La mayoría de los tenderos ven el inventario de fin de año como una obligación desagradable que hay que quitarse de encima como sea entre las fiestas. Una tarde larga, gente cansada, hojas escritas a mano y, al final, un número del que nadie está del todo seguro.
Y sin embargo, un inventario puede darte mucho más. Es la única vez en el año en que alguien coge en la mano todos y cada uno de los productos, y se ve lo que de verdad hay en las estanterías y en el almacén. Lo que digan tus registros, tu cuaderno o tu hoja de cálculo es solo una suposición: el inventario es el día en que contrastas esa suposición con la realidad.
Este artículo trata del método práctico: cuándo contar, qué preparar antes, cómo diseñar una hoja de recuento, cómo contar y qué hacer después con las diferencias. Al final hay una lista de control que puedes imprimir. Las cuestiones contables y legales —si es obligatorio, en qué plazo, a qué valor— no las resuelve este artículo: acláralas con tu gestor o asesor contable.
Por qué vale la pena hacerlo bien
A lo largo de un año, el stock en papel y el stock real casi siempre se separan. Mermas que nadie anotó; una caja de refrescos que se bebió el equipo; una entrega que traía menos de lo que decía el albarán; un producto cobrado con el código equivocado. Nada de esto es grave por sí solo, pero en un año, todo junto, puede sumar una diferencia considerable. El inventario lo pone a cero: a partir de ahí vuelves a saber lo que tienes.
El inventario tiene una segunda ventaja de la que se habla menos: cada producto pasa por tus manos. Es entonces cuando te fijas en la mercancía que lleva meses sin moverse al fondo de un estante, en la caja olvidada en un rincón del almacén, en los artículos que se acercan a su fecha. Esta información vale al menos tanto como el total final: se convierte en los pedidos y la colocación de estanterías del año siguiente.
Cuándo contar
Muchas tiendas cuentan en los últimos días del año o al cierre de su ejercicio, porque es entonces cuando la contabilidad necesita las existencias finales. Qué día exacto cuenta en tu caso te lo dirá tu asesor contable; la cuestión práctica es qué momento dentro de ese margen molesta menos.
| Momento | Ventaja | Inconveniente | ¿Para quién es? |
|---|---|---|---|
| Después del cierre, por la tarde-noche | No hace falta cerrar, no se pierden ventas | Equipo cansado, puede alargarse hasta tarde | Superficie pequeña, pocas referencias |
| En un día de cierre, todo el día | Ritmo tranquilo, luz de día, tiempo para recontar | Un día cerrado | Tienda mediana con muchas referencias |
| A primera hora, antes de abrir | Equipo descansado, la tienda con el orden de la mañana | La hora de apertura mete presión | Panadería con mucho producto fresco por la tarde |
| Antes del ajetreo de las fiestas | Menos stock, recuento más rápido | No coincide con la fecha de cierre del año | Donde tu asesor contable lo acepte |
| Después del ajetreo de las fiestas | Stock mermado, menos que contar | A menudo cuando todos están más cansados | Donde el cierre del año es la fecha de referencia |
Elijas el momento que elijas: avisa con antelación a tus proveedores de que no entreguen el día del inventario, o pide que la entrega llegue antes del corte o después del recuento. Si el pan tiene que llegar sí o sí, apártalo y dale entrada solo después de contar. Pon a tiempo un aviso en la puerta si la tienda va a estar cerrada: un cartel una semana antes ahorra a tus clientes habituales encontrarse la puerta cerrada.
Preparación: una o dos semanas antes
El secreto de un buen inventario es que el día en sí solo quede contar. Todo lo que requiera una decisión —qué cuenta como una unidad, dónde van los paquetes abiertos, qué caja es devolución— hay que decidirlo antes. Quien empieza a pensar en mitad del recuento va despacio y se equivoca.
- Retira la mercancía caducada y dañada, y regístrala como merma. Lo que no quieras contar tiene que desaparecer antes del inventario: registrado, no solo tirado.
- Intenta dar salida al stock de poca rotación. Una pequeña promoción en las semanas previas significa menos que contar y menos dinero inmovilizado.
- Ordena el almacén: el mismo producto en un solo sitio, las cajas con la etiqueta hacia fuera, los paquetes abiertos aparte. En un almacén desordenado se tarda el doble en contar.
- Divide la tienda en zonas numeradas: por tramo de estantería, por nevera, por estante del almacén. Pon en cada zona una pequeña etiqueta con su número, para que no se olvide nada ni nada acabe dos veces en una hoja.
