Podnikatelský plán na otevření obchodu: šablona, vzorový výpočet a čísla, na kterých ztroskotá

Většině lidí se při slovech „podnikatelský plán“ vybaví tlustý dokument psaný pro banky, plný analýz trhu a velkých vět. Pokud otevíráte potraviny na rohu, malou pekárnu nebo smíšené zboží, nic takového nepotřebujete. Co ale potřebujete, ještě než podepíšete nájemní smlouvu, je písemná, čísly podložená odpověď na jednu otázku: uživí se tenhle obchod na tomhle místě?

Dobrá zpráva je, že podnikatelský plán obchodu je jednodušší než většina ostatních. Tržby se dají sestavit z hrstky čísel, která z velké části můžete sami pozorovat: kolik lidí projde kolem dveří, kolik jich vejde, kolik nakoupí. Většinu nákladů znáte ještě před otevřením. Těžká je poctivost: propočítat vedle očekávaného i opatrný scénář a zapsat i řádky, které nejsou příjemné.

Tento článek je třetí částí naší série o otevření obchodu. Nákladům se věnuje článek Kolik stojí otevřít malý obchod?, úředním náležitostem článek Jaká povolení potřebujete k otevření obchodu? — tady se podíváme, jak se to všechno spojí v plánu. Dostanete strukturu šablony, vzorový příklad v neutrálních jednotkách a týdenní harmonogram, jak plán sepsat.

Pro koho plán píšete?

Stejný obchod, stejná čísla — ale důraz plánu závisí na tom, kdo ho čte. Vyplatí se napsat jednu poctivou verzi pro sebe a z ní vytáhnout, co zajímá dalšího čtenáře. Pokud napíšete tři různé plány pro tři čtenáře, dřív nebo později ani vy nebudete vědět, který z nich je skutečný.

• Pro sebe: to je nejdůležitější verze. Patří sem i nepříjemná čísla — opatrný scénář, vaše vlastní odměna, odpis —, protože na nich stavíte rozhodnutí, jestli do toho jít.
• Pro banku nebo věřitele: chtějí vědět, jestli peníze dokážete splácet, i když to půjde hůř. Rozhoduje rezerva, bod zvratu a splátky, ne nadšení.
• Pro dotaci nebo podpůrný program: struktura a forma jsou obvykle dané. Obsah vyplňte ze stejného vlastního plánu a dbejte, aby se čísla nelišila od toho, co jste napsali jinde.
• Pro pronajímatele: mnozí pronajímatelé chtějí vidět, co budete v prostorách dělat a jestli dokážete platit nájem. Stačí jim krátké shrnutí obchodu, sortimentu a otevírací doby.
• Pro partnera nebo člena rodiny, který vkládá peníze: měl by vidět i rizika a záložní plán, ne jen dobrý scénář.

Kapitoly plánu: struktura šablony

Níže uvedená struktura stačí pro podnikatelský plán malého obchodu, pekárny nebo smíšeného zboží a je dobrým výchozím bodem i pro kostru plánu pro banku nebo dotaci. Ne každá kapitola musí být dlouhá — většina má jednu až dvě strany. Nejdůležitější je třetí sloupec: to jsou místa, kde se většina plánů pokazí.

Místo a zákazníci: počítejte, nehádejte

Plán tržeb stojí na tom, kolik lidí denně přijde. To si nemůžete vymyslet, ale můžete to pozorovat. Sedněte si naproti prostorům, které máte v hledáčku — na lavičku, do okna kavárny — a počítejte, kolik lidí projde kolem dveří. Ne celý den, ale v několika denních dobách a v několika dnech: úterní dopoledne a páteční odpoledne dávají velmi odlišný obraz.

