Die meisten kleinen Läden fangen ungefähr so an: ein Heft unter der Theke mit Strichlisten, und eines Tages überträgt jemand das Ganze in eine Tabelle. Das ist kein schlechter Weg. Eine gut aufgebaute Excel-Tabelle kann einem kleinen Laden, einer Bäckerei oder einem Obst- und Gemüsehändler jahrelang dienen — wenn Sie wissen, wofür sie gut ist und wofür nicht.
Das Problem ist meistens nicht Excel, sondern der Aufbau. In vielen Läden besteht die Tabelle aus einer einzigen Spalte: „Bestand“, die jemand ab und zu überschreibt. Daraus lässt sich nie ablesen, warum es zwölf statt fünfzehn wurden — verkauft, weggeworfen, von jemandem mitgenommen oder einfach falsch eingetippt. Eine gute Tabelle speichert nicht die Zahl, sondern was mit ihr passiert ist.
Dieser Artikel hat drei Teile: eine fertige Vorlage mit Spalten und Formeln, eine Wochenroutine, die sie am Leben hält, und eine ehrliche Liste, wo sie typischerweise bricht. Wenn Sie am Ende feststellen, dass Ihr Laden noch in eine Tabelle passt, bleiben Sie ruhig dabei.
Wann Excel eine gute Wahl ist
Beginnen wir mit einer fairen Feststellung: Excel ist kein Anfängerwerkzeug, das so schnell wie möglich ersetzt werden muss. Es ist kostenlos oder sehr günstig, fast jeder kennt es ein wenig, und es tut genau das, was Sie hineingeben. In einem kleinen Laden reicht das oft — die Frage ist nur, ob Ihr Laden so ein Laden ist.
- Eine Person pflegt sie. Wenn immer dieselbe Person die Tabelle ausfüllt, gibt es kein Versionschaos und keine Frage „Wer hat das geändert?“.
- Sie umfasst einige hundert Artikel. Bei rund dreihundert Zeilen ist eine Tabelle noch überschaubar; ab tausend werden Suchen und Scrollen zu einer eigenen Arbeit.
- Ein wöchentlicher Rhythmus reicht. Wenn Sie sich einmal pro Woche hinsetzen und die Bewegungen der Woche eintragen, ist die Tabelle genau so aktuell wie die Daten, die Sie zum Bestellen brauchen.
- Außer Verkäufen gibt es wenige Ausgänge. Wo Abschriften und Eigenverbrauch selten sind, wird weniger vergessen.
- Der Wareneingang ist einfach. Eine Handvoll Lieferanten, ein bis zwei Lieferungen pro Woche — das ist in wenigen Minuten vom Lieferschein eingetragen.
- Es gibt nur einen Laden. Zwei Läden bedeuten zwei Tabellen, und sie zu vergleichen ist eine eigene Aufgabe.
Wenn das meiste davon auf Sie zutrifft, ist Excel eine gute Wahl, und der nächste Teil des Artikels ist für Sie. Wenn schon mehrere Personen erfassen und die Abschriften am Schichtende auf einem Zettel ankommen, lohnt es sich, mit dem Abschnitt „Wo Excel bricht“ zu beginnen.
Die Vorlage: elf Spalten, drei Formeln
Der folgende Aufbau beschreibt ein Blatt „Bestand“, in dem jede Zeile ein Artikel ist und einen Zeitraum abdeckt — typischerweise eine Woche oder einen Monat, also die Zeit zwischen zwei Zählungen. Er reicht von Spalte A bis Spalte K; die Formeln beziehen sich auf die zweite Zeile, und von dort ziehen Sie sie nach unten.
