Bereit für das Jahresende: ein Saisonplan für Ihren Laden von Oktober bis Januar

In den meisten kleinen Läden beginnt das Jahresende damit, dass an einem Novembermorgen jemand fragt: „Wie lange haben wir dieses Jahr eigentlich an Heiligabend offen?“ Dann stellt sich heraus, dass schon zwei Leute für dieselbe Woche Urlaub beantragt haben, die Hälfte der Saisonware noch nicht bestellt ist und kein Geld für die großen Rechnungen Anfang Dezember zurückgelegt wurde.

Für die meisten Läden sind die Wochen vor den Feiertagen die stärkste Zeit des Jahres — und die, in der man am leichtesten Fehler macht. Nicht weil es schwierig ist, sondern weil sich zu viele kleine Entscheidungen in zu wenig Zeit stauen. Verteilen Sie sie im Voraus Woche für Woche, ist der Dezember einfach viel Arbeit. Wenn nicht, ist er Chaos.

Dieser Artikel gibt Ihnen den ganzen Saisonplan: einen Saisonkalender von Anfang Oktober bis Mitte Januar, Personal, Feiertagsöffnungszeiten und Kommunikation, Sortiment und Vorbestellungen, Aktionen, Liquidität, einen Plan für die zwei stärksten Tage, die Tage zwischen den Jahren und den Januar. Als Hauptbeispiel nehmen wir Weihnachten und Neujahr; wenn Ihre wichtigsten Feiertage zu einer anderen Zeit liegen, verschieben Sie den Kalender entsprechend. Bestellung, Inventur, Öffnungszeiten und Schichtplanung haben eigene Artikel — wir verweisen dort darauf, wo es nötig ist.

Der Saisonkalender: was wann zu entscheiden ist

Die Saison dauert ungefähr fünfzehn Wochen: von Anfang Oktober bis Mitte Januar. Der Dezemberhöhepunkt macht davon nur zwei, drei Wochen aus, aber sein Erfolg hängt an den zehn davor. Der Sinn des Kalenders ist, dass jede Entscheidung eine Woche bekommt — denn alles, was nicht eingetragen ist, rutscht in die Mitte des Dezembers.

Der Zeitpunkt der Bestellungen ist eine eigene, genauere Frage: Verschiedene Produktgruppen haben verschiedene Fristen, und die Menge rechnen Sie am besten aus Ihren eigenen Zahlen vom letzten Jahr aus. Das behandelt unser Artikel „Wann Sie die Weihnachtsbestellung aufgeben und wie viel Sie bestellen“. Im Saisonkalender genügt es, zu notieren, welche Bestellung in welcher Woche rausgeht.

Personal: Urlaub, Vertretungen, Einarbeitung

Im Dezember will jeder frei haben, und alle wollen dieselben paar Tage. Wenn Sie das nicht im Oktober regeln, richtet sich der Dezember-Dienstplan nach den Wünschen, nicht nach dem Geschäft. Und in der Woche vor dem Höhepunkt bleibt keine Zeit mehr, eine neue Person in Ruhe einzuarbeiten.

• Sammeln Sie die Urlaubswünsche für Dezember und Anfang Januar bis Mitte Oktober und schließen Sie sie bis Monatsende ab. Wer später fragt, kommt nach den bereits genehmigten Wünschen.
• Legen Sie im Voraus fest, an welchen Tagen niemand Urlaub nehmen kann — typischerweise die zwei stärksten Tage und jeweils der Tag davor. Sagen Sie das allen auf dieselbe Weise.
• Suchen Sie im Oktober eine Vertretung: eine frühere Kollegin, einen Studenten, ein Familienmitglied. Im November sucht jeder, und die Guten sind weg.
• Arbeiten Sie die Vertretung im November ein, an ruhigen Vormittagen. Eine neue Person lernt an einem Dezembernachmittag nichts, sie übersteht ihn nur.
• Lassen Sie die Vertretung an den großen Tagen nicht allein an der Kasse. Lassen Sie sie auffüllen, einpacken und Vorbestellungen ausgeben — das Kassieren bleibt bei der Person, die es seit Jahren macht.
• Planen Sie auch Krankheit ein. Mitte Dezember fällt mit ziemlicher Sicherheit jemand aus; halten Sie einen Namen bereit, den Sie anrufen können.