• Počítejte alespoň tři dny, pokaždé ve třech úsecích: ranní cesta do práce, polovina dne a odpolední až večerní cesta domů. Na úsek stačí půl hodiny; pak to přepočítejte.
• Sledujte, kudy lidé chodí: po vaší straně ulice, nebo po druhé? Spěchají, nebo se procházejí? Dav mířící na zastávku se málokdy zastaví nakoupit.
• Navštivte konkurenci v docházkové vzdálenosti pro vaše zákazníky: co prodává, do kolika má otevřeno, kolik lidí stojí v šest večer frontu u pultu.
• Podívejte se, co je kolem: byty, rodinné domy, kanceláře, škola, ordinace. Ty vám řeknou, kdy u vás lidé budou nakupovat a co.
• Pokud se stěhujete do prostor, kde obchod zavřel, zeptejte se sousedů, proč zavřel. Odpověď má často větší cenu než jakýkoli výpočet.

Tržby zdola nahoru — vzorový příklad

Plán tržeb je jediný vzorec: zákazníci za den × průměrná útrata × prodejní dny v měsíci. Počet zákazníků odhadnete z pozorování místa a průměrnou útratu ze svého sortimentu a zkušeností podobných obchodů. Kde máte málo dat, drží vás tři scénáře při zemi: netvrdíte jedno číslo, ale rozpětí.

Níže uvedený příklad je malá prodejna potravin na sídlišti, otevřená 26 dní v měsíci. Částky jsou v neutrálních jednotkách a všechna čísla jsou čistá, bez daně z prodeje — ve vaší měně budou řády jiné, ale logika je stejná. Podle sortimentu je smíšená marže obchodu 28 %; odpis z ní ubere zhruba 2 procentní body a poplatky za karty zhruba 1, takže v příkladu obchodu skutečně zůstane 25 %.

• Smíšená marže je vážený průměr kategorií: pokud polovinu tržeb tvoří základní potraviny s nízkou marží, čtvrtinu pečivo a čerstvé zboží a čtvrtinu nápoje, sladkosti a drogerie s vyšší marží, průměr vychází z těchto podílů, ne z nejlepší kategorie.
• Základní potraviny s nízkou marží přivádějí zákazníky; kategorie s vyšší marží přinášejí zisk. Potřebujete obojí, ale plán by měl ukázat, kolik čím přispívá.
• Průměrnou útratu neodhadujte podle největšího obchodu: v malém obchodě si většina zákazníků vezme pár položek — chleba, mléko, něco k pití.
• Pokud nevíte, jaká přesně bude smíšená marže, počítejte s několika body méně, než čekáte. V prvních týdnech je odpis vyšší než později.

Podívejte se, co tahle tabulka říká. V očekávaném scénáři obchod pokryje své náklady i odměnu majitele, ale skutečný zisk nezbude. V opatrném je potřeba každý měsíc peníze dokládat. V dobrém je prostor k manévrování. Takový plán vám neříká, abyste obchod neotevírali; říká vám, že rezervu je třeba dimenzovat na opatrný případ a že o nájmu nebo mzdových nákladech se ještě vyplatí jednat.

„Plán není dobrý proto, že očekávaný scénář vypadá hezky, ale proto, že byste přežili ten opatrný.”

Náklady — a co se vždycky vynechá

Měsíční fixní náklady většina lidí sepíše dobře, protože k nim přijde faktura: nájem, mzdy, energie, účetní. Potíž je s řádky, ke kterým faktura nepřijde. Odpis na pokladně nic nestojí, vlastní spotřeba se na výpisu z účtu neukáže a majitel se obvykle tváří, jako by pracoval zadarmo. Všechny tři jsou skutečné náklady a dohromady snadno rozhodnou, jestli obchod dosáhne bodu zvratu, nebo prodělá.

Odpis a vlastní spotřeba si zaslouží vlastní řádky, protože jsou to nejrychleji rostoucí a nejméně viditelné položky. V příkladu je odpis při očekávaných tržbách víc než tisíc jednotek měsíčně — přes čtyřnásobek toho, co si obchod v očekávaném případě nechá jako zisk. Pokud se ukáže, že odpis nečiní dvě procenta, ale čtyři, očekávaný scénář se překlopí do ztráty, aniž by do obchodu přišel jediný zákazník méně.

