Werbung für Ladensoftware beginnt fast immer gleich: mit einer langen Liste von allem, was das System kann. Warenwirtschaft, Einkauf, Kundenbindungsprogramm, Webshop-Anbindung, Cloud-Berichte. Ein kleiner Ladeninhaber spürt an dieser Stelle typischerweise zwei Dinge: dass er davon sicher etwas braucht, und dass er keine Ahnung hat, welchen Teil.
Dieser Artikel beginnt am anderen Ende. Er fragt nicht, was ein Programm kann, sondern was in Ihrem Laden heute nicht funktioniert — und was davon ein Kassensystem, eine App an der Theke oder gar nichts lösen würde. Manche Läden brauchen ein komplettes System, manche eine einfache App, und manche kommen vorerst mit einem gut geführten Heft gut zurecht.
Wir wollen sachlich bleiben, deshalb vorweg: Wir machen Boltom App, die zur leichten Kategorie „App an der Theke“ gehört. Sie ist keine amtliche Kasse, sie führt keinen Lagerbestand und sie übernimmt keinen Einkauf. Wenn Ihr Laden das braucht, funktionieren die folgenden Fragen genauso gut — gerade dann sind sie sogar am wichtigsten.
Beschreiben Sie zuerst das Problem, nicht die Funktion
Bevor Sie sich ein einziges Angebot ansehen, setzen Sie sich zehn Minuten hin und schreiben Sie auf, was heute Ärger macht. Denken Sie nicht in Systemen, sondern in Situationen: wann die Schlange stehen bleibt, was die neue Verkaufskraft zum dritten Mal fragt und wovon Sie am Monatsende nur ahnen, dass es schiefläuft. Diese Liste sagt Ihnen, welche Kategorie Sie brauchen — und für welche Funktion Sie umsonst bezahlen würden.
| Was heute wehtut | Was müsste das Programm können? | Welche Kategorie löst es? |
|---|---|---|
| Eine Schlange an der Theke, die Verkäuferin sucht | Schnelles Bedienen auch bei Ware ohne Barcode, zum Beispiel per Foto oder Kurzcode | App an der Theke oder Kassensystem |
| Eine neue Verkaufskraft bleibt tagelang unsicher | Wenige Bildschirme, kurze Einarbeitung, schwer, Fehler zu machen | Meist die App an der Theke |
| Abschriften und Eigenverbrauch tauchen nirgends auf | Erfassung an der Theke, mit Grund und Namen | App an der Theke oder Kassensystem |
| Sie wissen nicht, was sich verkauft und was Geld bringt | Umsatz und Gewinn je Produkt und je Kategorie | Beide — die Frage ist, wer es liest |
| Eine große Differenz bei der Inventur, und keine Ahnung, woher | Lagerbestand, Wareneingang, Inventur | Komplettes Kassensystem mit Warenwirtschaft |
| Viele Lieferanten, viele Bestellungen, vergessene Artikel | Einkauf, Bestellvorschläge, Lieferantenverwaltung | Komplettes Kassensystem |
| Ihre Kasse kommt ans Ende ihrer Lebensdauer, oder Sie eröffnen gerade | Gesetzeskonforme Belegausgabe | Amtliche Kasse oder zertifiziertes System |
Wenn die meisten Zeilen auf Ihrer Liste an der Theke passieren — die Schlange, die Einarbeitung, Abschriften, Tageszahlen —, brauchen Sie nicht unbedingt ein großes System. Liegen Ihre Probleme aber im Lager und beim Einkauf, löst eine App an der Theke sie nicht, so schnell sie auch ist.