| Spalte | Was kommt hinein? | Formel oder Beispiel |
|---|---|---|
| A — Artikel | Der Name des Artikels, so wie Sie ihn im Regal suchen würden | Mischbrot |
| B — Code | Ein kurzes, eindeutiges Kennzeichen, das sich nie ändert | BRD01 |
| C — Einheit | Worin Sie zählen: Stück, kg, Packung, Kiste | Stk. |
| D — Anfangsbestand | Die gezählte Menge zu Beginn des Zeitraums | Eingetippte Zahl, z. B. 20 |
| E — Wareneingang | Was im Zeitraum angekommen ist, laut Lieferscheinen | Eingetippte Zahl oder Summe aus „Bewegungen“ |
| F — Verkauf | Was verkauft hinausging | Eingetippte Zahl oder Summe aus „Bewegungen“ |
| G — Abschriften | Abgelaufene, zerbrochene, verdorbene, unverkäufliche Ware | Eingetippte Zahl oder Summe aus „Bewegungen“ |
| H — Eigenverbrauch | Was Mitarbeiter oder der Inhaber für sich genommen haben | Eingetippte Zahl oder Summe aus „Bewegungen“ |
| I — Rechnerischer Bestand | Was laut Papier im Regal sein sollte | =D2+E2-F2-G2-H2 |
| J — Ist (gezählt) | Was Sie am Ende des Zeitraums tatsächlich gezählt haben | Eingetippte Zahl |
| K — Differenz | Der Unterschied zwischen gezählt und rechnerisch; minus = Fehlbestand | =J2-I2 |
Es lohnt sich, am Ende zwei Hilfsspalten anzufügen: L — Einkaufspreis (pro Einheit) und M — Differenzwert, mit der Formel =K2*L2. Das ist die dritte Formel und vielleicht die nützlichste: Eine Stückzahl allein täuscht, denn drei fehlende Packungen Kaugummi und drei fehlende Flaschen Öl sind nicht dasselbe. Wenn Sie die Tabelle nach Spalte M sortieren, zeigt der Anfang der Liste, wo es sich lohnt, nachzuforschen.
Zwei Tabellenblätter: warum ein Bewegungsprotokoll besser ist als eine überschriebene Zahl
Die obige Tabelle können Sie von Hand ausfüllen: Am Ende der Woche tippen Sie ein, wie viel hereinkam und wie viel hinausging. Das funktioniert, hat aber eine Schwäche — hinter der Summe verschwinden das Wann, das Was und das Wer. Steht in der Abschriftenspalte vierzehn, wissen Sie nicht, ob das ein schlechter Tag war oder zwei Wochen langsames Versickern. Deshalb lohnt sich ein zweites Blatt namens „Bewegungen“, in dem Sie nie korrigieren oder löschen, sondern nur ergänzen.
| Datum | Artikel (Code) | Art | Menge | Erfasst von |
|---|---|---|---|---|
| Montag | BRD01 | Wareneingang | +24 | Anna |
| Montag | BRD01 | Verkauf | −18 | Kasse |
| Dienstag | MLK02 | Abschrift (abgelaufen) | −3 | Peter |
| Dienstag | COF05 | Eigenverbrauch | −1 | Anna |
| Mittwoch | MLK02 | Wareneingang | +30 | Peter |
Mengen mit Vorzeichen haben einen großen Vorteil: Auf dem Blatt „Bestand“ addiert eine einzige Funktion die gesamte Veränderung eines Artikels. In Excel ist das SUMMEWENN: =D2+SUMMEWENN(Bewegungen!B:B;B2;Bewegungen!D:D) — sie addiert also zum Anfangsbestand jede Zeile des Blatts „Bewegungen“, deren Code mit dem Code in dieser Zeile übereinstimmt. Wenn Sie auch die Aufschlüsselung nach Art wollen (wie viel Abschrift, wie viel Eigenverbrauch), ist eine PivotTable am bequemsten, mit einem Klick aktualisiert.
Das Bewegungsprotokoll ist der überschriebenen Zahl überlegen, weil Sie es zurückverfolgen können. Ist die Differenz am Monatsende negativ, sehen Sie, in welcher Woche es angefangen hat, bei welchen Artikeln und in wessen Schicht. Die überschriebene Zahl sagt nur, wie viel jetzt da ist. Das Protokoll sagt auch, wie es dazu kam.
An einem Nachmittag eingerichtet
Sie brauchen kein Wochenende. Ein ruhigerer Nachmittag, ein Laptop und die Regale reichen — die meiste Zeit geht nicht in die Tabelle, sondern in die Artikelliste und die erste Zählung.