Zwei unserer Artikel geben Ihnen einen fertigen Ablauf für die Einarbeitung: „Eine neue Mitarbeiterin in fünf Minuten an der Kasse einarbeiten“ für die Grundlagen an der Theke und „Neue Verkaufskraft in 3 Tagen einarbeiten“ für die gesamten ersten Tage. Wie Sie den Dienstplan aufbauen, Stoßzeiten messen und Überschneidungen planen, haben wir in „Schichtplanung im Laden“ behandelt.

Feiertagsöffnungszeiten und Kommunikation

Bei den Feiertagsöffnungszeiten gibt es zwei Dinge zu entscheiden: wann Sie geöffnet haben und wie alle davon erfahren. Beim Ersten denken die meisten Ladeninhaber darüber nach, wie viel Umsatz ein geschlossener Tag kostet. Beim Zweiten bedenken weniger, dass schlecht veröffentlichte Öffnungszeiten mehr Kunden vertreiben als kürzere.

• Schauen Sie sich die Verkäufe vom letzten Jahr nach Tag und Stunde aufgeschlüsselt an. Am letzten Tag vor dem Fest ist der Nachmittag oft leer — früher zu schließen ist oft kein Verlust.
• Der Umsatz zwischen den Jahren ist von Laden zu Laden sehr verschieden. In einer Wohnsiedlung ist er oft stark; in einem Büroviertel fast null.
• An Silvester liegt der Höhepunkt am frühen Nachmittag, und vielerorts kommt abends niemand mehr. Der Neujahrstag ist in den meisten kleinen Läden ruhig, sofern Sie überhaupt öffnen dürfen.
• Wenn Sie geschlossen haben, sagen Sie, wo die Leute stattdessen einkaufen können — der Hinweis auf eine benachbarte Bäckerei oder einen anderen Laden bringt Wohlwollen, keinen verlorenen Umsatz.

Wie Sie Ihren Karteneintrag einrichten, haben wir ausführlich in „So finden Kunden Ihren Laden auf Google Maps und in der Suche“ behandelt — Feiertagsausnahmen lassen sich dort im Voraus in einem eigenen Feld eintragen. In den sozialen Medien ist eine Änderung der Öffnungszeiten der wichtigste Beitrag, den ein Ladeninhaber veröffentlichen kann; unser Artikel „So bewerben Sie Ihren Laden in den sozialen Medien“ behandelt das. Und ob sich eine Stunde Offenhalten lohnt, können Sie mit der Methode aus „Wie lange sollte Ihr Laden offen bleiben?“ ausrechnen.

Sortiment: Saisonware, Geschenkkörbe, Vorbestellungen

Beim Saisonsortiment ist die Frage nicht, was Sie noch alles hereinholen könnten, sondern was vor den Feiertagen sicher ausverkauft sein wird. Jedes Saisonprodukt, das am 2. Januar noch im Regal steht, endet reduziert oder als Abschrift. Halten Sie das Saisonregal also kurz und auffällig, und bauen Sie es auf den Zahlen vom letzten Jahr auf, nicht auf dem Katalog des Lieferanten.

• Lang haltbare Saisonware — Pralinen in der Schachtel, festliche Getränke, Geschenkkörbe: Diese können Sie mutiger bestellen, da sich einiges auch nach dem Fest noch verkauft, aber festliche Verpackung zieht im Januar nicht mehr.
• Verderbliche Festtagsware — Festtagskuchen und -gebäck, große Mengen frischer Backwaren, Zutaten für Platten: Nehmen Sie diese nur gegen Vorbestellung oder sehr vorsichtig herein.
• Grundnahrungsmittel in größeren Mengen — Mehl, Zucker, Butter, saure Sahne, Eier, Erfrischungsgetränke, Mineralwasser: Diese verkaufen sich am zuverlässigsten, und wenn sie ausgehen, tut es am meisten weh.
• Kleine Geschenke an der Theke — ein wenig Schokolade, Kerzen, Geschenkkartenhüllen: wenig Platz, wenig Risiko, eine gute Marge.

Geschenkkörbe und Vorbestellungen

Geschenkkörbe funktionieren im kleinen Laden, wenn sie einfach sind: drei, vier fertige Zusammenstellungen zum festen Preis, die sich der Kunde an der Theke ansehen kann. Nehmen Sie an den großen Tagen keine individuellen Zusammenstellungen an — nur im November, gegen Vorbestellung. Vorbestellungen sind das beste Werkzeug der Saison: Sie wissen, wie viel Sie hereinholen müssen, der Kunde kann sich darauf verlassen, und Ihnen bleibt nichts übrig.