Die drei Kategorien: Kasse, Kassensystem, App an der Theke
Hinter dem Wort „Ladensoftware“ stecken drei recht unterschiedliche Dinge. Viele Missverständnisse entstehen, weil Verkäufer und Ladeninhaber nicht dasselbe meinen, wenn sie es sagen. Deshalb lohnt es sich, schon im ersten Gespräch zu klären, von welchem die Rede ist.
| Aspekt | Amtliche Kasse (Fiskalkasse) | Komplettes Kassensystem | App an der Theke |
|---|---|---|---|
| Wofür ist es da? | Gesetzeskonforme Belegausgabe und Meldung an die Steuerbehörde | Den ganzen Laden führen: Verkauf, Bestand, Einkauf, Berichte | Schnelleres Bedienen und die Tageszahlen, neben der bestehenden Kasse |
| Ersetzt es die amtliche Kasse? | Es ist selbst das vorgeschriebene Gerät, wo eines Pflicht ist | Nur wenn es in Ihrem Land zertifiziert ist — fragen Sie nach | Nein |
| Lagerbestand und Inventur | Typischerweise nicht | Ja, das ist eine seiner Hauptstärken | Typischerweise nicht |
| Einkauf, Lieferanten | Nein | Ja | Nein |
| Lernen | Kurz, aber die Codes müssen auswendig gelernt werden | Länger, viele Menüs und Einstellungen | Kurz, wenige Bildschirme |
| Einrichtung | Installation durch einen Techniker | Tage oder Wochen: Produkte, Bestand, Einstellungen | Stunden: Produkte und Kurzcodes anlegen |
| Hardware | Ein eigenes, spezielles Gerät | Oft ein eigenes Terminal, Drucker, Barcodescanner | Ihr vorhandenes Handy oder Tablet |
| Für wen ist es? | Alle, denen das Gesetz es vorschreibt | Läden mit großem Sortiment, vielen Lieferanten und einem Lager | Kleine Läden, Bäckereien, Imbisse, bei denen die Theke der Engpass ist |
Der häufigste Fehler passiert in der dritten Spalte. Eine App an der Theke ist kein „billiges Kassensystem“, sondern eine andere Art Werkzeug: Sie führt keinen Lagerbestand, übernimmt keinen Einkauf und keine Lieferanten und stellt keine steuerlichen Belege aus. Dafür ist sie schnell zu lernen, läuft auf den Geräten, die Sie schon haben, und liefert Ihnen die Handvoll Zahlen, die ein kleiner Laden für seine täglichen Entscheidungen braucht. Wenn Sie Lagerbestand und Bestellwesen brauchen, versuchen Sie nicht, mit einer App auszukommen — dafür braucht es ein komplettes Kassensystem.
Welche brauchen Sie?
Oft entscheiden zwei, drei Fragen. Die folgende Liste ist nicht vollständig; sie deckt nur die häufigsten Situationen ab.
- Sie eröffnen gerade und haben noch keine Kasse: Klären Sie zuerst den Pflichtteil mit Ihrem Steuerberater. Alles andere baut darauf auf, und andersherum wird es teuer.
- Sie haben eine amtliche Kasse, ein kleines Lager, und das Problem liegt an der Theke (Schlange, Einarbeitung, Abschriften): Eine App an der Theke reicht typischerweise, und die Kasse bleibt.
- Mehrere hundert Lieferantenpositionen, regelmäßige Bestellungen, ein Lager, eine spürbare Inventurdifferenz: Sie brauchen ein komplettes Kassensystem mit Warenwirtschaft. Eine App reicht hier nicht.
- Eine Bäckerei, ein Obst- und Gemüsehändler oder ein Imbiss mit viel Ware ohne Barcode: Schauen Sie besonders genau hin, wie ein Croissant oder ein Kilo Äpfel erfasst wird — das entscheidet über das Tempo an der Theke.
- Zwei oder mehr Läden: Achten Sie in beiden Kategorien auf Berichte je Laden und prüfen Sie, ob die Daten der Läden an einem Ort zu sehen sind.
- Mit einem Heft oder einer Tabelle läuft schon alles gut: Vielleicht brauchen Sie noch gar nichts. Darum geht es im Abschnitt „Wann Sie nicht umsteigen sollten“.
