Sistema de depósito y retorno en una tienda pequeña: la caja, la trastienda y el dinero

Cada vez más países tienen un sistema de depósito y retorno para envases de bebidas, y donde todavía no lo hay, muchos están a punto de ponerlo en marcha. Desde el lado del cliente es sencillo: paga un poco más por una bebida en botella o lata y, cuando devuelve el envase vacío, recupera la diferencia. Desde el lado de la tienda, en cambio, es un nuevo flujo de dinero, una nueva tarea en la trastienda y una nueva norma en el mostrador, todo a la vez.

El problema más habitual no es dónde van las bolsas, sino la lógica contable. Quien registra el depósito junto con el precio del producto como un único importe descubrirá, al cabo de unas semanas, que la facturación ha subido, que el margen ha bajado o da saltos raros y que la caja no cuadra por las devoluciones. Y sin embargo la tienda no gana ni una sola unidad con el depósito: simplemente pasa por ella.

Este artículo repasa, sin centrarse en ningún país, lo que conviene hacer bien: cómo tratar el depósito en la caja, qué aceptar y qué no, dónde y cómo guardar los envases devueltos, cómo afecta a tu flujo de caja, qué hacer con él en el cierre de turno y cómo medir si genera compras adicionales. Al final, una lista de comprobación te ayuda en la semana del lanzamiento.

Qué es el depósito y por qué no es un ingreso

El depósito es un importe fijo que el cliente paga además del precio del producto por un envase de bebida incluido en el sistema, y que recupera cuando devuelve el envase. No es un precio, ni un impuesto, ni un margen: es una especie de garantía que anima al cliente a no tirar el envase, sino a traerlo de vuelta. El dinero circula todo el tiempo dentro del sistema y no se queda con nadie como beneficio.

El recorrido exacto varía de un sistema a otro, pero en muchos sitios es más o menos así: el fabricante o importador ingresa el depósito en el sistema, el proveedor te lo cobra en la factura, tú se lo cobras al cliente en el mostrador, se lo devuelves cuando trae el envase y el operador te reembolsa lo que has pagado. En cada paso el mismo importe sigue su camino; por eso lo llamamos partida de paso.

En la práctica, claro, las cifras de la tienda pueden desviarse: vendes más botellas de las que vuelven, o al revés, porque un cliente compró la bebida en otro sitio y te la devuelve a ti. Eso tampoco convierte el depósito en un ingreso: solo tienes más o menos durante un tiempo. Por eso hay que seguirlo por separado y nunca mezclarlo con la facturación de productos.

En la caja: una línea aparte, no parte del precio

La regla de oro es sencilla: el depósito debe aparecer siempre en la caja como una línea aparte, no incluido en el precio de venta del producto. Si una bebida cuesta 9 unidades y el depósito es de 1 unidad, el cliente paga 10 unidades, pero el tique y tus registros deben mostrar dos líneas: la bebida a 9 unidades y el depósito a 1 unidad. Muchos sistemas lo exigen expresamente, porque el cliente tiene que ver cuánto va a recuperar.

Un ejemplo redondo muestra por qué esto importa tanto. Supongamos que compras la bebida a 6 unidades, la vendes a 9 y el depósito es de 1 unidad. Registrado correctamente, como línea aparte, la facturación es 9 y el margen es 3: un tercio del precio de venta. Pero si lo registras como un único artículo de 10 unidades, la facturación es 10, el margen sobre el papel es 4 y tu tienda parece mejor de lo que es. Si además sumas al precio de compra el depósito que te cobra el proveedor, el margen se queda en 3 pero es solo el 30 % de la facturación: el mismo producto, tres cifras distintas.

