanje torej ni, ali imeti odprto na praznik, ampak točno katere ure.

Odločitev na podlagi podatkov: ali se splača odpreti praznično popoldne?

Praznična ura se splača, če dobiček, ki ga prinese — ne promet! — pokrije strošek odprte trgovine. Za to potrebujete dve številki: lanski promet po urah na isti dan in strošek ene odprte ure. Poglejmo primer v nevtralnih enotah. Lani je 31. decembra med 2. in 6. popoldne trgovina iztržila 600 enot, njena povprečna marža pa je 25 %. Popoldne je za pultom ena prodajalka s 12 enotami na uro, v primeru pa predpostavimo 50 % dodatka za delo na praznik, zato stane 18 enot na uro. Dodatno ogrevanje, razsvetljava in hlajenje popoldne znašajo 2 enoti na uro. Ena odprta praznična ura torej stane 20 enot.

Popoldne kot celota se splača: 150 enot dobička minus 80 enot stroška pusti 70 enot. Zadnja ura pa je že v izgubi, saj je 15 enot dobička proti 20 enotam stroška. Če zaprete ob 5. popoldne, 135 enot dobička minus 60 enot stroška pusti 75 enot — z uro manj torej zaslužite 5 enot več, sodelavka pa je lahko uro prej doma. To je praznična mejna ura: ura, pri kateri dobiček ne pokrije več stroška.

• Prilagodite letošnjemu letu. Če je vaš promet to jesen 10 % nižji kot lani, sorazmerno znižajte tudi lanske praznične številke. V primeru potem ura od 4. do 5. popoldne prinese 108 enot prometa in 27 enot dobička, kar je še vedno 7 enot več od stroška.
• Če ste za pultom sami, tudi vaša ura ni zastonj. Štejte jo, kot da plačujete nadomestnega delavca, sicer bo vsaka praznična ura videti donosna.
• Poglejte, kam gre izgubljeni promet. Če zaprete prej, del kupcev pride dopoldne, zato promet ni povsem izgubljen, le premakne se.
• Pomislite tudi na zvestobo. Mirna praznična ura prinese malo denarja, a če ste v bližini edini odprti, si bodo kupci to zapomnili. Tega ni mogoče izmeriti v enotah, lahko pa se o tem odločite zavestno.
• Eno leto ni vzorec. Če imate podatke za dve ali tri leta, poglejte vse: deževen praznik ali praznik, ki pade na konec tedna, lahko sliko močno popači.

Pravila, dodatki k plači, dnevi počitka

Preden kar koli obesite na vrata, preverite, kaj je dovoljeno. Kateri dnevi štejejo za praznike ali dela proste dni, ali sme biti trgovina odprta v nedeljo ali na praznik in, če sme, kako dolgo — to se razlikuje od države do države, celo od regije do regije in od mesta do mesta. Lahko obstajajo lokalni prazniki, za katere v sosednjem kraju še niso slišali, kaj je dovoljeno, pa je včasih odvisno od velikosti trgovine, od tega, ali v njej osebno dela lastnik, ali od vrste trgovine.

• Preverite, na katere dni je zaprtje obvezno in na katere je dovoljeni odpiralni čas krajši.
• Razjasnite, kolikšen dodatek pripada tistemu, ki dela na praznik ali v nedeljo, in ga vključite v strošek ur.
• Pozanimajte se, koliko počitka pripada zaposlenim med dvema izmenama in v tednu, ker se to v gneči okoli praznikov hitro krši.
• Če se pravila iz leta v leto spreminjajo, ne izhajajte iz lanskega obvestila, temveč vedno iz veljavnih predpisov.

Načrtovanje ekipe med prazniki

Splošna načela načrtovanja razporeda — izmene glede na promet in strošek plač — obravnava članek Razpored izmen v trgovini: da strošek plač ne poje dobička. Prazniki pa imajo nekaj posebnosti: vsi prosijo za proste iste dni, vrhunci so kratki in ostri, in kdo je delal lani na sveti večer, šteje tudi letos.

• Najprej prostovoljci. Vprašajte, kdo bi rad delal okoli praznikov. Nekomu je pomemben dodatek k plači, kdo praznuje drug praznik, kdo pa bi bil raje prost na silvestrovo kot na sveti večer.
• Kroženje iz leta v leto. Zapišite si, kdo je lani delal na najbolj iskane dni, in mu letos dajte prednost pri prostih dnevih. To je najpreprostejši način, da razpored deluje pošteno.
• Zgodnje želje. Želje zberite štiri tedne vnaprej in določite rok. Kdor se do takrat ne oglasi, ga razporedite po kroženju.
• Dodatna oseba za vrhunec. Dopoldne 24. decembra in dopoldne 31. decembra potrebujete dve osebi za pult in police; ob mirnih popoldnevih zadošča ena.
• Krajši odpiralni čas. Zgodnejše zaprtje je ekipi pogosto vredno več kot cel prost dan, trgovino pa ne stane veliko, če je popoldne tako ali tako mirno.
• Zagotovljen prost dan za vsakogar. Vsak vnaprej ve, kateri praznik ima zagotovo prost, in tega mu ne vzemite v zadnjem trenutku.