- Prepara una hoja de recuento para cada zona. Una hoja por zona: así se pueden repartir, y después se ve qué parte falta.
- Aparta y marca lo que no es tuyo o no forma parte de tu stock: mercancía que vuelve a un proveedor, mercancía en depósito, pedidos de clientes apartados pero aún sin pagar.
- Anota el número del último albarán registrado y la hora de la última venta. Así podrás separar después lo que pasó antes del inventario y lo que pasó después.
Unidades y paquetes abiertos
El error más común del inventario no es contar mal, sino la unidad equivocada. Uno cuenta por cajas, otro por unidades, un tercero toma una bandeja medio vacía por una entera. Decídelo antes y escribe en la hoja de recuento en qué unidad se cuenta cada producto.
| Tipo de mercancía | Se cuenta en | Paquete abierto | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Artículos envasados | Unidades | Las unidades que quedan | Quedan 7 yogures de una bandeja: 7 unidades |
| Bebidas almacenadas en packs | Unidades, no cajas | Las sueltas en una línea aparte | 3 cajas completas × 6 + 4 unidades = 22 unidades |
| Mercancía a granel o al peso | Por peso, en la báscula | Pesarla, no estimarla | Embutidos, queso, frutos secos a granel |
| Pan y productos frescos | Unidades, a la hora de corte | Lo que no se puede vender es merma | Registra lo que queda por la noche antes de contar |
| Artículos abiertos para uso interno | No cuentan como stock | Márcalos para que queden fuera de la hoja | El paquete de bolsas abierto bajo el mostrador |
La hoja de recuento: cómo diseñarla
Una hoja de recuento no tiene que ser complicada, pero algunas columnas son imprescindibles. Una hoja debe corresponder a una zona, con espacio para un segundo recuento y una nota. Conviene imprimir antes los nombres de los productos y las unidades, para que quien cuenta solo tenga que rellenar la cantidad, pero no imprimas en ella la cantidad esperada.
| Zona | Producto | Unidad | Cantidad contada | Segundo recuento | Nota | Contado / Anotado por |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 — nevera de bebidas | Agua mineral 1,5 l | ud. | 46 | 46 | A. / B. | |
| 3 — nevera de bebidas | Zumo de naranja 1 l | ud. | 13 | 12 | Recontado: 12 | A. / B. |
| 7 — almacén, estante superior | Harina 1 kg | ud. | 38 | — | 1 bolsa dañada, apartada | C. / D. |
| 9 — estante junto al mostrador | Chocolate, tableta pequeña | ud. | 64 | 64 | Alto valor: contado por una segunda pareja | A. / D. |
Equipo y funciones
Se puede contar solo, pero en parejas es mucho más preciso y, sorprendentemente, también más rápido. Quien cuenta no escribe y no pierde el hilo; quien anota se asegura de que a cada producto le llegue su turno. En una tienda pequeña, dos parejas suelen ser más que suficientes.
- Quien cuenta: coge el producto y dice en voz alta el nombre y la cantidad. No escribe ni mira la hoja.
- Quien anota: apunta lo que oye y se asegura de que cada línea quede rellenada. Si algo no está en la hoja, añade una línea nueva.
- Nadie cuenta su propia zona. Quien ha repuesto ese estante todo el año verá el número en su cabeza: no es desconfianza, es la naturaleza humana.
- Los artículos de alto valor —tabaco, bebidas alcohólicas, café, golosinas junto al mostrador— los vuelve a contar una segunda pareja, de forma independiente.
- Ten un coordinador —a menudo tú— que reparte y recoge las hojas y resuelve los casos dudosos. No cuenta; vigila el conjunto.
- Haz una pausa corta cada dos horas. Quien cuenta cansado no va más despacio, sino que es menos preciso.
El día del inventario, paso a paso
- 11. Corte a una hora fijaDilo en voz alta y anótalo: a partir de este minuto, ni ventas ni entradas de mercancía. Cierra el día en la caja y anota la hora del último tique. Lo que se mueva después hay que tratarlo aparte.
- 22. Una breve reunión con el equipoDiez minutos: qué pareja lleva qué zona, cuál es la unidad de los productos complicados, qué hacer con los paquetes abiertos y la mercancía dañada, y a quién preguntar las dudas. Una pregunta resuelta aquí no se convertirá después en discusión.
- 33. Zona por zona, en orden numéricoCada pareja empieza con sus propias hojas. Nadie salta a otro sitio antes de terminar una zona: un estante a medias es el motivo más frecuente de que algo se olvide o aparezca dos veces.