- 11. Artikel auflisten und jedem einen Code gebenGehen Sie die Regale entlang und füllen Sie die Spalten A–C aus. Der Code soll kurz und dauerhaft sein (BRD01, MLK02) — der Name darf sich ändern, der Code nie. Dieser Schritt lässt sich später am schwersten korrigieren, also überstürzen Sie ihn nicht.
- 22. Die Einheiten festlegenZählen Sie in Stück, Kilo oder Packungen? Wichtig ist, dass jeder Artikel eine Einheit hat und Sie auch den Wareneingang darin eintragen. Liefert der Lieferant kistenweise, Sie verkaufen aber stückweise, rechnen Sie beim Wareneingang in Stück um.
- 33. Das Regal zählen — das ist Ihr AnfangsbestandNach Ladenschluss oder vor dem Öffnen, wenn sich nichts bewegt. Die gezählte Menge kommt in Spalte D. Sind es zu viele Artikel, beginnen Sie mit den zwanzig oder dreißig wichtigsten und ergänzen den Rest in den folgenden Wochen.
- 44. Das Blatt „Bewegungen“ anlegenFünf Spalten: Datum, Code, Art, Menge, wer. Nutzen Sie für die Art eine Dropdown-Liste (Datenüberprüfung), damit „Abschrift“, „abschrift“ und „weggeworfen“ nicht zu drei verschiedenen Kategorien werden.
- 55. Die Formeln eintragen und mit drei Artikeln testenTragen Sie ein paar erfundene Bewegungen ein und prüfen Sie, ob der rechnerische Bestand mit dem übereinstimmt, was Sie von Hand ausrechnen. Wenn ja, löschen Sie die Testzeilen und ziehen die Formeln für alle Artikel nach unten.
- 66. Festlegen, wer was wann erfasstDas ist keine Tabellenfrage, aber alles hängt davon ab. Wer trägt die Lieferung ein? Wer die Abschriften? Wohin kommt die Notiz, wenn der Laptop nicht zur Hand ist? Gibt es am ersten Tag keine Antwort darauf, sind die Spalten in der dritten Woche leer.
Die Wochenroutine, die sie am Leben hält
Die Tabelle ist nicht genau, weil die Formel gut ist, sondern weil regelmäßig Daten hineinkommen. Diese Routine dauert etwa zwanzig Minuten pro Woche, wenn die Bewegungen laufend gesammelt werden — und eine Stunde, wenn am Wochenende alles zusammengesucht werden muss.
- 1Tragen Sie die Lieferscheine der Woche als Wareneingang ein. Bewahren Sie die Lieferscheine in einer Ablage neben dem Laptop auf, bis sie eingetragen sind.
- 2Tragen Sie die Verkäufe ein. Kann Ihre Kasse eine Übersicht pro Artikel ausgeben, übernehmen Sie sie von dort; wenn nicht, ist das der schwächste Punkt der Tabelle.
- 3Sammeln Sie Abschriften und Eigenverbrauch aus den Notizen der Woche oder dem Heft. Ist die Liste leer, fragen Sie: Gab es wirklich nichts, oder hat es niemand aufgeschrieben?
- 4Zählen Sie fünf bis zehn Artikel — nicht alle. Jede Woche andere, aber teure und schnell drehende Artikel sollten öfter an die Reihe kommen.
- 5Schauen Sie sich die Differenz bei den gezählten Artikeln an. Fehlt ein Artikel bei zwei Zählungen hintereinander, kümmern Sie sich darum, nicht um einen einmaligen Ausreißer.
- 6Speichern Sie die Datei an einem Ort, unter einem Namen. Das Datum gehört in die Datei, nicht in den Dateinamen.
Wo Excel bricht
Excel verrechnet sich selten. Es bricht dort, wo Menschen und die Arbeitsweise des Ladens auf die Tabelle treffen: wenn mehrere darin arbeiten, wenn die Bewegung woanders passiert als dort, wo die Datei ist, und wenn ein kleiner Fehler wochenlang unbemerkt bleibt. Das kommt nicht über Nacht, sondern schleichend — und fällt typischerweise erst auf, wenn bei der Inventur nichts mehr zusammenpasst.