Bod zvratu jednoduše

Bod zvratu je výše měsíčních tržeb, při které obchod nevydělává ani neprodělává. Spočítat ho znamená jedno dělení: měsíční fixní náklady vydělené marží, která zbude po únicích. V příkladu 15 300 ÷ 0,25 = 61 200 jednotek měsíčních tržeb. Pod touto hranicí obchod prodělává, nad ní vydělává — a to už včetně odměny majitele.

Měsíční tržby jsou ale abstraktní číslo. Mnohem víc řeknou, když je převedete zpět na zákazníky: 61 200 jednotek ÷ 26 dní ÷ průměrná útrata 10 jednotek ≈ 236 zákazníků denně. To číslo můžete postavit vedle toho, co jste napočítali na ulici. Pokud místo nasvědčuje tomu, že reálných je 200 zákazníků, a vy jich potřebujete 236, víte, že to nezávisí na vašem nadšení, ale na nájmu, otevírací době nebo sortimentu.

Vyplatí se bodem zvratu pohnout oběma směry. O kolik klesne, když se vám podaří vyjednat nižší nájem? O kolik stoupne, když bude smíšená marže o dva body nižší, protože zákazníci kupují víc základních potravin? Tyto malé výpočty ukážou, který faktor je citlivý — a kam před otevřením vložit nejvíc práce.

Počáteční kapitál a hotovostní rezerva

Počáteční kapitál nejsou jen vybavení a první objednávka zboží. Nový obchod nedosáhne očekávaných tržeb první den: po zvědavosti kolem otevření obvykle přijde propad a stálá klientela se buduje měsíce. Ztráty těchto měsíců je také potřeba financovat předem. Pokud vzorový obchod během prvních šesti měsíců dosáhne v průměru jen opatrné úrovně, je to výpadek 3 600 měsíčně, za šest měsíců 21 600 jednotek — a to ještě dřív, než se cokoli porouchá.

• Jednorázová investice: rekonstrukce, regály, lednice, pokladna, cedule. Podrobně se jí věnuje náš článek o nákladech.
• Kauce a nájem placený předem: není to náklad, ale při otevření vám na účtu chybí úplně stejně.
• Počáteční zásoba: zboží v regálu jsou vázané peníze. Pokud vám dodavatelé zpočátku dodávají jen za okamžitou platbu, musíte celou hodnotu zásob předfinancovat.
• Hotovostní rezerva na rozjezd: měsíční výpadek opatrného scénáře vynásobený počtem měsíců, po které může reálně trvat.
• Rezerva na nečekané: porouchaná lednice, opožděné povolení, neplánovaná úprava. To je samostatný řádek, ne součást předchozího.

Rizika a záložní plán

Kapitola o rizicích tu není proto, aby čtenáře uklidnila, ale aby vás přiměla myslet dopředu: co uděláte, když něco nepůjde podle plánu? V malém obchodě jsou rizika velmi konkrétní a ke každému můžete napsat větu o tom, jaká bude vaše reakce.

• Tržby dlouho zůstanou na opatrné úrovni. Záložní plán: který náklad dokážete rychle snížit — kratší otevírací doba ve slabých úsecích, méně placených směn, užší sortiment.
• Poblíž otevře diskont nebo řetězec. Záložní plán: čím se budete lišit — čerstvým zbožím, blízkostí, delší otevírací dobou, osobním přístupem — a jak to ukážete.
• Porouchá se lednice nebo stoupnou ceny energií. Záložní plán: samostatný řádek v rezervě a servisní technik, kterému můžete zavolat.
• Vypadne vám prodavač nebo onemocníte vy. Záložní plán: kdo může zaskočit a je zaučený na pult.
• Odpis je vyšší, než jste plánovali. Záložní plán: menší objednávky rychle se kazícího zboží a každý týden pohled na to, co z regálu odchází do odpisu.
• Pronajímatel zvýší nájem nebo smlouvu neprodlouží. Záložní plán: co říká nájemní smlouva a kolik času byste měli na nalezení nového místa.