Zwei Kategorien gleichzeitig können auch eine gute Lösung sein. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die amtliche Kasse bleibt, eine App an der Theke für schnelles Bedienen und die Tageszahlen hinzukommt und der Bestand weiter in einer einfachen Tabelle geführt wird. Das ist keine halbe Sache, wenn es genau abdeckt, was wehtut.
Die 12 Fragen, bevor Sie zahlen
Stellen Sie diese Fragen dem Verkäufer und, noch wichtiger, sich selbst während des Tests. Keine davon ist technisch. Bei allen geht es darum, wie das Programm an Ihrer Theke funktionieren wird, mit Ihren Leuten.
- 1Wie lange braucht eine neue Verkaufskraft, um es zu lernen? Urteilen Sie nicht nach der Vorführung; geben Sie es jemandem, der es noch nicht gesehen hat. Wenn diese Person nach einer Stunde noch nicht allein bedienen kann, bezahlen Sie diese Stunde mit jeder neuen Mitarbeiterin und jedem neuen Mitarbeiter erneut.
- 2Wie kommen die Produkte hinein? Fragen Sie gezielt nach Ware ohne Barcode: Backwaren, loses Gemüse, Kuchen im Stückverkauf. Wenn dafür jedes Mal eine Suche durch Menüs nötig ist, wird die Schlange nicht kürzer.
- 3Funktioniert es ohne Internet? Die Frage ist nicht, ob Sie WLAN haben, sondern was passiert, wenn es ausfällt. Wird weiter erfasst und später synchronisiert — oder bleibt das Bedienen stehen?
- 4Wie viele Geräte deckt der Preis ab? Viele Abos rechnen pro Gerät oder pro Benutzer ab. Wenn zwei von Ihnen an der Theke stehen und hinten auch noch ein Handy liegt, rechnen Sie es so.
- 5Braucht es neue Hardware? Läuft es auf Ihrem vorhandenen Handy oder Tablet und passt neben Ihre jetzige Kasse — oder funktioniert es nur mit einem eigenen Terminal und einem eigenen Drucker?
- 6Welche Berichte gibt es, und wer wird sie lesen? Ein zwanzigseitiger Bericht, den niemand öffnet, ist nichts wert. Prüfen Sie, ob Sie auf einen Blick den Tagesumsatz, den Gewinn je Produkt und das, was sich zu welcher Stunde verkauft, sehen.
- 7Wie geht es mit Berechtigungen um? Die Verkaufskraft soll sehen, was sie braucht, aber keinen Zugriff auf Gewinn, Preise und Einstellungen haben, wenn Sie das nicht wollen.
- 8In welcher Sprache läuft es? Wenn sich jemand in Ihrem Team in einer anderen Sprache sicherer fühlt, spart eine Oberfläche in der eigenen Sprache Tage an Einarbeitung — und bedeutet weniger Fehler an der Theke.
- 9Was kostet es für ein Jahr insgesamt? Abo, Geräte, Terminal, Einrichtung und Einarbeitung — die Tabelle im nächsten Abschnitt hilft beim Zusammenrechnen.
- 10Gibt es eine Mindestlaufzeit oder eine Ausstiegsgebühr? Fragen Sie, wie lange die Mindestvertragslaufzeit ist, was bei vorzeitiger Kündigung passiert und ob die Hardware Ihnen gehören wird.
- 11Wem gehören die Daten, und lassen sie sich exportieren? Ihre Produkte, Ihre Verkäufe und Ihre Berichte sind die Geschichte Ihres Ladens. Fragen Sie, ob Sie sie in einer Form herunterladen können, die eine Tabellenkalkulation öffnen kann.
- 12Gibt es einen kostenlosen Test ohne Angabe einer Bankkarte? Wenn der Test Kartendaten verlangt, beginnt die Zahlung nach dem Ende oft automatisch. Ein fairer Test bindet Sie an nichts.