| Symptom | Warum passiert das? | Was kostet er? |
|---|---|---|
| Mehrere wollen gleichzeitig schreiben | Eine Datei bearbeitet sicher immer nur eine Person; die gemeinsame Version kollidiert oder überschreibt sich | Verlorene Zeilen, nach denen niemand sucht |
| Die Datei ist hinten, verkauft wird vorne | Der Laptop steht im Büro, die Bewegung passiert an der Theke | Zahlen, die nachträglich aus dem Gedächtnis eingetragen werden |
| „bestand_final_2.xlsx“ | Jeder speichert auf seinem eigenen Rechner und schickt die Datei per E-Mail weiter | Sie wissen nicht, welche stimmt, und zwei müssen zusammengeführt werden |
| Eine heruntergezogene Formel verrutscht unbemerkt | Eine eingefügte Zeile, eine von Hand überschriebene Zelle, ein falscher Bereich | Wochenlang ein falscher Bestand, den niemand bemerkt |
| Sie sehen nicht, wer was geändert hat | Die Tabelle protokolliert keine Änderungen | Bei einer Differenz gibt es niemanden zu fragen |
| Unhandlich auf dem Handy | Winzige Zellen, Scrollen, versehentliches Antippen | Während der Schicht erfasst niemand |
| Abschriften und Eigenverbrauch fallen unter den Tisch | Wegen eines abgelaufenen Joghurts oder eines Kaffees geht niemand nach hinten | Die Differenz wird zum „unbekannten Fehlbestand“, obwohl sie das nicht ist |
Die letzte Zeile ist die wichtigste. Der Wareneingang wird fast immer eingetragen, weil der Lieferschein da ist, und die Verkäufe kommen irgendwie hinein, wenn die Kasse eine Übersicht liefert. Abschriften und Eigenverbrauch hinterlassen aber kein Papier: Ein abgelaufener Joghurt landet im Müll, ein Kaffee wird zu Schichtbeginn getrunken, und niemand geht nach hinten, um das einzutragen. Am Monatsende landet all das in der Spalte „Fehlbestand“ und sieht nach Diebstahl aus — dabei wurde das meiste einfach nicht aufgeschrieben.
„Die Tabelle scheitert nicht dort, wo sie rechnet, sondern dort, wo sie wartet: im Büro hinten, bis sich jemand erinnert, was vorne passiert ist.”
Anzeichen, dass es Zeit für eine Software ist
Es gibt keinen einzelnen Punkt, an dem Excel „schlecht“ wird. Es gibt aber Anzeichen, die zusammen zeigen, dass Sie mehr Zeit in die Pflege der Tabelle stecken, als sie Ihnen zurückgibt. Treffen drei oder vier der folgenden zu, lohnt es sich, sich ernsthaft umzusehen.
- Mehr als eine Person erfasst, und ein Eintrag ist schon einmal verschwunden oder doppelt aufgetaucht.
- Die Spalten für Abschriften und Eigenverbrauch sind regelmäßig leer oder zeigen verdächtig runde Zahlen.
- Es gibt mehrere Versionen der Datei, und es ist nicht sicher, welche aktuell ist.
- Die Wochenroutine fällt regelmäßig aus, weil aus einer Stunde zwei geworden sind.
- Die Differenz ist jeden Monat groß, aber Sie können nicht sagen, in welcher Woche oder in wessen Schicht sie entstanden ist.
- Durch einen zweiten Laden oder eine neue Theke passieren die Bewegungen jetzt an mehreren Orten.
- Ein Formelfehler kam erst bei der Inventur ans Licht, Wochen später.
Worauf Sie bei einer Software achten sollten
Beim Umstieg ist die Frage nicht, wie viele Funktionen ein Programm hat, sondern ob es den Teil löst, an dem Ihre Tabelle bricht. Wenn bei Ihnen die Ausgänge unter den Tisch fallen, hilft ein komplexes Lagersystem überhaupt nicht, wenn das Erfassen an der Theke so mühsam ist wie vorher.
