Залоговый возврат тары в маленьком магазине: касса, подсобка и деньги

Всё больше стран вводят залоговую систему для тары из-под напитков, а где её ещё нет, многие вот-вот запустят. Для покупателя всё просто: за напиток в бутылке или банке он платит чуть больше, а когда приносит пустую тару обратно, получает разницу назад. Для магазина же это сразу новый денежный поток, новая задача в подсобке и новое правило у прилавка.

Самая частая проблема — не то, куда девать мешки, а логика учёта. Кто пробивает залог вместе с ценой товара одной суммой, через несколько недель обнаружит, что оборот вырос, маржа упала или странно скачет, а касса не сходится из-за возвратов. При этом магазин не получает на залоге ни единицы прибыли — он просто проходит насквозь.

В этой статье без привязки к конкретной стране разобрано, что стоит сделать правильно: как проводить залог на кассе, что принимать, а что нет, где и как хранить сданную тару, как это влияет на денежный поток, что с этим делать при закрытии смены — и как измерить, приносит ли это дополнительные покупки. Чек-лист в конце поможет в неделю запуска.

Что такое залог и почему это не доход

Залог — это фиксированная сумма, которую покупатель платит сверх цены товара за тару из-под напитка, входящую в систему, и получает обратно, когда сдаёт тару. Это не цена, не налог и не маржа: это своего рода гарантия, которая побуждает покупателя не выбрасывать тару, а принести её обратно. Деньги всё время циркулируют внутри системы и ни у кого не остаются в виде прибыли.

Точный путь в разных системах разный, но во многих местах он выглядит примерно так: производитель или импортёр платит залог в систему, поставщик выставляет его вам в накладной, вы берёте его с покупателя у прилавка, возвращаете ему при сдаче тары, а оператор возмещает вам выплаченное. На каждом шаге дальше идёт одна и та же сумма — поэтому мы и называем её транзитной.

На практике цифры в магазине, конечно, могут расходиться: бутылок продаётся больше, чем возвращается, или наоборот, потому что покупатель купил напиток в другом месте, а сдаёт его вам. Доходом залог от этого всё равно не становится — просто на время у вас его больше или меньше. Именно поэтому его нужно учитывать отдельно и никогда не смешивать с оборотом товаров.

На кассе: отдельная строка, а не часть цены

Золотое правило простое: залог всегда должен появляться на кассе отдельной строкой, а не быть включённым в продажную цену товара. Если напиток стоит 9 единиц, а залог — 1 единица, покупатель платит 10 единиц, но в чеке и в вашем учёте должно быть две строки: напиток за 9 единиц и залог за 1 единицу. Многие системы прямо этого требуют, потому что покупатель должен видеть, сколько ему вернут.

Круглый пример показывает, почему это так важно. Допустим, вы покупаете напиток за 6 единиц, продаёте за 9, а залог — 1 единица. При правильном учёте отдельной строкой оборот — 9, маржа — 3, то есть треть продажной цены. Но пробейте всё одной позицией за 10 единиц — и оборот станет 10, маржа на бумаге — 4, и магазин выглядит лучше, чем есть. Если к тому же добавить залог, выставленный поставщиком, к закупочной цене, маржа останется 3, но составит лишь 30 процентов оборота — один и тот же товар, три разных числа.

• Заведите на кассе отдельную позицию для залога — если сумм несколько (например, для стекла и для банок), то отдельную для каждой.
• Если касса позволяет, привяжите залог к товару, чтобы он добавлялся при продаже автоматически. Если нет, научите кассира добавлять его вручную к каждому напитку, входящему в систему.
• Налоговый режим залога часто отличается от режима товара. К какой налоговой категории он относится в вашем случае, скажет бухгалтер или оператор системы — выясните это до запуска.
• Сумму, выплаченную при возврате тары, тоже не вычитайте из оборота товара как отрицательную продажу. Она относится к позиции залога, а не к напитку.
• Если рядом с кассой вы ведёте ещё и учётное приложение или таблицу, выделите залогу собственную категорию и там, с закупочной ценой, равной залогу, чтобы отчёт не считал его прибылью.
• В первую неделю каждый вечер проверяйте дневную сводку: если число строк залога примерно следует за числом проданных напитков, команда пробивает его правильно.

Если возврат работает с купонами — например, фандомат или кассир выдаёт талон, который покупатель засчитывает при покупке на кассе, — погашение купона тоже не скидка и не бесплатный товар. Это деньги покупателя, выплаченные из позиции залога. Храните купоны до конца дня, потому что при закрытии смены и при расчёте они — ваше доказательство.

Обязаны ли вы принимать тару — и если да, то как

Первый вопрос маленького магазина: а я вообще обязан принимать тару? Ответ зависит от страны. Где-то каждый магазин, продающий напитки из системы, должен принимать тару; где-то — только начиная с определённой площади или оборота; где-то маленькие магазины могут попросить освобождение, если рядом есть другой пункт приёма; а где-то участие добровольное, но поощряется платой за обработку. Решают это местные правила и оператор системы, а не чутьё продавца.