• Was: Festtagskuchen, größere Mengen Backwaren, Geschenkkörbe, ein besonderes Getränk oder ein besonderer Käse — Dinge, die der Kunde genau für diesen Tag will.
• Frist: mindestens zwei, drei Werktage vor Ihrer Bestellung beim Lieferanten. Hängen Sie sie an der Theke aus und veröffentlichen Sie sie auf Ihrer Social-Media-Seite.
• Erfassung: Name, Telefonnummer, Produkt, Menge, Abholtag. Ein Heft oder ein ausgedrucktes Blatt reicht, aber schreiben Sie immer an dieselbe Stelle.
• Anzahlung: Bei größeren oder individuellen Bestellungen verlangen Sie eine Anzahlung. Wer im Voraus bezahlt hat, kommt auch abholen.
• Abholung: An den großen Tagen sollten die fertigen Pakete nach Namen alphabetisch geordnet hinter der Theke stehen, damit niemand suchen muss.

Was Ihnen am 2. Januar übrig bleibt

Fragen Sie sich vor jeder Saisonbestellung: Wenn ein Drittel davon übrig bleibt, was mache ich am 2. Januar damit? Pralinen in der Schachtel lassen sich noch reduziert verkaufen, Servietten mit Weihnachtsmuster ein Jahr lang lagern, mit Festtagskuchen geht beides nicht. Wo die Antwort „nichts“ lautet, brauchen Sie eine kleinere Menge und Vorbestellungen, nicht mehr Mut.

Aktionen: wann ja, wann nein

Im Dezember haben viele Ladeninhaber das Gefühl, sie müssten auch Aktionen machen, weil alle anderen es tun. Doch in der letzten Woche vor den Feiertagen vergleichen die Leute keine Preise, sie haben es eilig: Sie kaufen, was da ist, dort, wo sie nicht lange warten müssen. Es gibt keinen Grund, den Preis dessen zu senken, was die Leute ohnehin kaufen — eine Aktion ist in diesem Moment einfach ein Geschenk aus Ihrer eigenen Marge.

Es lohnt sich, Aktionen im Voraus einzuplanen, damit die Kasse am richtigen Tag von selbst den richtigen Preis bucht und an den großen Tagen niemand Preise von Hand schreiben muss. Unser Artikel „Zeitgesteuerte Aktionen: Die Kasse soll den richtigen Preis buchen“ behandelt das ausführlich.

„Im Dezember suchen Kunden nicht den billigsten Laden, sondern den, der hat, was sie brauchen, und wo sie nicht eine halbe Stunde anstehen müssen. Das müssen Sie bieten, nicht die Aktion.”

Liquidität: der große Einkauf und die Ruhe im Januar

Die Dezembereinnahmen können Sie leicht davon überzeugen, dass die Saison Geld bringt. Sie bringt Gewinn — aber der Zeitpunkt des Geldflusses ist ein anderer. Die Saisonware muss im November und Anfang Dezember bezahlt werden, wenn der Umsatz kaum angezogen hat; im Januar fällt der Umsatz dann zurück, während Miete, Löhne und Nebenkosten gleich bleiben. Das Beispiel unten zeigt, wie, in neutralen Einheiten: Ein durchschnittlicher Monatsumsatz beträgt 100 Einheiten.

• Rechnen Sie im Oktober aus, was der Saisoneinkauf kosten wird und wann die Rechnungen eintreffen. Tragen Sie die Zahlungsfristen in den Saisonkalender ein.
• Bitten Sie Ihren Lieferanten um längere Zahlungsziele für Saisonware — viele stimmen zu, wenn Sie rechtzeitig fragen.
• Legen Sie für den Januar mindestens einen Monat Fixkosten zurück. Das muss aus den Dezembereinnahmen kommen, bevor Sie sie ausgeben.
• Bewahren Sie das Dezembergeld nicht im Laden auf. Zahlen Sie es täglich ein, oder zumindest nach jedem großen Tag.

Warum ein Laden gleichzeitig profitabel sein und zu wenig Geld haben kann und wie Sie die Reserve ausrechnen, haben wir ausführlich in „Der Laden ist profitabel und hat trotzdem kein Geld“ behandelt.

Ein Plan für die zwei stärksten Tage

In den meisten kleinen Läden tragen zwei Tage einen großen Teil des Saisonumsatzes: der letzte volle Tag vor dem Hauptfeiertag und Silvester. An diesen Tagen lässt sich nichts aus dem Stegreif regeln. Sie brauchen einen Plan, den alle am Vortag hören und der auch sagt, was passiert, wenn etwas schiefgeht.