| Kriterium | Warum ist das wichtig? | So testen Sie es |
|---|---|---|
| Erfassen, wo es passiert | Was nicht sofort eingetragen wird, wird typischerweise nie eingetragen | Versuchen Sie, hinter der Theke eine Abschrift auf dem Handy zu erfassen |
| Mehrere Geräte gleichzeitig | Wenn zwei von Ihnen an der Theke stehen, soll niemand warten müssen | Erfassen Sie gleichzeitig auf zwei Handys und prüfen Sie, ob beide Einträge erhalten bleiben |
| Wer es erfasst hat | Bei einer Differenz wissen Sie, wen Sie fragen können | Prüfen Sie, ob neben jedem Eintrag der Name steht |
| Schnell an der Theke | Es steht eine Schlange, keine Zeit, sich durch Menüs zu klicken | Messen Sie, wie lange das Erfassen eines Verkaufs oder einer Abschrift dauert |
| Funktioniert neben Ihrer Kasse | Sie müssen vorhandene Geräte nicht immer ersetzen | Fragen Sie, ob dafür die Registrierkasse ausgetauscht werden muss |
| Exportierbare Daten | Sie müssen Ihre Tabelle nicht wegwerfen, wenn Sie die Zahlen exportieren können | Prüfen Sie, ob Sie einen Bericht herunterladen können, den Sie einfügen können |
Umsteigen heißt nicht, die Tabelle wegzuwerfen. In vielen Läden funktioniert am besten eine Aufteilung, bei der die schwer zu sammelnden Daten — Verkauf, Abschriften, Eigenverbrauch — dort erfasst werden, wo sie entstehen, und am Wochenende aus einem Bericht in die Tabelle kommen. Wareneingang und Zählen bleiben in der alten Routine. So bleibt die Tabelle das, was sie gut kann: zusammenfassen und Differenzen finden.
Was Sie nicht tun sollten
- Überschreiben Sie die Bestandszahl nicht. Wird eine Zahl überschrieben, verschwindet der Grund, warum sie so wurde — das Protokoll bewahrt ihn.
- Nutzen Sie den Dateinamen nicht zur Versionsverwaltung. Neben „final_2“ und „final_neu“ wird nie klar sein, welche stimmt.
- Tippen Sie nicht in eine Formelzelle. Eine überschriebene Formel meldet keinen Fehler; sie zeigt von da an einfach die falsche Zahl.
- Zählen Sie nicht jede Woche den ganzen Laden. Fünf bis zehn Artikel regelmäßig sind mehr wert als eine vollständige Inventur, die nie stattfindet.
- Behandeln Sie die Differenz nicht als Diebstahl, solange Abschriften und Eigenverbrauch nicht ordentlich eingetragen sind. Der größte Teil eines Fehlbestands ist typischerweise nicht erfasste Bewegung.
- Machen Sie es nicht zu kompliziert. Statt Makros und komplexer Funktionen elf Spalten und zwei Formeln — das versteht jemand auch, während Sie im Urlaub sind.
- Warten Sie mit dem Umstieg nicht auf den völligen Zusammenbruch. Treffen mehrere der Anzeichen zu, kostet die Tabelle bereits mehr, als sie spart.
Zusammenfassung
- Excel ist ein guter Anfang für eine Person, einige hundert Artikel und einen wöchentlichen Rhythmus.
- Der Bestand ist die Summe der Bewegungen: Anfang + Wareneingang − Verkauf − Abschriften − Eigenverbrauch, und damit vergleichen Sie die gezählte Menge.
- Zwei Tabellenblätter: ein Bewegungsprotokoll, das nur ergänzt wird, und eine Übersicht, die mit Formeln rechnet.
- Eine zwanzigminütige Wochenroutine und fünf bis zehn gezählte Artikel halten sie am Leben.
- Sie bricht dort, wo die Bewegung passiert: an der Theke, in mehreren Händen, gleichzeitig.
- Prüfen Sie beim Umstieg, ob das Programm dort erfasst, wo heute Daten verloren gehen — die Tabelle müssen Sie nicht wegwerfen.
Häufige Fragen
Eignet sich Excel für die Bestandsführung in einem kleinen Laden?
Ja, bis zu einer gewissen Größe funktioniert es gut. Wenn eine Person die Tabelle pflegt, sie einige hundert Artikel umfasst und einmal pro Woche aktualisiert wird, kann Ihnen eine gut aufgebaute Tabelle jahrelang dienen. Die Grenze liegt nicht im Rechnen, sondern im Erfassen: Sobald mehrere von Ihnen arbeiten und die Bewegungen an der Theke passieren, hinkt die Tabelle immer öfter hinterher. Bis dahin bleiben Sie ruhig dabei.