„Ladensoftware sollte man nicht bei der Vorführung beurteilen, sondern an einem Samstagmorgen, wenn fünf Leute an der Theke stehen und die neue Verkaufskraft zum ersten Mal allein ist.”
Was kostet es wirklich für ein Jahr?
In Angeboten steht das monatliche Abo fast immer groß gedruckt. Für den Laden zählt aber, was über ein Jahr insgesamt bezahlt wird, und das Abo ist oft nur ein Posten davon. Manches vom Rest taucht nicht einmal auf einer Rechnung auf, sondern in Arbeitsstunden.
| Kostenposten | Worauf zu achten ist | So rechnen Sie es |
|---|---|---|
| Abo | Wird pro Gerät, pro Benutzer oder pro Laden abgerechnet? Was ist im Grundpaket enthalten, und was ist ein eigenes Modul? | Monatsgebühr × Anzahl der Geräte × 12, plus die Module, die Sie brauchen |
| Hardware | Brauchen Sie ein neues Terminal, einen Drucker, Barcodescanner, eine Kassenschublade — oder reicht Ihr vorhandenes Handy oder Tablet? | Kaufpreis geteilt durch die erwarteten Nutzungsjahre oder die Mietgebühr × 12 |
| Kartenterminal | Oft ein eigener Vertrag, mit eigener Gebühr und Provision. Ist es mit dem Programm verbunden? | Monatsgebühr × 12, plus die Provision im Verhältnis zum Kartenumsatz |
| Einrichtung | Produkte, Codes, Fotos, Einstellungen anlegen — wer macht das, und wie lange dauert es? | Arbeitsstunden × der Wert Ihrer eigenen Stunde oder der Ihrer Mitarbeiterin |
| Einarbeitung | Nicht einmalig: Sie kommt mit jeder neuen Mitarbeiterin und jedem neuen Mitarbeiter wieder | Einarbeitungsstunden × die Zahl der neuen Mitarbeiter, die Sie pro Jahr erwarten |
| Support | Ist er im Preis enthalten? Ist er während der Öffnungszeiten erreichbar, auch am Wochenende? | Die Jahresgebühr, falls es eine gibt — und die entgangenen Verkäufe, wenn niemand hilft |
| Ausstieg | Mindestlaufzeit, Kündigungsgebühr, Mitnahme Ihrer Daten | Der schlimmste Fall: was es kosten würde, wenn Sie nach einem Jahr wechseln |
Ein einfaches Beispiel in neutralen Einheiten. Wenn das Abo 20 Einheiten im Monat pro Gerät kostet und Sie es auf drei Geräten nutzen, sind das 720 Einheiten im Jahr. Wenn die Einrichtung zwanzig Arbeitsstunden dauert und eine Stunde Ihrer Zeit 10 Einheiten wert ist, sind das weitere 200. Wenn Sie pro Jahr zwei neue Verkaufskräfte einarbeiten und jede acht Stunden braucht, bis sie allein bedienen kann, sind das noch einmal 160. So werden aus „20 im Monat“ im ersten Jahr mehr als tausend Einheiten — und ein billigeres, aber schwerer zu lernendes System kann am Ende leicht mehr kosten.
Der Test: zwei Wochen, Schritt für Schritt
Ein Test ist nicht zum Durchklicken der Menüs da. Er soll zeigen, was in Ihrem Laden passiert, mit Ihren Leuten, in einer gewöhnlichen Woche und an einem vollen Tag. Dafür reichen typischerweise zwei Wochen, wenn Sie vorher festlegen, worauf Sie achten.
- 11. Vorher: Schreiben Sie auf, was Sie entscheiden wollenNehmen Sie Ihre Liste der Schmerzpunkte und wählen Sie drei aus. Am Ende der zwei Wochen müssen Sie darauf mit Ja oder Nein antworten — nicht darauf, ob es Ihnen „gefällt“.