- 44. De izquierda a derecha, de arriba abajoEl mismo orden en cada estante. Si siempre se avanza igual, nadie tiene que recordar por dónde iba y, tras una interrupción, se puede seguir enseguida.
- 55. Marca cada tramo cuando esté contadoUna etiqueta o una marca en la ficha de la zona: este tramo está hecho. Si alguien llega después, ve que no queda nada por hacer, y tú ves lo que aún falta.
- 66. Cuenta a ciegas, no a partir de los registrosQuien cuenta mira el estante, no la hoja ni una pantalla. Lo que ha contado se apunta, aunque parezca raro. Los números raros se tratan después, no ahora.
- 77. Recuentos de muestraEn cada zona elige algunas líneas y pide a otra pareja que las vuelva a contar. Si coinciden, la zona está bien. Si no, conviene recontar la zona entera: un error rara vez se queda en una sola línea.
- 88. Recoge y revisa las hojasAntes de que nadie se vaya a casa, repásalas: ¿hay una hoja por cada zona, está rellenada cada línea, está firmada? Una hoja que falta se arregla ahora en dos minutos; mañana ya no tiene arreglo.
„El día del inventario no hace falta ser ingenioso. Todas las decisiones deben tomarse antes: ese día solo se cuenta, despacio y siempre igual, estante tras estante.”
Después: qué hacer con las diferencias
Si llevas registros —una hoja de cálculo o un programa—, después del inventario comparas la cantidad contada con la esperada. Casi seguro que habrá diferencias. No empieces por el total, sino por las diferencias individuales más grandes: uno o dos productos suelen explicar la mayor parte del desfase, y ahí es donde tienes más posibilidades de encontrar una causa.
| Tipo de diferencia | Causa probable | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Faltante pequeño en muchos productos | Mermas y consumo del personal no registrados | Si se anotaron las mermas y el consumo durante el año |
| Faltante grande en un producto | Error en la recepción o venta cobrada con el código equivocado | Los albaranes y las ventas de productos similares |
| Sobrante en un producto | Cobrado en lugar de un producto similar | Si un producto similar a su lado muestra un faltante |
| Faltante en mercancía al peso | Diferencias de pesaje, pérdida al cortar | Las básculas y la forma de despachar |
| Faltante en artículos pequeños de alto valor | Posible robo | Dónde está el estante, visibilidad, si se repite |
| Toda una zona no cuadra | Zona olvidada o contada dos veces | Las hojas de recuento y las fichas de zona |
Sobre las causas de las diferencias escribimos con más detalle en nuestro artículo sobre el descuadre de inventario: un faltante suele estar formado por cuatro cosas —consumo del personal, mermas, error administrativo y robo— y cada una requiere una respuesta distinta. Si las mermas y el consumo del personal se registraron durante el año —por ejemplo en Boltom App, que los registra en la caja con motivo y nombre—, parte de la diferencia encontrada en el inventario se puede explicar en lugar de quedar como un misterio.
A qué precio valorar el stock
La cantidad contada hay que convertirla en dinero a algún precio. En la mayoría de las tiendas pequeñas lo habitual es el precio de compra, porque muestra cuánto dinero hay realmente inmovilizado en las estanterías; el precio de venta muestra los ingresos esperados, no el valor del stock. Qué método se acepta en tu caso y cómo tratar los precios de compra que cambiaron durante el año lo decide tu asesor contable.
Guardar la documentación y objetivos para el año siguiente
Guarda las hojas de recuento completas y firmadas en una carpeta y, si puedes, fotografíalas también. Si más adelante surge alguna duda, tuya o de tu asesor contable, ahí podrás consultarlo. Después apunta tres cosas para ti: qué zona llevó más tiempo, qué producto tuvo la mayor diferencia y qué harías de otra manera. Eso se convierte en el plan del inventario del año siguiente, y a menudo muestra que algunos grupos de productos vale la pena contarlos también cada mes durante el año.
Lista de control
Dos semanas antes
- Consulta con tu asesor contable: qué día, a qué valor y en qué forma quiere el resultado.
- Elige el día y la hora del inventario y comunícalo al equipo.
- Avisa a los proveedores de que no entreguen ese día.
- Empieza a dar salida al stock de poca rotación.
- Pon un aviso en la puerta si la tienda va a estar cerrada.
El día anterior
- Retira la mercancía caducada y dañada y regístrala como merma.
- Ordena el almacén y coloca las fichas de zona.