1. 11. Am Vorabend: auffüllen und bereitstellenJedes Regal voll, die Saisonware vorne im Lager, die Vorbestellungen nach Namen alphabetisch hinter der Theke. Was morgens noch geliefert wird, sollte einen festen Platz haben, damit es nicht im Gang steht.
2. 22. Rollen: wer kassiert, wer auffüllt, wer ausgibtEine Person bleibt an der Kasse und verlässt sie nicht. Die andere füllt auf, packt ein, gibt Vorbestellungen aus und öffnet bei Bedarf eine zweite Theke. Jeder weiß, an wen er sich mit einer Frage wendet.
3. 33. Wechselgeld und BargeldHalten Sie reichlich Wechselgeld bereit — mehr als an einem durchschnittlichen Tag. Schöpfen Sie die Kasse tagsüber ab und bringen Sie die großen Scheine an einen sicheren Ort im Hinterraum, damit sich das Bargeld nicht in der Schublade stapelt.
4. 44. Kurze Codes für SaisonprodukteJedes Saisonprodukt sollte einen eigenen kurzen Code oder eine eigene Taste haben, mit der Liste ausgedruckt an der Theke. Selbst die Vertretung sollte nicht suchen müssen: Ein Festtagskuchen oder ein Geschenkkorb sollte mit zwei Handgriffen gebucht sein.
5. 55. Vorbestellungen nach eigenem ZeitplanBitten Sie die Kunden, ihre Vorbestellungen in einem festen Zeitfenster abzuholen, möglichst nicht zur Spitzenzeit. Die Ausgabe eines vorausbezahlten Pakets sollte die Schlange nicht aufhalten.
6. 66. Pausen außerhalb der SpitzenzeitSchauen Sie sich die stündlichen Verkäufe vom letzten Jahr an und legen Sie die Pausen in die ruhigeren Stunden. Eine fehlende Person zur Spitzenzeit verursacht eine längere Schlange als alles andere am ganzen Nachmittag.
7. 77. Abschluss: die Kasse noch am selben Tag abrechnenTragen Sie den großen Tag nicht in den nächsten hinüber. Machen Sie den Schichtabschluss, rechnen Sie die Kasse ab und schreiben Sie eine kurze Liste, was ausverkauft ist und was übrig bleibt — das ist die Grundlage für den Kalender des nächsten Jahres.

Zwischen den Jahren und im Januar

Nach dem Hauptfeiertag ist der Laden müde und gleichzeitig voller Reste. Diese Tage sind dafür da, die Saison ordentlich abzuschließen — bevor Restbestände und Unerledigtes ins nächste Jahr rutschen.

• Sortieren Sie die Abschriften vom Saisonende und erfassen Sie sie mit Grund: was abgelaufen ist, was beschädigt ist, was sich nicht mehr verkaufen lässt. Dann sehen Sie im Januar, wie viel verloren ging und was zu viel bestellt wurde.
• Sammeln Sie die Retouren: Stellen Sie beiseite, was der Lieferant zurücknimmt, beschriften Sie es und vereinbaren Sie die Frist. Was in der Ecke des Lagers stehen bleibt, ist bis Februar Ihr Verlust.
• Reduzieren Sie die übrig gebliebene Saisonware zwischen den Jahren auf einmal, solange die Leute sie noch nehmen. Bis Mitte Januar sollte das Saisonregal leer sein.
• Decken Sie sich für Silvester mit Getränken und Grundnahrungsmitteln ein — in vielen Läden ist es der zweite Höhepunkt der Saison.
• Wenn Ihr Jahresende der Stichtag für die Inventur ist, bereiten Sie sie zwischen den Jahren vor. Unser Artikel „Die Jahresinventur im Laden, Schritt für Schritt“ behandelt die Methode.
• Stellen Sie in der ersten Woche des Jahres die Öffnungszeiten überall dort wieder auf normal zurück, wo Sie die Feiertagszeiten veröffentlicht haben.

Nehmen Sie sich Mitte Januar eine Stunde für die Auswertung, solange Sie sich noch erinnern. Vergleichen Sie die Saison dieses Jahres mit der des letzten Jahres oder mit einem durchschnittlichen Monat: Was hat sich besser verkauft, was ist übrig geblieben, in welcher Stunde war die Schlange am längsten, und wie viel wurde abgeschrieben? Schreiben Sie die drei Dinge auf, die Sie nächstes Jahr anders machen — sie werden die erste Seite des Saisonkalenders für das nächste Jahr.