- 22. Die ersten zwei Tage: die wichtigsten Produkte anlegenNicht das ganze Sortiment. Die dreißig bis fünfzig Produkte, die den Großteil Ihres Umsatzes ausmachen, reichen — einschließlich derer ohne Barcode. Stoppen Sie die Zeit, denn alles anzulegen dauert ein Vielfaches davon.
- 33. Tag drei: Geben Sie es jemandem, der es noch nicht gesehen hatEiner Verkaufskraft oder einem Familienmitglied, mit fünf Minuten Erklärung. Beobachten Sie, wo die Person hängen bleibt, was sie fragt und wie oft sie Sie hilfesuchend ansieht. Das ist die echte Einarbeitungszeit, nicht das, was man Ihnen bei der Vorführung gesagt hat.
- 44. Erste Woche: in einer Stoßzeit verwendenIm Morgen- oder Nachmittagsandrang, nicht wenn es ruhig ist. Schauen Sie, ob das Bedienen schneller geht und was passiert, wenn Sie das WLAN für eine Minute ausschalten.
- 55. Zweite Woche: den Bericht öffnen und ihm Fragen stellenKönnen Sie daraus ablesen, was sich am besten verkauft hat, zu welcher Stunde und wie hoch der Gewinn war? Wenn Sie den Bericht auch in der zweiten Woche nicht von selbst öffnen, wird das Programm auch Ihre Entscheidungen nicht verändern.
- 66. Am Ende: den Ausstieg ausprobierenLaden Sie Ihre Daten herunter und öffnen Sie sie in einer Tabellenkalkulation. Schauen Sie, wie man kündigt und ob nach dem Test automatisch eine Zahlung beginnt. Erst dann entscheiden Sie.
Warnsignale beim Verkäufer
Die meisten Verkäufer arbeiten ehrlich, aber sie bekommen Provision für die Unterschrift von heute, nicht für einen Ladeninhaber, der zwei Jahre später noch zufrieden ist. Bei einigen Sätzen lohnt es sich, langsamer zu werden und nachzufragen.
| Was Sie hören | Warum es verdächtig ist | Was Sie nachfragen sollten |
|---|---|---|
| „Dieser Preis gilt nur heute.“ | Druck fördert eine schnelle Entscheidung, keine gute | Kann ich das Angebot schriftlich haben, eine Woche gültig? |
| „Es kann alles, was Sie sich vorstellen können.“ | Ein kleiner Laden will nicht alles, er will drei Dinge gut gemacht | Können Sie mir jetzt meine drei Probleme zeigen, mit meinen Produkten? |
| „Für den Test brauchen wir nur Ihre Kartennummer.“ | Am Ende des Tests wird daraus leicht eine automatische Zahlung | Gibt es einen Test ohne Bankkarte? Wie kündige ich? |
| „Die Mindestlaufzeit ist überall gleich.“ | Sie ist nicht überall gleich und oft verhandelbar | Wie hoch ist die Kündigungsgebühr im ersten Jahr und danach? |
| „Den Export braucht normalerweise niemand.“ | Sie brauchen ihn, wenn Sie wechseln wollen — und dann ist es zu spät zum Fragen | Wie lade ich meine Verkäufe und meine Produkte herunter, und in welchem Format? |
| „Das ersetzt auch Ihre Kasse.“ | Stimmt nur, wo das System zertifiziert ist und die Regeln es erlauben | Bestätigen Sie mir das schriftlich, damit mein Steuerberater es prüfen kann? |
| „Die Einarbeitung dauert einen Nachmittag.“ | Für Sie vielleicht; für eine neue Verkaufskraft im Samstagsandrang kaum | Kann eine meiner Mitarbeiterinnen, die es noch nicht gesehen hat, es ausprobieren? |
Manche Zeichen zeigen sich nicht in Worten, sondern im Verhalten:
- Man nennt Ihnen den vollen Jahrespreis nicht als eine Zahl, nur die Monatsgebühr und die „rabattierten“ ersten Monate.