Če je ekipa majhna in se nihče ne javi prostovoljno, je krajši odpiralni čas pošteno rešitev. Majhna trgovina preživi zaprtje opoldne na sveti večer, dobro prodajalko pa je težko nadomestiti, če vsako leto prav ona ostane za pultom, medtem ko drugi praznujejo. Spoštovanje počitka in časa z družino je dolgoročno v interesu tudi trgovine.

„Pri prazničnem odpiralnem času ne gre za to, kako dolgo zdrži trgovec, ampak za to, katera ura se splača — in čigavemu prazniku za to vzamemo čas.”

Naročanje pred prazničnim zaprtjem in po njem

Največja past prazničnega naročanja ni količina, temveč premor v dostavah. Mnogi dobavitelji se za nekaj dni ustavijo ali dostavljajo v združenih dneh, zato lahko med zadnjo dostavo pred praznikom in prvo po njem mine štiri do pet dni. Od vsakega dobavitelja zahtevajte praznični koledar dostav in naročila prilagodite njemu. Koliko naročiti za božično sezono, podrobno obravnava članek Kdaj oddati božično naročilo in koliko naročiti; tu govorimo o dneh okoli prazničnega zaprtja.

Najpomembnejše načelo je zadnji dan pred zaprtjem: kar takrat ne prodate, se med zaprtimi dnevi stara na polici ali v hladilniku. Zato sveže blago odmerite tako, da poide uro ali dve pred zaprtjem, tudi če zadnji kupec ne najde kruha. Prazna polica s kruhom opoldne na sveti večer je manjša težava kot dva zaboja kruha v odpisu 27. decembra.

Kako kupci izvedo, kdaj imate odprto

Tudi najboljši praznični odpiralni čas nič ne pomaga, če kupci zanj ne vedo. Kdor na sveti večer popoldne naleti na zaklenjena vrata, gre naslednjič drugam, kdor pa ne ve, da imate odprto dan po novem letu, se odpravi v veliki supermarket. Zato praznični odpiralni čas objavite na čim več mestih, in to vsaj dva tedna vnaprej.

• Na vratih. Jasno berljiv list z velikimi črkami, razčlenjen po dnevih. Vidi ga vsak, ki gre mimo, tudi ko imate zaprto.
• Ob blagajni. Majhno obvestilo na pultu ali ob blagajni in stavek kupcu: „Na sveti večer imamo odprto do enih.“ Tako bodo stalne stranke zagotovo izvedele.
• V izložbi. Tabla ali plakat, ki se vidi z ulice, da ga opazijo tudi tisti, ki gredo le mimo.
• Na družbenih omrežjih. Kratka objava dva tedna vnaprej in opomnik dan pred praznikom. Vzorčno besedilo lahko prepišete z obvestila na vratih.
• V vpisu na zemljevidu in v iskalniku. Ne pozabite tudi tam posodobiti prazničnega odpiralnega časa, ker ga mnogi preverijo, preden se odpravijo. Kako urejati vpis, opisuje naš članek o tem, kako vas najdejo na zemljevidih in v iskalniku.

Pri obvestilu je najpomembnejša jasnost. Ne pišite „med prazniki skrajšan odpiralni čas“, ker iz tega nihče ne razbere, ali na sveti večer zaprete opoldne ali ob šestih. Razčlenite ga po dnevih in urah, in če imate kateri dan zaprto, to tudi napišite. Če kaj spremenite v zadnjem trenutku, to posodobite povsod, sicer bodo kupci verjeli staremu obvestilu.

Seznam opravil teden za tednom

Praznični odpiralni čas ne nastane v enem dnevu. Če začnete štiri tedne vnaprej, zadnji teden ni naglice, ekipa pravočasno ve, kaj jo čaka, in tudi kupci pravočasno izvedo. Spodnji vrstni red je izhodišče, ki ga lahko prilagodite svojim praznikom.

1. 11. Štiri tedne prej: odločite se o odpiralnem časuPoglejte lanski promet po urah med prazniki, izračunajte, katere ure se splačajo, in preverite lokalna pravila. Odločite se, koliko časa boste imeli odprto na posamezen dan.
2. 22. Štiri tedne prej: razporedZberite želje za proste dni in prostovoljce, poglejte lansko kroženje in sestavite praznični razpored. Obesite ga tja, kjer ga vsi vidijo.
3. 33. Tri tedne prej: koledarji dostavOd vsakega dobavitelja zahtevajte praznične dneve dostav in naročanja ter si zapišite, kdaj blago zadnjič pride pred praznikom in kdaj prvič po njem.
4. 44. Dva tedna prej: naročilo in obvestiloOddajte naročilo trajnega blaga, načrtujte zadnje naročilo svežega blaga in objavite praznični odpiralni čas na vratih, ob blagajni, v izložbi, na družbenih omrežjih in v vpisu na zemljevidu.
5. 55. Zadnji teden: opomniki in preverjanjePreverite, ali je končni odpiralni čas objavljen povsod, povejte ga stalnim strankam in poskrbite, da vsak ve, kdaj dela. Nastavite znižanje pokvarljivega blaga za zadnje ure pred praznikom.
6. 66. Zadnji dan pred zaprtjem: zaprite, kot je trebaPreglejte hladilnike, pokvarljivo blago prodajte ali ga zabeležite kot odpis, preverite temperaturo hladilnikov, gotovino odnesite ali zaklenite, izklopite, kar ni potrebno, in vklopite alarm.
7. 77. Prvi dan po prazniku: ponovno odprtjePridite prej, preglejte hladilnike in roke, izložite sveže blago in poglejte, kaj manjka. Zvečer v dnevnem povzetku primerjajte promet z istim dnem lani.