Welche Spalten braucht eine Tabelle für die Bestandsführung?
Ein funktionierendes Minimum: Artikel, Code, Einheit, Anfangsbestand, Wareneingang, Verkauf, Abschriften, Eigenverbrauch, rechnerischer Bestand, Ist-Bestand (gezählt) und Differenz. Es lohnt sich, den Einkaufspreis und den Differenzwert zu ergänzen, denn eine Stückzahl allein täuscht. Mehr Spalten verlangsamen typischerweise nur das Ausfüllen. Entscheidend ist, dass jeder Ausgang eine eigene Spalte hat, kein gemeinsames „Sonstiges“.
Mit welcher Formel berechne ich den Bestand in Excel?
Der rechnerische Bestand ist Anfangsbestand plus Wareneingang, minus Verkauf, minus Abschriften, minus Eigenverbrauch — in der Vorlage =D2+E2-F2-G2-H2. Die Differenz ist der Unterschied zwischen gezählt und rechnerisch: =J2-I2, wobei Minus einen Fehlbestand bedeutet. Der Differenzwert ist die Differenz mal Einkaufspreis. Etwas Komplizierteres braucht ein kleiner Laden selten.
Warum ist ein Bewegungsprotokoll besser als eine einzelne Bestandsspalte?
Weil eine überschriebene Zahl nur sagt, wie viel jetzt da ist, nicht wie es dazu kam. In einem Bewegungsprotokoll steht jeder Wareneingang, jeder Verkauf, jede Abschrift und jeder Eigenverbrauch in einer eigenen Zeile mit Datum und Name, sodass Sie bei einer Differenz zurückverfolgen können, in welcher Woche und bei welchem Artikel sie begann. Ein Protokoll verzeiht auch mehr: Eine falsche Zeile lässt sich korrigieren, eine falsche Überschreibung verschwindet spurlos. Und das Blatt „Bestand“ lässt sich daraus mit der Funktion SUMMEWENN automatisch berechnen.
Wie nutze ich SUMMEWENN mit dem Bewegungsprotokoll?
Wenn auf dem Blatt „Bewegungen“ Eingänge ein Plus- und Ausgänge ein Minuszeichen haben, ist die gesamte Veränderung eines Artikels eine einzige Summe. Auf dem Blatt „Bestand“ lautet die Formel =D2+SUMMEWENN(Bewegungen!B:B;B2;Bewegungen!D:D), die jede Bewegung dieses Codes zum Anfangsbestand addiert. In anderen Sprachversionen von Excel hat die Funktion einen anderen Namen (englisch SUMIF), und das Trennzeichen der Argumente kann dort ein Komma statt eines Semikolons sein. Für eine Aufschlüsselung nach Art ist eine PivotTable bequemer.
Wie oft sollte ich eine Inventur machen, wenn ich den Bestand in Excel führe?
Eine vollständige Inventur reicht typischerweise vierteljährlich oder jährlich, wenn Sie dazwischen jede Woche fünf bis zehn Artikel zählen. In der wöchentlichen Stichprobe sollten teure und schnell drehende Artikel öfter vorkommen, langsame und billige seltener. So zeigen sich Differenzen innerhalb von Wochen, nicht erst am Jahresende. Die ausführliche Jahresinventur behandeln wir in einem eigenen Artikel.
Was tun, wenn die Tabelle einen Fehlbestand zeigt, ich aber nicht weiß, woher er kommt?
Prüfen Sie zuerst, ob alle Abschriften und der gesamte Eigenverbrauch des Zeitraums eingetragen wurden — in vielen Läden ist der größte Teil eines Fehlbestands einfach nicht erfasste Bewegung. Suchen Sie dann, in welcher Woche er begann und bei welchen Artikeln er sich wiederholt; ein einmaliger Ausreißer bedeutet selten etwas. Prüfen Sie auch die Formeln, denn ein verrutschter Bereich sieht genau wie ein Fehlbestand aus. Erst wenn all das stimmt, lohnt es sich, nach einer anderen Ursache zu suchen.
Können mehrere Personen die Tabelle gleichzeitig nutzen?