- Die Vorführung funktioniert nur mit den eigenen Beispielprodukten, nicht mit der Ware in Ihrem Laden.
- Die Antwort auf jede fehlende Funktion lautet: „Das kommt in der neuen Version.“
- Man kann Ihnen nicht sagen, wen Sie an einem Samstagmorgen anrufen, wenn das System nicht funktioniert.
- Sie sollen den Vertrag sofort unterschreiben und dürfen ihn nicht zum Lesen mit nach Hause nehmen.
Wann Sie nicht umsteigen sollten
Nicht jeder Laden braucht heute Ladensoftware. Wenn der Tagesbetrieb gut läuft und die Zahlen, die Sie für Ihre Entscheidungen brauchen, in einem Heft oder einer Tabelle vorhanden sind, ist ein Umstieg nur Kosten und Lernaufwand. Ein neues System bremst Sie in den ersten Wochen immer aus — das zahlt sich nur aus, wenn es etwas zu lösen gibt.
- Sie arbeiten allein oder zu zweit, und an der Theke steht immer dieselbe Person.
- Ihr Sortiment ist klein und stabil, und Sie wissen auswendig, was sich verkauft.
- Die Tageszusammenfassung der Kasse liefert Ihnen, was Sie am Abend wissen wollen.
- Die Abschriften sind gering und landen immer im Heft.
- Eine einfache Bestandstabelle wird wöchentlich aktualisiert und stimmt bei der Inventur ungefähr.
- Eine große Veränderung steht bevor — ein Umzug, ein Umbau, eine Saisonspitze —, und das ist kein guter Zeitpunkt, ein neues System einzuführen.
Wie Sie eine funktionierende Bestandstabelle aufbauen und woran Sie merken, dass Sie ihr entwachsen sind, behandelt unser Artikel „Lagerbestand in Excel“. Wenn mehrere der dort genannten Anzeichen auf Sie zutreffen, ist es Zeit umzusteigen; wenn nicht, bleiben Sie bei dem, was funktioniert.
Checkliste vor dem Kauf
- Ich habe die drei wichtigsten Probleme aufgeschrieben, die ich lösen will.
- Ich weiß, welche Kategorie ich brauche: amtliche Kasse, komplettes Kassensystem, App an der Theke — oder zwei davon.
- Ich habe mit meinem Steuerberater geklärt, was für die Belegausgabe Pflicht ist.
- Eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter hat es ausprobiert und konnte innerhalb einer Stunde allein bedienen.
- Ich habe gesehen, wie Ware ohne Barcode erfasst wird.
- Ich habe ausprobiert, was ohne Internet passiert.
- Ich habe die vollen Jahreskosten zusammengerechnet, pro Gerät und einschließlich der Arbeitsstunden.
- Ich kenne die Mindestlaufzeit und die Kündigungsgebühr — schriftlich.
- Ich habe meine Daten heruntergeladen und in einer Tabellenkalkulation geöffnet.
- Der Test brauchte keine Bankkarte, oder ich weiß genau, wie ich kündige.
Zusammenfassung
- Die Auswahl beginnt bei Ihren heutigen Problemen, nicht bei der Funktionsliste.
- Es gibt drei Kategorien: amtliche Kasse, komplettes Kassensystem, App an der Theke — und zwei arbeiten oft nebeneinander.
- Wo sie Pflicht ist, ersetzt nichts die amtliche Kasse; klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.
- Von den zwölf Fragen sind Einarbeitung, Ware ohne Barcode und der Ausstieg am wichtigsten.
- Zu den vollen Jahreskosten gehören Arbeitsstunden, nicht nur das Abo.
- Zwei Wochen Test in Ihrem eigenen Laden, mit echten Kunden, sind mehr wert als jede Vorführung — und wenn das Heft noch reicht, bleiben Sie dabei.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Kasse und einem Kassensystem?