Ponovno odprtje po praznikih

Prvi dan po praznikih se pogosto začne z močnim dopoldnevom: kupci želijo svež kruh, mleko in zelenjavo, ker jim je prav to doma najprej zmanjkalo. Če je polica s kruhom prazna ali je v hladilniku jogurt s pretečenim rokom, kupec začne leto s slabim vtisom. Zato se ponovno odprtje ne začne z odklepanjem vrat, ampak s temeljitim pregledom.

• Hladilniki in temperatura. Preverite, ali je vsak hladilnik med zaprtimi dnevi pravilno deloval, in če se je kateri pokvaril, blaga, ki je bilo v njem, ne izložite.
• Roki uporabnosti. Preglejte mlečne izdelke, narezke in blago s kratkim rokom. Kar je med zaprtimi dnevi preteklo, gre s police.
• Odpis z razlogom. Pretečeno ali pokvarjeno blago zabeležite kot odpis skupaj z razlogom, da boste naslednje leto videli, koliko se je izgubilo zaradi praznikov in česa naročiti manj.
• Znižanja. Blago s kratkim rokom, ki je še dobro, se prvi dan splača znižati, tudi z načrtovano akcijsko ceno, da poide do popoldneva.
• Zaloga za prvi dan. Sveže blago naj bo na policah do jutra, pri trajnem blagu pa preverite, kaj je poslo v predprazničnem vrhuncu in kaj manjka na polici.

Nekaj dni po ponovnem odprtju se splača sesti k številkam. Kolikšna sta bila promet in dobiček med prazniki, uro za uro, koliko je šlo v odpis, katera ura je bila odveč in kateri izdelek je pošel prezgodaj. To zapišite zdaj, ker se novembra prihodnje leto tega ne boste spomnili, prav takrat pa boste po tem načrtovali naslednji praznični odpiralni čas.

Pogoste napake

• Odločanje po navadi. „Kot lani“ — le da nihče ne ve, ali se je lani splačalo. Brez lanskih številk po urah je odločitev ugibanje.
• Gledanje prometa namesto dobička. Praznična ura s 60 enotami prometa je lahko videti dobro, a če prinese 15 enot dobička proti 20 enotam stroška, je v izgubi.
• Prepozno objavljen odpiralni čas. Lista, obešenega dan pred praznikom, večina kupcev ne bo videla, stalne stranke pa bodo računale na stari odpiralni čas.
• Pozabljen vpis na zemljevidu. Na vratih piše praznični odpiralni čas, iskalnik pa kaže običajnega, in kupec naleti na zaklenjena vrata.
• Vsako leto ista sodelavka v razporedu. Kdor je vsak sveti večer za pultom, bo prej ali slej poiskal delo drugje.
• Spregledan premor v dostavah. Šele po zadnjem naročilu izveste, da dobavitelja štiri dni ne bo, hladilnik z mlekom pa je prazen.
• Preveč svežega blaga pred zaprtjem. Polna polica kruha je opoldne na sveti večer videti lepo, 27. decembra pa je odpis.
• Ponovno odprtje kot rutina. Če se pregled hladilnikov in rokov preskoči, prvi kupec v letu na polici najde blago s pretečenim rokom.

Povzetek

• O prazničnem odpiralnem času se odločite po lanskem prometu in dobičku po urah na iste dneve, ne po navadi.
• Praznična ura se splača, če njen dobiček pokrije plačo, dodatek za delo na praznik in energijo; v primeru je zaprtje ob 5. popoldne na silvestrovo pustilo 75 enot proti 70 pri zaprtju ob 6.
• Pravila o praznikih, obveznem zaprtju, dodatkih k plači in dnevih počitka se razlikujejo od kraja do kraja — vedno preverite lokalne predpise.
• Razpored sestavite štiri tedne vnaprej, s prostovoljci, kroženjem in krajšim odpiralnim časom, in vsakemu zagotovite prost praznik.
• Naročila prilagodite premoru v dostavah: sveže blago naj poide pred zaprtjem, pokvarljivega pa naročite manj.
• Odpiralni čas objavite dva tedna vnaprej, razčlenjen po dnevih in urah, na vratih, ob blagajni, v izložbi, na družbenih omrežjih in v vpisu na zemljevidu.
• Po praznikih preglejte hladilnike in roke, zabeležite odpis z razlogom in zapišite spoznanja za naslednje leto.

Pogosto zastavljena vprašanja