Mit einer gemeinsamen Cloud-Tabelle technisch ja, aber in der Praxis fangen genau hier die Probleme an. Wenn zwei Personen in dieselbe Zeile schreiben oder jemand in einer älteren heruntergeladenen Kopie arbeitet, können Zeilen verschwinden oder doppelt auftauchen, und im Nachhinein lässt sich schwer klären, wer was geändert hat. Wenn Sie so arbeiten, sollte jeder nur auf dem Blatt „Bewegungen“ schreiben, in einer neuen Zeile, und nur eine Person das Formelblatt betreuen. Hakt das regelmäßig, ist es eines der stärksten Anzeichen für einen Umstieg.
Warum fallen Abschriften und Eigenverbrauch in der Tabelle immer unter den Tisch?
Weil sie kein Papier hinterlassen und an der Theke passieren, während die Tabelle hinten ist. Der Wareneingang hat seinen Lieferschein und der Verkauf die Kasse, aber wegen eines abgelaufenen Bechers Sahne oder eines Kaffees geht niemand zum Laptop nach hinten. Was nicht sofort eingetragen wird, ist bis zum Wochenende typischerweise vergessen. Ein Heft oder ein Zettelhalter unter der Theke hilft, aber die dauerhafte Lösung ist, dass dort erfasst wird, wo die Bewegung passiert.
Wann lohnt sich der Umstieg von Excel auf eine Software?
Wenn mehrere von Ihnen erfassen, wenn die Spalten für Abschriften und Eigenverbrauch regelmäßig leer sind, wenn mehrere Versionen der Datei im Umlauf sind oder wenn die Wochenroutine nicht mehr in Ihre Zeit passt. Ein einzelnes Anzeichen ist noch kein Grund zum Umstieg, drei oder vier zusammen schon. Achten Sie bei der Entscheidung nicht auf die Zahl der Funktionen, sondern darauf, ob das Programm dort erfasst, wo heute Daten verloren gehen. Viele Läden werfen die Tabelle nicht einmal weg; sie füllen nur die schwer zu sammelnden Spalten aus einer anderen Quelle.
Worauf sollte ich bei der Wahl einer Software für die Bestandsführung achten?
Dass das Erfassen an der Theke schnell geht, auf Handy oder Tablet, dass mehrere Geräte gleichzeitig funktionieren und dass neben jedem Eintrag steht, wer ihn erfasst hat. Wichtig ist, dass es neben Ihrer bestehenden Kasse funktioniert und Sie die Daten in einen Bericht exportieren können. Probieren Sie es ein paar Tage im eigenen Laden aus, in einer wirklich vollen Stunde, bevor Sie entscheiden. Was in einer Vorführung schnell ist, ist vor einer Schlange nicht immer schnell.
Ersetzt Boltom App meine Bestandstabelle?
Nicht vollständig, und dafür wurde sie auch nicht gebaut. Boltom App erfasst an der Theke, was das Regal verlässt: Verkäufe, Abschriften mit ihrem Grund und Eigenverbrauch mit dem Namen der Person, die es genommen hat, auf mehreren Geräten gleichzeitig, neben Ihrer bestehenden Kasse. Wareneingang, Bestellungen, Bestandszählung per Barcode oder ein vollständiges Lagerbuch macht sie nicht. Deshalb behalten viele Läden ihre einfache Bestandstabelle und füllen die Ausgangsspalten aus den Berichten der App.
Sagen Sie den Produktnamen — und er steht an der Kasse.
Boltom App nimmt Ihnen die Arbeit hinter der Theke ab. Ein Produkt finden Sie über sein Foto oder indem Sie den Namen einfach aussprechen — ohne Codes, ohne Zettel. Was aus dem Regal geht oder in der Tonne landet, wird direkt dort erfasst, nicht in einem Heft. Die App arbeitet neben Ihrer vorhandenen Kasse, nicht an ihrer Stelle.
- Schnellcode mit Foto — oder sagen Sie den Produktnamen, und die Kasse findet ihn.
- Eigenverbrauch mit drei Fingertipps, auf den Namen der erfassenden Person.
- Täglicher Verderb samt Grund: abgelaufen, zerbrochen, unverkäuflich — in Geld summiert.
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