Die Jahresinventur im Laden, Schritt für Schritt — mit Checkliste

Die meisten Ladeninhaber sehen die Jahresinventur als lästige Pflicht, die man irgendwie zwischen den Feiertagen hinter sich bringt. Ein langer Abend, müde Leute, handschriftliche Zettel und am Ende eine Zahl, bei der sich niemand ganz sicher ist, ob man ihr trauen kann.

Dabei kann eine Inventur Ihnen viel mehr geben. Es ist das einzige Mal im Jahr, dass jemand jeden einzelnen Artikel in die Hand nimmt, und es zeigt sich, was wirklich in den Regalen und im Lager ist. Was Ihre Aufzeichnungen, Ihr Heft oder Ihre Tabelle sagen, ist nur eine Annahme — die Inventur ist der Tag, an dem Sie diese Annahme an der Wirklichkeit prüfen.

Dieser Artikel handelt von der praktischen Methode: wann Sie zählen, was Sie vorher vorbereiten, wie eine Zählliste aufgebaut ist, wie gezählt wird und was Sie danach mit den Differenzen tun. Am Ende gibt es eine Checkliste zum Ausdrucken. Die buchhalterischen und rechtlichen Fragen — ob es Pflicht ist, bis wann, zu welchem Wert — klärt dieser Artikel nicht: Besprechen Sie sie mit Ihrem Steuerberater.

Warum es sich lohnt, sie ordentlich zu machen

Im Laufe eines Jahres laufen der Bestand auf dem Papier und der Bestand in Wirklichkeit fast immer auseinander. Abschriften, die niemand aufgeschrieben hat; eine Kiste Limonade, die das Team getrunken hat; eine Lieferung, in der weniger war als auf dem Lieferschein; ein Artikel, der unter dem falschen Code verkauft wurde. Nichts davon ist für sich genommen schlimm, aber über ein Jahr zusammen kann es eine erhebliche Differenz ergeben. Die Inventur setzt das zurück: Ab dann wissen Sie wieder, was Sie haben.

Eine Inventur hat einen zweiten Nutzen, über den seltener gesprochen wird: Jeder Artikel geht durch Ihre Hände. Dabei fällt Ihnen die Ware auf, die sich hinten im Regal seit Monaten nicht bewegt hat, der vergessene Karton in einer Lagerecke, die Artikel kurz vor dem Ablaufdatum. Diese Information ist mindestens so viel wert wie die Endsumme — daraus werden die Bestellungen und die Regalaufteilung des nächsten Jahres.

Wann zählen

Viele Läden zählen in den letzten Tagen des Jahres oder zum Ende ihres Geschäftsjahres, weil die Buchhaltung dann den Schlussbestand braucht. Welcher Tag genau für Sie gilt, sagt Ihnen Ihr Steuerberater — die praktische Frage ist, welcher Zeitpunkt innerhalb davon am wenigsten stört.

Welchen Zeitpunkt Sie auch wählen: Sagen Sie Ihren Lieferanten vorher, dass am Inventurtag nicht geliefert werden soll, oder bitten Sie um Lieferung vor dem Stichzeitpunkt oder nach der Zählung. Wenn das Brot trotzdem kommen muss, stellen Sie es beiseite und nehmen es erst nach dem Zählen an. Hängen Sie rechtzeitig einen Aushang an die Tür, wenn der Laden geschlossen ist — ein Schild eine Woche vorher erspart Ihren Stammkunden eine verschlossene Tür.

Vorbereitung: ein bis zwei Wochen vorher

Das Geheimnis einer guten Inventur ist, dass am Tag selbst nur noch gezählt wird. Alles, was eine Entscheidung braucht — was als eine Einheit zählt, wohin angebrochene Packungen kommen, welcher Karton Retoure ist —, muss vorher entschieden sein. Wer mitten im Zählen anfängt nachzudenken, wird langsam und macht Fehler.