Plán není jednorázový: měsíční porovnání

Většina podnikatelských plánů zemře v den otevření: napíšou se pro banku a pak skončí v šuplíku. Přitom právě po otevření se plán stává opravdu užitečným, protože od té chvíle je s čím realitu porovnávat. Jednou měsíčně, v klidné hodině, porovnejte plán se skutečnými čísly: tržby, počet zákazníků, průměrná útrata, marže, odpis, vlastní spotřeba.

Otázka není, jestli čísla přesně sedí — to skoro nikdy nebudou —, ale které se liší a kterým směrem. Pokud počet zákazníků sedí, ale útrata je menší, je potřeba zapracovat na sortimentu. Pokud jsou tržby dobré, ale marže slabá, podívejte se na odpis a ceny. Pokud jsou večerní hodiny prázdné, otázkou je otevírací doba. K tomu potřebujete evidenci, která ukazuje čísla podle produktů, kategorií a hodin; přehledy Boltom App například umějí postavit dvě období vedle sebe, takže plánovaný a skutečný měsíc porovnáte rychle.

Časté chyby v podnikatelském plánu

Jak ho napsat za týden

1. 11. den: účel a čtenářNapište jednou větou, jaký obchod otevíráte, kde a pro koho. Rozhodněte, kdo další bude plán číst — banka, dotační program, pronajímatel — a ověřte si, jakou formu očekávají. Shromážděte, co už víte: nabídky, podmínky nájmu, ceníky dodavatelů.
2. 22. den: počítání na uliciPůl hodiny počítejte kolemjdoucí před prostory ve třech denních dobách a totéž udělejte u podobného obchodu, který už funguje. Navštivte konkurenci: sortiment, ceny, otevírací doba. Čísla si zapište ještě večer, než zapomenete, co bylo co.
3. 33. den: sortiment a skladba maržíSestavte kategorie, odhadněte, jaký podíl tržeb každá přinese a jakou má marži. Z toho spočítejte smíšenou marži a pak odečtěte odhadovaný podíl odpisu a poplatků za karty.
4. 44. den: tržby ve třech scénáříchZákazníci × průměrná útrata × prodejní dny — v opatrné, očekávané a dobré verzi. Přidejte k tomu rozjezd: první měsíce nezačínají na očekávané úrovni.
5. 55. den: náklady a bod zvratuMěsíční fixní náklady položku po položce, včetně vaší vlastní odměny a vlastní spotřeby. Vydělte je marží po únicích a převeďte zpět na zákazníky za den. Porovnejte to s tím, co jste napočítali 2. den.
6. 66. den: počáteční kapitál, rezerva, rizikaSečtěte vybavení, kauci, počáteční zásobu a výpadek opatrného scénáře během rozjezdu, plus řádek na nečekané. Sepište šest největších rizik, každé s jednovětým záložním plánem.
7. 77. den: shrnutí a pohled zvenčíTeď napište jednostránkové shrnutí, z hotových čísel. Pak ho dejte někomu, kdo z něj není nadšený — účetnímu, známému obchodníkovi — a požádejte ho, ať najde nejslabší místo.

Shrnutí

• Prvním čtenářem podnikatelského plánu jste vy — napište jednu poctivou verzi a z ní vytáhněte, co chce banka, dotační program nebo pronajímatel.
• Tržby odhadujte zdola nahoru: spočítaní zákazníci × průměrná útrata × prodejní dny.
• Vždy pracujte se třemi scénáři a rezervu dimenzujte na ten opatrný.
• Odpis, vlastní spotřeba a vaše vlastní odměna dostanou mezi náklady každý vlastní řádek.
• Bod zvratu převeďte na zákazníky za den a porovnejte to s tím, co jste viděli na ulici.
• Po otevření porovnávejte plán s realitou každý měsíc — právě to z něj dělá nástroj.

Často kladené otázky