店铺年终盘点，一步一步来——附检查清单

大多数店主把年终盘点看成一件不愉快的差事，要在节假日之间想办法应付过去。一个漫长的晚上，疲惫的人，手写的表格，最后得到一个谁都不太确定能不能信的数字。

可盘点能给你的远不止这些。这是一年中唯一一次，有人把每一件商品都拿起来，弄清楚货架上和库房里到底有什么。你的记录、本子或表格上说的只是一个假设——盘点就是拿这个假设去对照现实的那一天。

本文讲的是实操方法：什么时候盘、事先准备什么、盘点表怎么排、怎么点，以及之后怎么处理差异。最后有一份可以打印的检查清单。会计和法律问题——是否强制、截止到什么时候、按什么价值——本文不作定论：请和你的会计弄清楚。

为什么值得认真做

一年下来，账面库存和实际库存几乎总会渐行渐远。没人写下的报损；团队喝掉的一箱饮料；实际数量比送货单少的一批货；用错编码结账的一件商品。单独看哪一件都不算大事，但一年累积下来可能形成可观的差异。盘点把这一切归零：从此你又知道自己手里有什么了。

盘点还有一个我们较少提起的好处：每件商品都会经过你的手。就在这时，你会注意到货架深处几个月没动过的货、库房角落里被遗忘的箱子、快到期的东西。这些信息的价值至少不亚于最后的总数——它们会变成明年的订货和货架布局。

什么时候盘

很多店在年底最后几天或财年交替时盘点，因为那时账上需要期末库存。具体哪一天对你算数，你的会计会告诉你——实际的问题是，在这个范围内哪个时间干扰最小。

不管选哪个时间：提前告诉供应商盘点当天不要送货，或者请他们在截止前或清点后送到。如果面包非送不可，就先放在一边，点完再收。如果店要关门，提早在门上贴通知——提前一周的告示，能让老顾客免吃闭门羹。

准备：提前一到两周

好的盘点的秘诀在于，当天只剩下清点。凡是需要做决定的事——什么算一个单位、拆开的包装放哪、哪个箱子是退货——都必须提前定好。在清点中途才开始想的人，会又慢又出错。

• 清掉过期和损坏的商品，并记为报损。你不想清点的东西，必须在盘点前消失——要记录，不能只是扔掉。
• 尽量把慢销的货卖掉。前几周搞一个小促销，要点的就少，压住的钱也少。
• 整理库房：同一种商品放在一处，箱子标签朝外，拆开的包装单独放。库房乱，清点时间就翻倍。
• 把店面划分成编号的区域：按货架排、按冰柜、按库房货架。每个区贴一张写着编号的小纸条，这样既不会漏，也不会有东西在表上出现两次。
• 为每个区准备一张盘点表。一区一张——这样表可以分发下去，事后也能看出哪一块还没盘。
• 把不属于你或不算你库存的东西放在一边并做好标记：要退回供应商的货、代销货、顾客预留但尚未付款的订单。
• 记下最后一张已入账送货单的编号和最后一笔销售的时间。这样事后能分清哪些发生在盘点前、哪些在盘点后。

单位和拆开的包装

盘点中最常见的错误不是点错，而是单位错。一个人按箱点，另一个人按件点，第三个人把半空的托盘当成满的。提前定好，并在盘点表上写明哪种商品用什么单位点。

盘点表：怎么排

盘点表不必复杂，但有几列必不可少。一张表对应一个区，留出复点和备注的位置。值得提前打印好商品名称和单位，这样清点的人只需填数量——但不要把应有数量印上去。

人手和分工

一个人也能盘，但两人一组准确得多，而且出人意料地更快。点的人不写字，不会断了思路；写的人确保每件商品都轮到。小店里通常两组就足够了。

• 清点者：拿起商品，大声报出名称和数量。不写字，不看表。
• 记录者：记下听到的内容，确保每一行都填好。如果某样东西表上没有，就加一行。
• 谁都不点自己的区。一整年都在补那个货架的人，脑子里会浮现那个数——这不是不信任，而是人之常情。
• 高价值商品——烟草、烈酒、咖啡、柜台边的糖果——由另一组独立再点一遍。
• 安排一个协调人——通常就是你——负责发表、收表，处理有争议的情况。他不点数，只负责盯全局。
• 每两小时短暂休息一次。累了的清点者不是更慢，只是更不准。