• Sortieren Sie abgelaufene und beschädigte Ware aus und erfassen Sie sie als Abschrift. Was Sie nicht zählen wollen, muss vor der Inventur verschwinden — erfasst, nicht nur weggeworfen.
• Versuchen Sie, Ladenhüter abzuverkaufen. Eine kleine Aktion in den Wochen davor bedeutet weniger zu zählen und weniger gebundenes Geld.
• Räumen Sie das Lager auf: gleiche Artikel an einem Ort, Kartons mit dem Etikett nach vorn, angebrochene Packungen getrennt. In einem unordentlichen Lager dauert das Zählen doppelt so lange.
• Teilen Sie den Laden in nummerierte Zonen: nach Regalreihe, nach Kühlschrank, nach Lagerregal. Geben Sie jeder Zone einen kleinen Zettel mit ihrer Nummer, damit nichts ausgelassen wird und nichts doppelt auf einer Liste landet.
• Bereiten Sie für jede Zone eine Zählliste vor. Eine Liste pro Zone — so lassen sich die Listen verteilen, und danach sehen Sie, welcher Teil fehlt.
• Stellen Sie beiseite und kennzeichnen Sie alles, was nicht Ihnen gehört oder nicht zu Ihrem Bestand zählt: Ware, die an einen Lieferanten zurückgeht, Kommissionsware, zurückgelegte, aber noch nicht bezahlte Kundenbestellungen.
• Notieren Sie die Nummer des letzten gebuchten Lieferscheins und die Uhrzeit des letzten Verkaufs. So können Sie später trennen, was vor der Inventur passiert ist und was danach.

Einheiten und angebrochene Packungen

Der häufigste Inventurfehler ist nicht das Verzählen, sondern die falsche Einheit. Eine Person zählt in Kisten, eine andere in Stück, eine dritte nimmt eine halb leere Steige als volle. Entscheiden Sie das vorher und schreiben Sie auf die Zählliste, welcher Artikel in welcher Einheit gezählt wird.

Die Zählliste: wie sie aufgebaut ist

Eine Zählliste muss nicht kompliziert sein, aber ein paar Spalten sind unverzichtbar. Eine Liste soll zu einer Zone gehören, mit Platz für eine zweite Zählung und eine Notiz. Es lohnt sich, Artikelnamen und Einheiten vorab zu drucken, damit die zählende Person nur die Menge eintragen muss — aber drucken Sie die erwartete Menge nicht mit darauf.

Team und Rollen

Sie können allein zählen, aber zu zweit ist es weit genauer und überraschenderweise auch schneller. Wer zählt, schreibt nicht und verliert nicht den Faden; wer schreibt, achtet darauf, dass jeder Artikel an die Reihe kommt. In einem kleinen Laden reichen meist zwei Paare.

• Zählende Person: nimmt den Artikel in die Hand, sagt Namen und Menge laut. Schreibt nicht, schaut nicht auf die Liste.
• Schreibende Person: notiert, was sie hört, und achtet darauf, dass jede Zeile ausgefüllt wird. Steht etwas nicht auf der Liste, fügt sie eine neue Zeile hinzu.
• Niemand zählt die eigene Zone. Wer dieses Regal das ganze Jahr aufgefüllt hat, sieht die Zahl im Kopf — das ist kein Misstrauen, sondern menschlich.
• Hochwertige Artikel — Tabak, Spirituosen, Kaffee, Süßwaren an der Theke — zählt ein zweites Paar noch einmal, unabhängig.
• Bestimmen Sie eine koordinierende Person — oft Sie selbst —, die die Listen austeilt und einsammelt und strittige Fälle klärt. Sie zählt nicht, sie behält den Überblick.
• Machen Sie alle zwei Stunden eine kurze Pause. Wer müde zählt, ist nicht langsamer, nur ungenauer.