• Crea en tu caja un artículo aparte para el depósito; si hay varios importes (por ejemplo, para vidrio y para latas), un artículo para cada uno.
• Si tu caja lo permite, vincula el depósito al producto para que se añada automáticamente en la venta. Si no, enseña al cajero a añadirlo a mano con cada bebida incluida en el sistema.
• El tratamiento fiscal del depósito suele ser distinto del del producto. En qué categoría fiscal entra en tu caso te lo dirá tu gestor o el operador del sistema; déjalo resuelto antes del lanzamiento.
• Tampoco restes de la facturación de productos, como una venta negativa, el importe pagado en las devoluciones. Pertenece al artículo del depósito, no a la bebida.
• Si además de la caja llevas una app de registro o una hoja de cálculo, dale también ahí al depósito su propia categoría, con un precio de compra igual al depósito, para que el informe no lo cuente como beneficio.
• La primera semana, revisa cada noche el resumen del día: si el número de líneas de depósito sigue más o menos el número de bebidas vendidas, el equipo lo está marcando bien.

Si las devoluciones funcionan con vales —por ejemplo, la máquina o el cajero emite un tique que el cliente canjea en una compra en la caja—, canjear el vale tampoco es un descuento ni mercancía gratis. Es dinero del cliente, devuelto desde el artículo del depósito. Guarda los vales hasta el final del día, porque en el cierre de turno y en la liquidación son tu justificante.

¿Tienes que aceptar devoluciones? Y si es así, ¿cómo?

La primera pregunta que se hace una tienda pequeña: ¿de verdad tengo que aceptar envases? La respuesta depende del país. En algunos sitios toda tienda que vende bebidas incluidas en el sistema debe recogerlos; en otros, solo a partir de cierta superficie o facturación; en algunos, las tiendas pequeñas pueden pedir una exención si hay otro punto de devolución cerca; y en otros la participación es voluntaria, pero se incentiva con una compensación por manipulación. Esto lo deciden las normas locales y el operador del sistema, no la intuición del tendero.

• ¿Es obligatorio para mí aceptar devoluciones y, si es así, a partir de qué umbral (superficie, facturación, surtido)?
• ¿Solo tengo que recoger los tipos de envase que vendo yo o todo lo que está en el sistema?
• ¿Puedo limitar la cantidad que se recoge de una vez o restringir las devoluciones a una parte de mi horario?
• ¿Hay una compensación por manipulación o por los envases recogidos, y se calcula por unidad, por peso o por bolsa?
• ¿Quién suministra las bolsas de recogida, las cajas y las etiquetas, y quién las recoge y cada cuánto?
• ¿Con qué frecuencia y con qué documentos liquida conmigo el operador, y cómo comunico un descuadre?
• ¿Tengo que firmar un contrato o registrarme, y hay un plazo antes del lanzamiento?

Devolución manual o máquina

Si aceptas devoluciones, puedes elegir entre dos modelos básicos: a mano, en el mostrador, o con una máquina de retorno de envases. En la devolución manual, el cajero revisa, cuenta y embolsa los envases y luego paga el depósito. La máquina lo hace sola: reconoce la marca, compacta o recoge el envase e imprime un vale. También hay una vía intermedia: en algunos sistemas la tienda recoge los envases sin contarlos en bolsas precintadas y el recuento se hace en un centro.

Antes de decidir, conviene medir durante unas semanas: cuántos envases vuelven cada día, a qué hora y cuánto tarda una devolución en el mostrador. Si en las horas punta se forma a menudo cola por una bolsa de botellas, es tiempo perdido también para todos los demás clientes de la cola. Pero si vuelven unas pocas docenas de envases al día, una máquina difícilmente amortizará su precio y su espacio.

Flujo de caja: dinero inmovilizado y liquidación

Aunque el depósito no sea un ingreso, desde luego mueve dinero, y en una tienda pequeña eso se nota. El proveedor te cobra el depósito en la factura, que pagas en su vencimiento; el cliente te lo paga al comprar la bebida; pero al cliente que devuelve le pagas en el acto, y el operador solo te lo reembolsa en la liquidación. Si vuelven muchas botellas que no se compraron en tu tienda, el dinero sale de tu caja antes de volver.

Normalmente los importes no son grandes, pero el efecto aparece el peor día del mes: justo cuando vencen también las facturas de los proveedores. Una tienda pequeña que ya va justa puede tener, tras una semana larga de fiestas, una suma apreciable pagada en depósitos hasta que llegue la liquidación. No hay que temerlo, pero sí hay que preverlo.