Häufige Fehler

• Erst im November mit der Planung beginnen. Bis dahin ist der Urlaub vergeben, die Vertretungen sind gebucht, und einige Bestellfristen sind verstrichen.
• Die Feiertagsöffnungszeiten nur an die Tür hängen. Wer auf dem Handy nachschaut, macht sich nach den alten Angaben in Ihrem Karteneintrag auf den Weg — und steht vor verschlossener Tür.
• Vergessen, sie nach dem Fest zurückzustellen. Ein Eintrag, der im Januar noch „Feiertagsöffnungszeiten“ zeigt, schickt wochenlang Kunden weg.
• Aktionen in der letzten Woche. Ein Rabatt auf das, was die Leute ohnehin kaufen würden, ist reine verlorene Marge.
• Große Mengen Festtagskuchen und verderblicher Ware ohne Vorbestellungen hereinholen. Was übrig bleibt, kauft am 2. Januar niemand.
• Die Vertretung in der Woche vor dem Höhepunkt einarbeiten und sie am großen Tag allein an die Kasse stellen.
• Die Dezembereinnahmen als Einkommen behandeln statt als Betriebskapital. Miete und Löhne im Januar sind dieselben; der Umsatz nicht.
• Abschriften und Reste am Saisonende nicht erfassen. Ohne das bestellen Sie nächstes Jahr denselben Fehler noch einmal.

Checkliste

Im Oktober

• Die Verkäufe der letzten Saison nach Tag und Produktgruppe aufgeschlüsselt heraussuchen.
• Die Urlaubswünsche für Dezember und Anfang Januar sammeln und abschließen.
• Die Feiertagsöffnungszeiten festlegen und die Vorschriften prüfen, die bei Ihnen gelten.
• Eine Vertretung finden und vereinbaren, wann sie zum Lernen kommen kann.
• Bestell- und Zahlungsfristen in den Saisonkalender eintragen und die Reserve planen.

Im November

• Die Vertretung an ruhigen Vormittagen einarbeiten.
• Die Saisonprodukte mit kurzen Codes in einer eigenen Kategorie in der Kasse anlegen.
• Die Feiertagsöffnungszeiten in Ihren Karteneintrag eintragen.
• Die Vorbestellungen mit Frist starten und die Geschenkkörbe zusammenstellen.
• Das Saisonregal aufbauen und die Aktionen zu Saisonbeginn einplanen.

Im Dezember

• Die Öffnungszeiten mindestens zwei Wochen im Voraus an die Tür hängen und auf Ihrer Social-Media-Seite veröffentlichen.
• Die Vorbestellungen am angekündigten Tag abschließen.
• Den Dienstplan für die zwei stärksten Tage festzurren und den Plan durchgehen.
• Reichlich Wechselgeld bestellen und das Abschöpfen des Bargelds tagsüber planen.
• Keine Aktionen in der letzten Woche — nur bei verderblicher Ware, vor Ladenschluss.

Zwischen den Jahren und im Januar

• Die Abschriften vom Saisonende mit Grund erfassen und die Retouren sammeln.
• Die übrig gebliebene Saisonware auf einmal reduzieren.
• Die Inventur vorbereiten und durchführen, wenn sie bei Ihnen aufs Jahresende fällt.
• Die Öffnungszeiten überall wieder auf normal zurückstellen.
• Die Saison auswerten und aufschreiben, was Sie nächstes Jahr anders machen.

Zusammenfassung

• Das Jahresende entscheidet sich im Oktober: Dann müssen Urlaub, Öffnungszeiten, Sortiment und Liquiditätsplan geregelt werden.
• Erstellen Sie einen Saisonkalender von Anfang Oktober bis Mitte Januar, mit ein, zwei Entscheidungen für jede Woche.
• Arbeiten Sie die Vertretung im November ein und stellen Sie sie an den großen Tagen nicht allein an die Kasse.
• Feiertagsöffnungszeiten an drei Stellen, identisch und rechtzeitig: Tür, Karteneintrag, Social-Media-Seite — und danach wieder zurückstellen.
• Halten Sie das Saisonsortiment kurz und stützen Sie es auf die Zahlen vom letzten Jahr; verderbliche Ware nehmen Sie gegen Vorbestellung herein.
• Rabattieren Sie nicht, was die Leute ohnehin kaufen; Aktionen gehören an den Anfang und das Ende der Saison.
• Die Ruhe im Januar braucht eine Reserve von mindestens einem Monat Fixkosten, und die zwei großen Tage brauchen einen Plan.

Häufige Fragen