- Imprime las hojas de recuento por zona, con productos y unidades, sin cantidades esperadas.
- Aparta y marca las devoluciones, la mercancía en depósito y los pedidos de clientes apartados.
- Prepara bolígrafos, portapapeles, una báscula y una calculadora.
El día del inventario
- Anota la hora de corte, el último tique y el último albarán.
- Haz una reunión de diez minutos para asignar parejas y zonas.
- Cuenta zona por zona, de izquierda a derecha, de arriba abajo, a ciegas.
- Pide a una segunda pareja que cuente los artículos de alto valor.
- Haz recuentos de muestra en cada zona.
- Antes de que nadie se vaya a casa, recoge y revisa las hojas.
Después
- Compara las cantidades contadas con tus registros y empieza por las diferencias más grandes.
- Busca una causa para cada diferencia grande antes de pedir explicaciones a nadie.
- Valora el stock como lo acordaste con tu asesor contable y entrega el resultado.
- Archiva y fotografía las hojas de recuento firmadas.
- Anota qué llevó mucho tiempo y qué harías de otra manera el año que viene.
Qué no hacer
- No cuentes en horario de apertura salvo que no quede más remedio. Lo que se venda durante el recuento faltará o en el inventario o en las ventas.
- No aceptes entregas el día del inventario. Un palé a medio desembalar es la forma más rápida de que las cifras no cuadren.
- No imprimas la cantidad esperada en la hoja de recuento. Quien sabe cuántos debería haber encontrará exactamente esos.
- No hagas que cada uno cuente su propio estante. No es cuestión de honradez, sino de que un estante conocido lo vemos con la memoria.
- No estimes la mercancía al peso. Pésala: la estimación es el punto más débil de un inventario.
- No empieces a sospechar de la gente a partir del total. Busca primero la causa de la diferencia; la mayoría de las veces es administrativa.
- No tires las hojas de recuento en cuanto tengas el número. Tu asesor contable te dirá exactamente cuánto tiempo conservarlas.
Resumen
- El inventario es el día en que ves la realidad en lugar de tus registros: vale la pena hacerlo bien.
- Elige un día tranquilo o cuenta después del cierre, y que ese día no haya entregas.
- Una o dos semanas antes: retirar, ordenar el almacén, numerar las zonas, una hoja de recuento por zona, unidades decididas de antemano.
- El día: un corte fijo, recuento en parejas, de izquierda a derecha y de arriba abajo, a ciegas, con recuentos de muestra.
- Después, empieza por las diferencias grandes y busca una causa para cada una.
- En las cuestiones legales y contables —obligación, plazo, valoración, conservación de documentos— la última palabra la tiene tu asesor contable.
Preguntas frecuentes
¿Basta con hacer inventario una vez al año?
Muchas tiendas necesitan un inventario completo una vez al año, pero eso no basta para detectar los problemas a tiempo durante el año. Lo que solo se ve doce meses después es difícil de corregir. Por eso, además del inventario completo, conviene contar cada mes las pocas docenas de productos más caros o que más a menudo no cuadran. Con qué frecuencia hay que hacer el inventario completo te lo puede decir tu asesor contable.
¿Se puede hacer inventario con la tienda abierta?
Se puede, pero es mucho más difícil hacerlo con precisión. Lo que se vende o llega durante el recuento puede aparecer fácilmente dos veces o quedarse fuera. Si no puedes cerrar, cuenta el almacén antes de abrir y la sala de ventas zona por zona en las horas más tranquilas, y anota la hora exacta de recuento de cada zona. Así podrás ajustar las ventas después, pero da más trabajo que un inventario con la tienda cerrada.
¿Cuánto dura el inventario de una tienda pequeña?
Depende sobre todo del número de referencias y de la preparación, no de la superficie. En una tienda pequeña bien preparada, dos parejas de recuento suelen terminar en unas pocas horas; con un almacén desordenado y sin unidades decididas de antemano, el mismo trabajo puede durar toda la noche. En tu primer inventario, cronometra cada zona: el año siguiente eso te dirá exactamente cuánto tiempo y cuántas personas necesitas. La mejora más rápida casi siempre es ordenar el almacén antes.
¿Qué hago con la diferencia?
Empieza por las diferencias individuales más grandes, no por el total. Revisa los albaranes, las ventas de productos similares y si hubo mermas o consumo del personal que no se anotaron. Un faltante en un producto a menudo va junto a un sobrante en otro similar: en ese caso se cobró con el código equivocado. Lo que siga sin explicación después de todas las comprobaciones merece más investigación; nuestro artículo sobre el descuadre de inventario te ayuda con ello.