• Ten claro con qué frecuencia liquida contigo el operador —semanal, quincenal o mensualmente— y cuántos días tarda en llegar el dinero.
• Anota cada día el número de envases recogidos y el importe pagado, para tener con qué comparar en la liquidación.
• Cuadra siempre la liquidación del operador con tus propios registros. Si las bolsas se cuentan en otro sitio, es la única forma de detectar una diferencia.
• Ten suficiente cambio en la caja para las devoluciones, sobre todo los lunes y después de los festivos, cuando más botellas vuelven.
• Los depósitos deben ir en una línea aparte en las facturas de los proveedores. Si no es así, pídelo; si no, no podrás separarlos del precio de la mercancía.
• La compensación por manipulación, si la hay, sí es un ingreso real. Síguela por separado, porque muestra cuánto vale para ti el trabajo de recoger envases.

Trastienda, higiene y recuento

Los envases devueltos no son existencias, pero ocupan espacio y, si no los tratas bien, traen olores, moscas y suciedad. En la trastienda de una tienda pequeña cada metro cuadrado cuenta, así que conviene decidir antes del lanzamiento dónde irán las bolsas y las cajas y cómo llegan de ahí a la recogida. El objetivo es que los envases devueltos nunca se mezclen con la mercancía a la venta.

• Reserva una zona propia y claramente separada para los envases devueltos, lejos de los alimentos y de los productos frescos.
• Usa las bolsas o cajas que indique el operador y respeta la separación por tipo que haya (por ejemplo, vidrio, plástico y metal por separado).
• Precinta y marca cada bolsa o caja como exige el sistema: en muchos sitios necesita una etiqueta o un identificador único, y en eso se basa tu liquidación.
• Si cuentas a mano, escribe en cada bolsa precintada, o en una lista guardada al lado, cuántos envases contiene. Es tu única prueba si hay un descuadre.
• Los restos pegajosos de bebida atraen insectos: limpia con regularidad la zona de recogida y, cuando haga calor, pide recogidas más frecuentes.
• No dejes nunca bolsas delante de la salida de emergencia ni en un pasillo, ni siquiera un momento: en la trastienda es la mayor tentación.
• Que la bolsa de recogida de detrás del mostrador sea pequeña, y llévala atrás al final de cada turno. El mostrador no es un almacén.

Qué aceptar en el mostrador y qué no

La regla más importante en el mostrador: recoge solo lo que el operador también te va a pagar. Los envases del sistema se identifican normalmente por una marca distintiva y por el código de barras. Si el cajero paga el depósito por un envase que el operador no acepta, tu tienda lo ha pagado de su propio bolsillo, y nadie se lo va a reembolsar.

La mejor forma de evitar discusiones es un pequeño cartel con imágenes en el mostrador o en el punto de recogida, que muestre cómo es la marca del sistema y qué no se puede devolver. Así el cajero no tiene que explicar nada: basta con señalar. Si un cliente insiste y el cajero no está seguro, es mejor no recoger ese envase y pedirle que vuelva cuando esté el encargado.

Cierre de turno: depósitos pagados

Las devoluciones también afectan a la caja de detrás del mostrador: si devuelves los depósitos en efectivo, sale dinero del cajón sin que haya ninguna venta. Si nadie lo anota aparte en el cierre de turno, el turno cierra con faltante y acabas sospechando del cajero por algo que en realidad estaba bien. Los depósitos pagados necesitan un rastro igual que la recaudación.

1. 11. Anota cada devoluciónEn la devolución manual, el cajero debe anotar el número de envases recogidos y el importe pagado, en la caja o en una lista bajo el mostrador. Con máquina, lo que cuenta son los vales canjeados: guárdalos en un sobre aparte, no los tires.
2. 22. Súmalo aparte en el cierreEn el cierre de turno, el cajero debe sumar primero los depósitos pagados: el importe de la lista o el valor de los vales canjeados. Debe ser una línea aparte en la hoja de cierre, no algo que resta del efectivo de memoria.
3. 33. Cuadra con la cajaEl efectivo esperado es el fondo de caja, más las ventas en efectivo, menos los depósitos devueltos en efectivo. Si después de eso queda una diferencia, es un descuadre real, pero al menos no lo causan las devoluciones.
4. 44. Cuadra con la trastiendaEl recuento de la lista debe coincidir más o menos con el número de envases que han ido a las bolsas. No hace falta volver a contar la bolsa cada noche, pero una comprobación puntual a la semana merece la pena.
5. 55. Compara cada semana con la liquidaciónLas listas diarias suman cuánto depósito has pagado. Compáralo con lo que te liquida el operador. Si con regularidad te reembolsan menos de lo que has pagado, fallan o el recuento o las reglas de aceptación.