盘点当天，一步一步来

1. 11. 在固定时间截止大声说出来并写下来：从这一分钟起，不再销售，也不再收货。在收银机上做日结，记下最后一张小票的时间。此后任何变动都要单独处理。
2. 22. 给团队的简短说明会十分钟：哪一组负责哪个区，难办的商品用什么单位，拆开的包装和破损商品怎么处理，有问题找谁。在这里解决的问题，事后就不会变成争执。
3. 33. 逐区进行，按编号顺序每组从自己的表开始。一个区没点完之前，谁都不跳到别处——点了一半的货架，是东西被漏掉或重复出现的最常见原因。
4. 44. 从左到右，从上到下每个货架都用同样的顺序。如果总是朝同一个方向走，就没人需要记住自己点到哪儿了，被打断后也能马上接着来。
5. 55. 每点完一段就做标记一张纸条，或在区号纸条上打个勾：这一段完成了。后来的人到这里，能看出已经没什么要做了——你也能看出还剩下什么。
6. 66. 盲点，不照记录清点者看的是货架，不是表格或屏幕。点出多少就写多少，哪怕看起来很怪。怪数字以后再处理，不是现在。
7. 77. 抽样复点每个区挑几行，让另一组复点。如果对得上，这个区就没问题。如果对不上，值得把整个区重点一遍——错误很少只停在一行上。
8. 88. 收齐并检查盘点表在任何人回家之前过一遍：每个区都有表吗？每一行都填了吗？签名了吗？缺一张表，现在两分钟就能补上；明天就补不了了。

„盘点当天不需要你有多聪明。所有决定都必须提前做好——当天你只是清点，慢慢地、一样地，一个货架接一个货架。”

之后：怎么处理差异

如果你有记录——表格或软件——盘点后就把清点数量和应有数量对比。几乎肯定会有差异。不要从总数开始，而要从单项最大的差异开始：往往一两件商品就占了缺口的大部分，而在它们身上最有机会找到原因。

关于差异的原因，我们在讲库存损耗的文章里写得更详细：短缺通常由四部分组成——员工消耗、报损、管理错误和盗窃——每一种都需要不同的应对。如果一年里报损和员工消耗都记录了——例如在 Boltom App 里，它在收银台连同原因和姓名一起记录——那么盘点时发现的差异就有一部分能得到解释，而不是一直是个谜。

库存按什么价格估值

清点出的数量必须按某个价格换算成钱。对大多数小店来说，通常的做法是按进价，因为它显示货架上实际压了多少钱——售价显示的是预期营业额，不是库存的价值。你的情况认可哪种方法，年内变动过的进价怎么处理，由你的会计决定。

留存记录和明年的目标

把填好、签了名的盘点表放进一个文件夹，能的话也拍下来。以后你的会计或你自己有疑问时，可以在这里查到。然后给自己写下三件事：哪个区花的时间最长，哪件商品差异最大，以及你下次会怎么做得不一样。这就成了明年盘点的计划——而且它往往会显示，有几类商品值得在年内每月也点一次。

检查清单

提前两周

• 和你的会计确认：哪一天、按什么价值、以什么形式提交结果。
• 选定盘点的日期和时间，告诉团队。
• 告诉供应商那天不要送货。
• 开始清慢销的货。
• 如果要关门，在门上贴通知。

前一天

• 清掉过期和损坏的商品，并记为报损。
• 整理库房，贴好区号纸条。
• 按区打印盘点表，带商品和单位，不印应有数量。
• 把退货、代销货和顾客预留的订单单独放好并做标记。
• 备好笔、夹板、秤和计算器。

盘点当天

• 记下截止时间、最后一张小票和最后一张送货单。
• 开十分钟的说明会，分配小组和区域。
• 逐区清点，从左到右、从上到下，盲点。
• 高价值商品由另一组再点一遍。
• 每个区都做抽样复点。
• 在任何人回家之前，收齐并检查盘点表。

之后

• 把清点数量和你的记录对比，从最大的差异开始。
• 在质问任何人之前，先为每个大差异找到原因。
• 按和会计商定的方式给库存估值，并交出结果。
• 把签了名的盘点表归档并拍照。
• 记下哪里花时间最长，以及明年你会怎么做得不一样。

不该做的事

• 非必要不要在营业时间盘点。清点期间卖出去的，要么从盘点里少了，要么从销售里少了。
• 盘点当天不要收货。拆了一半的托盘，是让数字对不上的最快方式。
• 不要把应有数量印在盘点表上。知道应该有多少的人，就会正好找到那么多。
• 不要让每个人点自己的货架。这和诚实无关，而是我们看熟悉的货架时，用的是记忆。
• 称重商品不要估。要称——估算是盘点最薄弱的环节。
• 不要凭总数就开始怀疑人。先找差异的原因；大多数时候是管理上的问题。
• 不要一拿到数字就把盘点表扔掉。要保存多久，你的会计能准确告诉你。

小结

• 盘点是你看到现实而不是记录的那一天——值得认真做。
• 挑一个清闲的日子或打烊后再盘，那天不安排任何送货。
• 提前一到两周：清理、整理库房、给区域编号、一区一张盘点表、提前定好单位。
• 当天：固定截止时间，两人一组清点，从左到右、从上到下，盲点，并抽样复点。
• 之后，从大的差异开始，为每一项找原因。
• 法律和会计问题——是否强制、截止时间、估值、记录保存——最终由你的会计说了算。

常见问题