Der Inventurtag, Schritt für Schritt

1. 11. Stichzeitpunkt zu einer festen UhrzeitSagen Sie es laut und schreiben Sie es auf: Ab dieser Minute kein Verkauf und kein Wareneingang. Schließen Sie den Tag an der Kasse ab und notieren Sie die Uhrzeit des letzten Bons. Alles, was sich danach bewegt, muss gesondert behandelt werden.
2. 22. Eine kurze Einweisung für das TeamZehn Minuten: welches Paar welche Zone bekommt, welche Einheit für die kniffligen Artikel gilt, was mit angebrochenen Packungen und beschädigter Ware passiert und wen man bei Fragen anspricht. Eine hier geklärte Frage wird später nicht zum Streit.
3. 33. Zone für Zone, in nummerierter ReihenfolgeJedes Paar beginnt mit seinen eigenen Listen. Niemand springt woandershin, bevor eine Zone fertig ist — ein halb gezähltes Regal ist der häufigste Grund, dass etwas ausgelassen wird oder doppelt auftaucht.
4. 44. Von links nach rechts, von oben nach untenIn jedem Regal dieselbe Reihenfolge. Wenn Sie sich immer gleich bewegen, muss sich niemand merken, wo er war, und nach einer Unterbrechung geht es sofort weiter.
5. 55. Jeden Abschnitt markieren, sobald er gezählt istEin Zettel oder ein Haken auf dem Zonenzettel: Dieser Abschnitt ist fertig. Kommt später jemand dorthin, sieht er, dass nichts mehr zu tun ist — und Sie sehen, was noch vor Ihnen liegt.
6. 66. Blind zählen, nicht aus den AufzeichnungenDie zählende Person schaut auf das Regal, nicht auf die Liste oder einen Bildschirm. Was gezählt wurde, wird aufgeschrieben, auch wenn es seltsam aussieht. Mit seltsamen Zahlen befassen Sie sich später, nicht jetzt.
7. 77. Stichproben nachzählenWählen Sie aus jeder Zone ein paar Zeilen aus und lassen Sie ein anderes Paar sie nachzählen. Stimmen sie überein, ist die Zone in Ordnung. Wenn nicht, lohnt es sich, die ganze Zone neu zu zählen — ein Fehler bleibt selten in einer Zeile.
8. 88. Listen einsammeln und prüfenBevor jemand nach Hause geht, gehen Sie sie durch: Gibt es für jede Zone eine Liste, ist jede Zeile ausgefüllt, ist sie unterschrieben? Eine fehlende Liste ist jetzt in zwei Minuten nachgeholt; morgen lässt sie sich nicht mehr beheben.

„Am Inventurtag müssen Sie nicht klug sein. Jede Entscheidung muss vorher getroffen werden — am Tag selbst zählen Sie nur, langsam und immer gleich, Regal für Regal.”

Danach: was Sie mit den Differenzen tun

Wenn Sie Aufzeichnungen führen — eine Tabelle oder ein Programm —, vergleichen Sie nach der Inventur die gezählte Menge mit der erwarteten. Es wird mit ziemlicher Sicherheit Differenzen geben. Beginnen Sie nicht mit der Gesamtsumme, sondern mit den größten einzelnen Differenzen: Ein oder zwei Artikel machen oft den Großteil der Lücke aus, und dort haben Sie die besten Chancen, eine Ursache zu finden.

Über die Ursachen von Differenzen haben wir ausführlicher in unserem Artikel über Inventurdifferenzen geschrieben: Ein Fehlbestand setzt sich typischerweise aus vier Dingen zusammen — Eigenverbrauch, Abschriften, Verwaltungsfehler und Diebstahl —, und jedes braucht eine andere Antwort. Wenn Abschriften und Eigenverbrauch im Laufe des Jahres erfasst wurden — zum Beispiel in der Boltom App, die sie an der Kasse mit Grund und Namen erfasst —, lässt sich ein Teil der bei der Inventur gefundenen Differenz erklären, statt ein Rätsel zu bleiben.

Zu welchem Preis der Bestand bewertet wird

Die gezählte Menge muss zu irgendeinem Preis in Geld umgerechnet werden. Für die meisten kleinen Läden ist der Einkaufspreis die übliche Praxis, weil er zeigt, wie viel Geld tatsächlich in den Regalen gebunden ist — der Verkaufspreis zeigt den erwarteten Umsatz, nicht den Wert des Bestands. Welche Methode in Ihrem Fall anerkannt wird und wie mit Einkaufspreisen umzugehen ist, die sich im Laufe des Jahres geändert haben, entscheidet Ihr Steuerberater.

Aufbewahrung und Ziele für das nächste Jahr

Legen Sie die ausgefüllten, unterschriebenen Zähllisten in einen Ordner und fotografieren Sie sie, wenn möglich, auch. Haben Ihr Steuerberater oder Sie später eine Frage, können Sie hier nachsehen. Notieren Sie sich dann drei Dinge: welche Zone am längsten gedauert hat, welcher Artikel die größte Differenz hatte und was Sie anders machen würden. Das wird der Plan für die Inventur im nächsten Jahr — und oft zeigt sich, dass es sich lohnt, einige Warengruppen auch im Laufe des Jahres monatlich zu zählen.