• Обязателен ли для меня приём тары, и если да, то с какого порога (площадь, оборот, ассортимент)?
• Должен ли я принимать только те виды тары, которые продаю сам, или всё, что входит в систему?
• Могу ли я ограничить количество, принимаемое за один раз, или принимать тару только в часть рабочего времени?
• Есть ли плата за обработку или компенсация за принятую тару, и считается ли она поштучно, по весу или за мешок?
• Кто поставляет мешки для сбора, ящики и этикетки, и кто и как часто их забирает?
• Как часто и на основании каких документов оператор рассчитывается со мной, и как сообщить о расхождении?
• Нужно ли подписать договор или зарегистрироваться, и есть ли срок до запуска?

Ручной приём или фандомат

Если вы принимаете тару, можно выбрать между двумя основными моделями: вручную у прилавка или с помощью фандомата. При ручном приёме кассир проверяет, считает и складывает тару в мешок, затем выплачивает залог. Фандомат делает это сам: распознаёт маркировку, прессует или собирает тару и печатает купон. Есть и промежуточный вариант: в некоторых системах магазин собирает непересчитанную тару в опломбированные мешки, а подсчёт происходит на центральной площадке.

Прежде чем решать, стоит несколько недель измерять: сколько тары возвращается каждый день, в какое время суток и сколько длится один приём у прилавка. Если в часы пик из-за мешка бутылок регулярно образуется очередь, это потерянное время и для всех остальных покупателей в ней. Но если в день возвращается несколько десятков единиц тары, фандомат вряд ли окупит свою цену и занимаемое место.

Денежный поток: замороженные деньги и расчёты

Хотя залог и не доход, деньги он определённо двигает, и в маленьком магазине это ощутимо. Поставщик выставляет залог в накладной, которую вы оплачиваете в срок; покупатель платит его вам, покупая напиток; но сдающему тару вы платите сразу, а оператор возмещает вам только при расчёте. Если возвращается много бутылок, купленных не у вас, деньги уходят из кассы раньше, чем вернутся.

Обычно суммы невелики, но эффект проявляется в самый неудачный день месяца: именно тогда, когда подходит срок оплаты накладных поставщиков. Маленький магазин, который и так работает впритык, после долгой праздничной недели может до прихода расчёта держать заметную сумму в выплаченных залогах. Бояться этого не нужно, но заложить в план — нужно.

• Точно знайте, как часто оператор рассчитывается с вами — еженедельно, раз в две недели или ежемесячно — и за сколько дней приходят деньги.
• Каждый день записывайте количество принятой тары и выплаченную сумму, чтобы при расчёте было с чем сравнить.
• Всегда сверяйте расчёт оператора со своим учётом. Если мешки пересчитывают в другом месте, только так можно заметить разницу.
• Держите в кассе достаточно размена для выплат, особенно по понедельникам и после праздников, когда возвращается больше всего бутылок.
• Залоги должны идти отдельной строкой в накладных поставщиков. Если это не так, попросите об этом, иначе вы не сможете отделить их от цены товара.
• Плата за обработку — если она есть — настоящий доход. Учитывайте её отдельно, потому что она показывает, сколько для вас стоит работа по приёму тары.

Подсобка, гигиена и подсчёт

Сданная тара — не товарный запас, но она занимает место, и если с ней обращаться неправильно, приносит запахи, мух и беспорядок. В подсобке маленького магазина на счету каждый квадратный метр, поэтому ещё до запуска стоит решить, где будут стоять мешки и ящики и как они оттуда попадут к вывозу. Цель — чтобы сданная тара никогда не смешивалась с товаром на продажу.

• Выделите для сданной тары отдельную, чётко отгороженную зону, подальше от продуктов и свежего товара.
• Используйте мешки или ящики, которые предписывает оператор, и соблюдайте сортировку по видам, если она есть (например, стекло, пластик и металл отдельно).
• Опломбируйте и промаркируйте каждый мешок или ящик так, как требует система — во многих местах нужна уникальная этикетка или идентификатор, и именно по ним идёт ваш расчёт.
• Если считаете вручную, пишите на каждом опломбированном мешке или в списке рядом с ним, сколько внутри единиц тары. Это ваше единственное доказательство при расхождении.
• Липкие остатки напитков привлекают насекомых: регулярно убирайте зону сбора, а в жару просите вывозить чаще.
• Никогда не ставьте мешки перед запасным выходом или в проходе, даже временно — в подсобке это самый большой соблазн.
• Мешок для сбора за прилавком держите небольшим и в конце каждой смены уносите его назад. Прилавок — не склад.

Что принимать у прилавка — а что нет

Самое важное правило у прилавка: принимайте только то, за что и оператор вам заплатит. Тара, входящая в систему, обычно узнаётся по характерной маркировке и штрихкоду. Если кассир выплатит залог за единицу, которую оператор не примет, магазин заплатил его из своего кармана — и никто этого не возместит.