¿Valoro el stock a precio de compra o a precio de venta?
En la mayoría de las tiendas pequeñas lo habitual es valorar a precio de compra, porque muestra cuánto dinero hay realmente en tu stock. El precio de venta muestra los ingresos esperados, que incluyen tu margen, así que infla el valor del stock. Qué método se acepta en tu caso y qué hacer si el precio de compra cambió entretanto lo decide tu asesor contable. Pregúntalo con antelación para saber qué datos reunir junto con las hojas de recuento.
¿Tengo que avisar antes a mi asesor contable?
Sí, y con bastante antelación. Tu asesor contable puede decirte para qué día se necesitan las existencias finales, a qué valor y en qué forma quiere el resultado, y cuánto tiempo hay que conservar las hojas de recuento. Si se entera solo después del inventario, pueden faltar datos que ya no se pueden añadir. Una breve conversación dos semanas antes ahorra mucho trabajo después.
¿Puedo hacer el inventario solo?
Puedes, sobre todo en una tienda muy pequeña, pero es más lento y es más fácil equivocarse. Si cuentas solo, dicta los números en una nota de voz del móvil, o cuenta primero y anota después, estante por estante, para no tener que mirar la hoja entretanto. Cuenta dos veces los artículos de alto valor, en momentos distintos. Si consigues aunque sea un solo ayudante para ese día, vale más que cualquier truco.
¿Qué hay que hacer con la mercancía caducada y dañada?
Antes del inventario, retírala y regístrala como merma para no contarla como stock. Lo que aparezca durante el recuento, apártalo, anótalo en la columna de notas de la hoja de recuento y no lo cuentes como stock vendible. Si no lo registras en ningún sitio, en el inventario aparecerá como un simple faltante y no sabrás qué lo causó. La merma es una de las partes más honestas de un inventario: se ve y tiene explicación.
¿Cómo trato las devoluciones y la mercancía en depósito?
Antes del inventario, apártalas y márcalas claramente para que no se mezclen con tu propio stock. La mercancía que vuelve a un proveedor ya no es tuya, la mercancía en depósito normalmente nunca lo fue, y un pedido de cliente apartado ya está vendido. Conviene listarlas en una hoja aparte para que tu asesor contable decida cómo tratarlas. Lo importante es que ninguna acabe en la hoja de recuento normal.
¿Qué hago con los paquetes abiertos?
Decídelo antes y escríbelo en la hoja de recuento. De un pack abierto cuenta las unidades que quedan, pesa la mercancía al peso y no cuentes como stock lo que se abrió para uso interno, como las bolsas bajo el mostrador. La mayoría de los errores de unidad vienen de que uno cuenta por cajas y otro por unidades. Si la unidad está en la hoja, ese error no ocurre.
¿Necesito un lector de códigos de barras o un software para el inventario?
Para el inventario de una tienda pequeña, no necesariamente. Una hoja de recuento en papel bien diseñada, zonas numeradas y el recuento en parejas dan un resultado fiable. Si tienes un programa que lleva los niveles de stock, ayuda con la comparación posterior, pero no te quita el recuento de las manos, y el principio del recuento a ciegas también se aplica ahí. El método importa más que la herramienta.
¿Y si después del inventario el faltante sin explicar sigue siendo grande?
Primero vuelve a repasar las diferencias grandes y comprueba que ninguna zona se olvidó ni se contó dos veces. Después piensa dónde faltó registro durante el año: mermas, consumo del personal, recepción, devoluciones. Nunca sospeches de nadie a partir del total: la mayoría de los faltantes tienen un origen administrativo. Si la parte sin explicar sigue siendo grande, conviene contar cada mes algunos grupos de productos el año siguiente, para ver a tiempo dónde se produce.
Di el nombre del producto y ya está en la caja.
Boltom App se encarga del trabajo detrás del mostrador. Encuentras un producto mirando su foto o diciendo su nombre en voz alta: sin códigos ni papelitos. Lo que sale del estante o acaba en la basura se registra ahí mismo, no en un cuaderno. Funciona junto a tu caja actual, no en su lugar.
- Código rápido con foto: o di el nombre del producto y la caja lo encuentra.
- Consumo propio en tres toques, a nombre de quien lo registra.
- Merma diaria con su motivo: caducado, roto, invendible — sumado en dinero.
Sin tarjeta · 2 minutos