Eine amtliche Kasse ist vor allem für die gesetzeskonforme Belegausgabe und die Meldung an die Steuerbehörde da, wo das Gesetz es verlangt. Ein Kassensystem bündelt den ganzen Ladenbetrieb: Verkauf, Bestand, Einkauf und Berichte. In manchen Ländern kann ein Kassensystem selbst zertifiziert sein und so die Kasse ersetzen; anderswo arbeiten die beiden nebeneinander. Was für Sie gilt, sagt Ihnen Ihr Steuerberater oder das örtliche Finanzamt.
Kann eine App oder Kassensoftware die amtliche Kasse ersetzen?
Eine App an der Theke kann es nicht und behauptet das typischerweise auch nicht. Ein komplettes Kassensystem kann es nur, wenn es in Ihrem Land zertifiziert ist und die örtlichen Regeln seinen Einsatz erlauben. Wenn ein Verkäufer das verspricht, lassen Sie es sich schriftlich geben und zeigen Sie es Ihrem Steuerberater, bevor Sie unterschreiben. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung — die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land und ändern sich mit der Zeit.
Welche Kassensoftware braucht ein kleiner Laden?
Die, die löst, was heute wehtut. Liegt das Problem an der Theke — die Schlange, die Einarbeitung, Abschriften, Tageszahlen —, reicht oft eine leichte App an der Theke neben der bestehenden Kasse. Liegt das Problem im Lager und beim Einkauf, brauchen Sie ein komplettes Kassensystem mit Warenwirtschaft. Und wenn mit einem Heft oder einer Tabelle alles gut läuft, brauchen Sie vielleicht noch gar nichts.
Was kostet Ladensoftware für ein Jahr?
Das hängt stark von der Kategorie und der Zahl der Geräte ab, deshalb lohnt es sich, statt eines bestimmten Betrags die Posten zusammenzurechnen. Dazu gehören das Abo pro Gerät oder pro Benutzer, Hardware, das Kartenterminal, die Zeit für das Anlegen der Produkte und die Einarbeitung jeder neuen Mitarbeiterin und jedes neuen Mitarbeiters. Die letzten beiden stehen auf keiner Rechnung, sind aber echte Kosten in Arbeitsstunden. Ein billigeres, aber schwerer zu lernendes System kann im ersten Jahr leicht mehr kosten.
Muss ich für Ladensoftware neue Hardware kaufen?
Das hängt von der Kategorie ab. Manche kompletten Kassensysteme arbeiten mit eigenem Terminal, Drucker und Barcodescanner, andere laufen auch auf den Geräten, die Sie schon haben. Apps an der Theke laufen typischerweise auf Ihrem vorhandenen Handy oder Tablet, neben der Kasse. Fragen Sie gezielt, was Sie für den Start brauchen und ob die Hardware Ihnen gehört oder gemietet ist.
Und Ware ohne Barcode, etwa Backwaren?
In vielen kleinen Läden ist das der größte Engpass an der Theke, prüfen Sie es deshalb während des Tests gesondert. Fragen Sie, wie sich ein Croissant, ein einzelnes Stück Kuchen oder ein Kilo Äpfel schnell erfassen lässt: mit Kurzcode, Foto, Schnelltaste oder Waage. Wenn es jedes Mal eine Suche durch Menüs braucht, wird die Schlange nicht kürzer, so gut der Rest des Systems auch ist. Messen Sie es in einer Stoßzeit, nicht wenn es ruhig ist.
Warum ist es wichtig, dass das Programm ohne Internet funktioniert?
Weil die Verbindung früher oder später ausfällt — eine Störung beim Anbieter, ein schlechter Router oder eine dicke Wand. Wenn das Programm dann stehen bleibt, bleibt auch das Bedienen stehen, und die Schlange an der Theke wartet nicht. Fragen Sie, ob ohne Verbindung weiter erfasst wird und was mit den Daten passiert, wenn die Verbindung zurück ist. Schalten Sie während des Tests das WLAN für eine Minute aus und sehen Sie selbst.