Un imán para clientes: quien devuelve también compra

Las devoluciones no son solo una carga. Quien trae una bolsa de botellas tiene el dinero o el vale en la mano, y hay muchas posibilidades de que lo gaste en tu tienda ese mismo día. Un punto de devolución bien llevado también puede atraer a clientes que antes compraban en otro sitio, sobre todo si hay pocos puntos de devolución cerca o si en las tiendas grandes siempre hay cola en la máquina.

Si eso es verdad en tu caso no es algo que se decida por intuición. Mídelo. Si el depósito es una línea aparte en la caja y llevas tus categorías en orden, al cabo de unas semanas verás qué pasa durante y después de las devoluciones.

• Mira qué horas del día traen más devoluciones y cómo se comporta la facturación de otras categorías en esos momentos.
• Compara las cuatro semanas anteriores al lanzamiento con las cuatro posteriores: ¿ha aumentado el número de compras?, ¿ha cambiado el tique medio?
• Si las devoluciones funcionan con vales, mira qué parte de los vales se canjea dentro de una compra y qué parte solo se cobra en efectivo.
• Mira también las ventas de bebidas por producto: si quienes devuelven vuelven a comprar siempre lo mismo, eso merece un sitio mejor en la nevera.
• Pregunta también al cajero: él ve quién entra solo a devolver y quién compra además algo.

„El depósito no es tuyo, pero el mostrador por el que pasa sí. Mantén el orden ahí y el dinero también seguirá su camino en orden.”

Errores frecuentes

Lista de comprobación para la semana del lanzamiento

• Sabes si aceptar devoluciones es obligatorio para ti, para qué envases y si hay un límite de cantidad. Si hace falta un contrato o un registro, está hecho.
• La caja tiene un artículo aparte para el depósito, para cada importe, y has comprobado con una venta de prueba que aparece como línea aparte.
• Has acordado con tu gestor en qué categoría fiscal entra el depósito y cómo se contabiliza la liquidación.
• Los depósitos aparecen como línea aparte en las facturas de los proveedores.
• Has reservado la zona de recogida en la trastienda, tienes las bolsas o cajas y las etiquetas y sabes cuándo se hace la recogida.
• Los cajeros conocen las reglas de aceptación, y el cartel con la marca está en el mostrador.
• Hay una lista bajo el mostrador o un artículo en la caja para los envases devueltos, y un sobre para los vales.
• La hoja de cierre tiene una línea aparte para los depósitos pagados.
• Hay suficiente cambio en la caja para las devoluciones, sobre todo para los días después del fin de semana.
• Has anotado la facturación de las cuatro semanas anteriores al lanzamiento, para tener con qué comparar.

Resumen

• El depósito es dinero de paso: lo cobras, lo devuelves y el operador liquida contigo. El único ingreso real es la compensación por manipulación, si la hay.
• En la caja siempre es una línea aparte, nunca parte del precio del producto; si no, se distorsionan tanto la facturación como el margen.
• Si tienes que aceptar devoluciones, y en qué condiciones, depende del país; pregunta al operador y a tu gestor.
• Devolución manual o máquina: deciden el volumen diario y lo concurrido que esté el mostrador.
• Recoge solo envases marcados e intactos que pertenezcan al sistema, y guárdalos aparte y limpios.
• Anota aparte los depósitos pagados en el cierre de turno y cuadra cada semana con la liquidación.
• Mide si quienes devuelven traen facturación; no lo supongas.

Preguntas frecuentes