Checkliste

Zwei Wochen vorher

• Mit dem Steuerberater klären: welcher Tag, zu welchem Wert, in welcher Form er das Ergebnis haben möchte.
• Tag und Uhrzeit der Inventur festlegen und dem Team mitteilen.
• Den Lieferanten sagen, dass an diesem Tag nicht geliefert werden soll.
• Mit dem Abverkauf von Ladenhütern beginnen.
• Einen Aushang an die Tür hängen, wenn der Laden geschlossen ist.

Am Tag davor

• Abgelaufene und beschädigte Ware aussortieren und als Abschrift erfassen.
• Das Lager aufräumen und die Zonenzettel anbringen.
• Die Zähllisten nach Zonen drucken, mit Artikeln und Einheiten, ohne erwartete Mengen.
• Retouren, Kommissionsware und zurückgelegte Kundenbestellungen beiseitestellen und kennzeichnen.
• Stifte, Klemmbretter, eine Waage und einen Taschenrechner bereitlegen.

Am Inventurtag

• Stichzeitpunkt, letzten Bon und letzten Lieferschein notieren.
• Eine zehnminütige Einweisung halten und Paare und Zonen einteilen.
• Zone für Zone zählen, von links nach rechts, von oben nach unten, blind.
• Die hochwertigen Artikel von einem zweiten Paar zählen lassen.
• In jeder Zone Stichproben nachzählen.
• Bevor jemand nach Hause geht, die Listen einsammeln und prüfen.

Danach

• Die gezählten Mengen mit Ihren Aufzeichnungen vergleichen und mit den größten Differenzen beginnen.
• Für jede große Differenz eine Ursache finden, bevor Sie jemanden befragen.
• Den Bestand so bewerten, wie mit dem Steuerberater vereinbart, und das Ergebnis übergeben.
• Die unterschriebenen Zähllisten ablegen und fotografieren.
• Notieren, was lange gedauert hat und was Sie nächstes Jahr anders machen würden.

Was Sie nicht tun sollten

• Zählen Sie nicht während der Öffnungszeiten, wenn es sich vermeiden lässt. Was während der Zählung verkauft wird, fehlt entweder in der Inventur oder im Verkauf.
• Nehmen Sie am Inventurtag keine Lieferungen an. Eine halb ausgepackte Palette ist der schnellste Weg, damit die Zahlen nicht aufgehen.
• Drucken Sie die erwartete Menge nicht auf die Zählliste. Wer weiß, wie viele es sein sollten, findet genau so viele.
• Lassen Sie nicht jeden sein eigenes Regal zählen. Es geht nicht um Ehrlichkeit, sondern darum, dass wir ein vertrautes Regal mit dem Gedächtnis sehen.
• Schätzen Sie Ware nach Gewicht nicht. Wiegen Sie sie — Schätzen ist der schwächste Punkt einer Inventur.
• Fangen Sie nicht an, aufgrund der Gesamtsumme Menschen zu verdächtigen. Finden Sie zuerst die Ursache der Differenz; meistens ist es Verwaltung.
• Werfen Sie die Zähllisten nicht weg, sobald Sie die Zahl haben. Wie lange Sie sie aufbewahren müssen, sagt Ihnen Ihr Steuerberater.

Zusammenfassung

• Die Inventur ist der Tag, an dem Sie die Wirklichkeit statt Ihrer Aufzeichnungen sehen — es lohnt sich, sie ordentlich zu machen.
• Wählen Sie einen ruhigen Tag oder zählen Sie nach Ladenschluss, und planen Sie für diesen Tag keine Lieferungen.
• Ein bis zwei Wochen vorher: aussortieren, Lager aufräumen, Zonen nummerieren, eine Zählliste pro Zone, Einheiten vorab festlegen.
• Am Tag selbst: ein fester Stichzeitpunkt, Zählen zu zweit, von links nach rechts und von oben nach unten, blind, mit Stichproben.
• Beginnen Sie danach mit den großen Differenzen und finden Sie für jede eine Ursache.
• Bei rechtlichen und buchhalterischen Fragen — Pflicht, Frist, Bewertung, Aufbewahrung — hat Ihr Steuerberater das letzte Wort.

Häufige Fragen