Wie lange sollte der Test dauern, und worauf sollte ich achten?
Zwei Wochen reichen typischerweise, wenn Sie vorher festlegen, worauf Sie achten. Legen Sie die dreißig bis fünfzig wichtigsten Produkte an, geben Sie das Programm jemandem, der es noch nicht gesehen hat, und verwenden Sie es in einer echten Stoßzeit. Schauen Sie in der zweiten Woche, ob Sie Ihre eigenen Fragen aus dem Bericht beantworten können. Laden Sie am Ende Ihre Daten herunter und prüfen Sie, wie man kündigt.
Worauf sollte ich beim Vertrag achten?
Auf die Mindestvertragslaufzeit, die Kündigungsgebühr und darauf, was mit Hardware und Daten passiert, wenn Sie aussteigen. Prüfen Sie, ob der Support im Preis enthalten ist und ob er während der Öffnungszeiten erreichbar ist. Prüfen Sie, ob der Preis pro Gerät, pro Benutzer oder pro Laden gilt und welche Funktionen eigene Module sind. Was mündlich versprochen wurde, lassen Sie sich auch schriftlich geben.
Wem gehören die Daten, wenn ich Abo-Software nutze?
Das regeln der Vertrag und die Bedingungen zur Datenverarbeitung, fragen Sie also ausdrücklich danach. In der Praxis zählt, ob Sie Ihre Produkte, Ihre Verkäufe und Ihre Berichte in einer Form herunterladen können, die eine Tabellenkalkulation öffnen kann. Probieren Sie es während des Tests aus, statt sich auf ein Versprechen zu verlassen. Wenn der Export umständlich ist oder extra kostet, wird ein späterer Wechsel teuer.
Wann lohnt sich der Umstieg auf Ladensoftware nicht?
Wenn Sie allein oder zu zweit arbeiten, das Sortiment klein und stabil ist und die Tageszusammenfassung der Kasse Ihnen liefert, was Sie wissen wollen. Auch nicht, wenn eine einfache Bestandstabelle wöchentlich aktualisiert wird und bei der Inventur ungefähr stimmt. Führen Sie auch kurz vor einer großen Veränderung kein neues System ein — einem Umzug, einem Umbau, einer Saisonspitze. Eine Woche Messen im Heft zeigt schnell, ob es überhaupt etwas zu lösen gibt.
Zu welcher Kategorie gehört Boltom App?
Zur leichten Kategorie „App an der Theke“. Neben Ihrer bestehenden Kasse erfasst sie Verkäufe per Foto, Kurzcode oder indem Sie den Produktnamen sagen, auch ohne Internet, und sie zeigt Umsatz und Gewinn je Produkt, je Kategorie und je Stunde. Sie ist keine amtliche Kasse, stellt keine steuerlichen Belege aus, führt keinen Lagerbestand und übernimmt weder Einkauf noch Lieferanten. Wer das braucht, sollte zu einem kompletten Kassensystem greifen.
Sagen Sie den Produktnamen — und er steht an der Kasse.
Boltom App nimmt Ihnen die Arbeit hinter der Theke ab. Ein Produkt finden Sie über sein Foto oder indem Sie den Namen einfach aussprechen — ohne Codes, ohne Zettel. Was aus dem Regal geht oder in der Tonne landet, wird direkt dort erfasst, nicht in einem Heft. Die App arbeitet neben Ihrer vorhandenen Kasse, nicht an ihrer Stelle.
- Schnellcode mit Foto — oder sagen Sie den Produktnamen, und die Kasse findet ihn.
- Eigenverbrauch mit drei Fingertipps, auf den Namen der erfassenden Person.
- Täglicher Verderb samt Grund: abgelaufen, zerbrochen, unverkäuflich — in Geld summiert.
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