Лучший способ избежать споров — небольшая табличка с картинками у прилавка или пункта сбора, показывающая, как выглядит маркировка системы и что вы принять не можете. Тогда кассиру не нужно объяснять — достаточно показать. Если покупатель настаивает, а кассир не уверен, лучше эту единицу не принимать и попросить прийти, когда будет на месте руководитель.

Закрытие смены: выплаченные залоги

Приём тары влияет и на кассу за прилавком: если вы возвращаете залоги наличными, деньги уходят из ящика без всякой продажи. Если при закрытии смены никто не запишет это отдельно, смена закроется с недостачей, и вы в итоге заподозрите кассира в том, что на самом деле было в порядке. Выплаченным залогам нужен след так же, как и выручке.

1. 11. Записывайте каждый возвратПри ручном приёме кассир должен записывать количество принятой тары и выплаченную сумму — на кассе или в списке под прилавком. С фандоматом считаются погашенные купоны — складывайте их в отдельный конверт, не выбрасывайте.
2. 22. Отдельный итог при закрытииПри закрытии смены кассир сначала должен подсчитать выплаченные залоги: сумму по списку или стоимость погашенных купонов. Это должна быть отдельная строка в листе закрытия, а не то, что вычитается из наличных в уме.
3. 33. Сверка с кассойОжидаемая наличность — это разменный фонд плюс продажи за наличные минус залоги, возвращённые наличными. Если после этого остаётся разница, это настоящее расхождение — но по крайней мере его вызвал не приём тары.
4. 44. Сверка с подсобкойКоличество по списку должно примерно совпадать с числом единиц тары, попавших в мешки. Пересчитывать мешок каждый вечер не нужно, но раз в неделю выборочная проверка того стоит.
5. 55. Еженедельное сравнение с расчётомДневные списки в сумме показывают, сколько залога вы выплатили. Сравните это с тем, что рассчитывает вам оператор. Если вам регулярно возмещают меньше, чем вы выплатили, хромает либо подсчёт, либо правила приёма.

Приток покупателей: кто сдаёт тару, тот и покупает

Приём тары — не только обуза. У того, кто приносит мешок бутылок, в руках деньги или купон, и велика вероятность, что он потратит их в вашем магазине в тот же день. Хорошо организованный пункт приёма может привлечь и покупателей, которые раньше ходили в другие магазины, — особенно если поблизости мало пунктов приёма или у фандоматов в крупных магазинах всегда очередь.

Действительно ли это так в вашем случае — решать не на глаз. Измерьте. Если залог — отдельная строка на кассе и категории у вас в порядке, через несколько недель вы увидите, что происходит во время приёма тары и после него.

• Посмотрите, на какие часы дня приходится больше всего возвратов и как в это время ведёт себя оборот других категорий.
• Сравните четыре недели до запуска с четырьмя после: выросло ли число покупок, изменился ли средний чек?
• Если возврат работает с купонами, посмотрите, какая доля купонов погашается в составе покупки, а какая только обналичивается.
• Посмотрите и на продажи напитков по товарам: если сдающие тару регулярно снова покупают одно и то же, этому товару место получше в холодильнике.
• Спросите и кассира: он видит, кто приходит только сдать тару, а кто ещё и что-то покупает.

„Залог не ваш, но прилавок, через который он течёт, — ваш. Держите там порядок, и деньги тоже пойдут дальше по порядку.”

Частые ошибки

Чек-лист на неделю запуска

• Вы знаете, обязателен ли для вас приём тары, какой именно и есть ли лимит по количеству. Если нужен договор или регистрация — это сделано.
• На кассе есть отдельная позиция для залога, для каждой суммы, и вы проверили тестовой продажей, что он появляется отдельной строкой.
• Вы договорились с бухгалтером, к какой налоговой категории относится залог и как проводится расчёт.
• В накладных поставщиков залоги идут отдельной строкой.
• Вы выделили зону сбора в подсобке, у вас есть мешки или ящики и этикетки, и вы знаете, когда вывоз.
• Кассиры знают правила приёма, а табличка с картинками, показывающая маркировку, висит у прилавка.
• Под прилавком есть список или на кассе позиция для сданной тары, а также конверт для купонов.
• В листе закрытия есть отдельная строка для выплаченных залогов.
• В кассе достаточно размена для выплат, особенно на дни после выходных.
• Вы записали оборот за четыре недели до запуска, чтобы было с чем сравнить.

Итоги

• Залог — транзитные деньги: вы его берёте, вы его возвращаете, а оператор рассчитывается с вами. Единственный настоящий доход — плата за обработку, если она есть.
• На кассе это всегда отдельная строка, никогда не часть цены товара — иначе искажаются и оборот, и маржа.
• Обязаны ли вы принимать тару и на каких условиях, зависит от страны; спросите оператора и бухгалтера.
• Ручной приём или фандомат: решают дневной объём и загруженность прилавка.
• Принимайте только маркированную, целую тару, входящую в систему, и храните её отдельно и в чистоте.
• Записывайте выплаченные залоги при закрытии смены отдельно и еженедельно сверяйтесь с расчётом.
• Измерьте, приносят ли сдающие тару оборот, — не предполагайте.

Частые вопросы